ecoDMS erfahrungsaustausch?

Nordlicht01

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@zeusel4500 Probiere mal die Tastenkombination Strg-Alt-F7 / (Mac: Control-Command-F7). Dann wird der Button Indizierung zurücksetzten eingeblendet.

1635074515888.png


Was ich bei mir in dem Zusammenhang gesehen habe ... 40 Dokumente wurden und werden nicht indiziert. Der Status bleibt bei 92% hängen. Ich bin gerade dabei, dass System aufzusetzen; also neu dabei. Hat jemand eine Idee, wie mit diesen 40 Dokumenten verfahren werden kann?
 

Nordlicht01

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Da ich aufgrund der Größe meines Datencontainers und der Größe des Backups verunsichert bin, habe ich mit die Logdatei eines Backups angesehen.
Es werden alle Dateien mit dem Zusatz @SynoStream versehen. Ist das bei Euch auch so?

Code:
2021-10-24 09:41:48,498: Copy Inv_200287831.pdf@SynoEAStream...
2021-10-24 09:41:48,498: Copy Inv_200287831.pdf@SynoEAStream finished.
2021-10-24 09:41:48,498: Copy Inv_200324524.pdf@SynoEAStream...
2021-10-24 09:41:48,498: Copy Inv_200324524.pdf@SynoEAStream finished.
2021-10-24 09:41:48,498: Copy Inv_200361533.pdf@SynoEAStream...
2021-10-24 09:41:48,498: Copy Inv_200361533.pdf@SynoEAStream finished.
2021-10-24 09:41:48,498: Copy Inv_200398874.pdf@SynoEAStream...
2021-10-24 09:41:48,499: Copy Inv_200398874.pdf@SynoEAStream finished.
2021-10-24 09:41:48,499: Copy Inv_210436542.pdf@SynoEAStream...
2021-10-24 09:41:48,499: Copy Inv_210436542.pdf@SynoEAStream finished.

Wenn ich die Dateien über das Frontend exportiere, werden sich in einer ähnlichen Größe wie die Originale ausgegeben. Und die PDFs sind alle via Volltext durchsuchbar; auch wenn sie es vorher nicht waren.
 

Nordlicht01

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Da hier auch die Dateipfade diskutiert worden sind. Ich habe meine Ordner alle unter dem gemeinsamen Ordner "Docker". Was hat es für Vorteile, unter Docker nur die Datenordner anzulegen und die anderen Ordner unter einem eigenen Hauptordner?
 

Crashandy

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Hallo @Nordlicht01,

im Installationshandbuch von ecoDMS wurde es so vorgegeben und daher wird es auch einen guten Grund dafür geben.

Ich persönlich würde es so interpretieren.
Der Ordner "docker" ist eigentlich ein geschützter Ordner für das Docker-Sytem und sollte nicht für normale User des NAS freigegeben werden. Dort liegt der Odner "data" von ecoDMS und sollte nur zu administrativen Zwecken erreichbar sein.

Der separate gemeinsame Ordner "ecoDMS" ist ein Ordner, welchem man verschiedenen Usern Zugangsrechte gewähren kann. Zum Beispiel hat der Scanner das Recht Dateien in dem Ordner "Scaninput" abzulegen, welche das ecoDMS dann automatisch verarbeitet. Des Weiteren kann ein berechtigter User Dateien aus dem Ordner "Backup" entnehmen um sie gesondert zu sichern.

Möglich ist auch den Ordner "Scaninput" einem Benutzer über CIFS eine Netzlaufwerkfreigabe zu erteilen. PDF-Dateien, welche dann dort am PC hineingelegt werden, verarbeitet ecoDMS dann auch automatisch.

Somit macht ein separater gemeinsamer Ordner auch Sinn.

Gruß
Crashandy
 
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Nordlicht01

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Hallo @Crashandy,

vielen Dank für Deine Erläuterung. Ich muss gestehen, dass ich meine Installation nach Anleitungen aus dem Netz gemacht habe und da tatsächlich alles unter dem Ordner "Docker" lag. Ich weiß .... lieber ins Handbuch schauen :cool:

Eben habe ich die Dateistruktur "umgebaut". Jetzt läuft alles wieder.
 
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Nordlicht01

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Da ich aufgrund der Größe meines Datencontainers und der Größe des Backups verunsichert bin, habe ich mit die Logdatei eines Backups angesehen.
Es werden alle Dateien mit dem Zusatz @SynoStream versehen. Ist das bei Euch auch so?

Ich habe jetzt mal in einer Backup-Datei nachgesehen. Die Dateien mit der Endung @SynoStream sind in einem Verzeichnis /srv/data/workdir/scaninput/@earDir. Dieses Verzeichnis kann ich mit der FileStation nicht sehen. Weiß jemand, was es mit dem Verzeichnis und den Dateien auf sich hat?
 

Crashandy

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Die Dateien mit der Endung @SynoStream sind in einem Verzeichnis /srv/data/workdir/scaninput/@earDir.
Das Verzeichnis @eaDir wird bei der Indexierung von der Diskstation erzeugt, wenn in einem Verzeichnis z.B. Bilddateien (*.jpg) enthalten sind. In der File Station kann man dieses Verzeichnis nicht sehen sondern nur im SSH-Zugang mit PuTTY oder WinSCP. Dort kann man dieses Verzeichnis ohne Bedenken mit samt dem Inhalt löschen.
Wahrscheinlich hast Du in dem besagten Ordner eine Bilddatei gefunden und sie in der File Station geöffnet, dann wird auch dieses @eaDir-Verzeichnis im Hintergrund erstellt und Du bekommst davon nichts mit.
 
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oschmidt

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Ich könnte mir vorstellen das es ggf. an den Kontoauszügen selber liegt.
Ein ähnliches problem habe ich bei meinen Gehaltsabrechnungen, diese liegen als durchsuchbares PDF vor.
Wenn ich diese jedoch in ecoDMS importiere erhalte ich nur kauderwelsch. Versuch doch mal die Kontoauszüge als pdf auszudrucken und dann zu importieren.

Wenn es mit allen Dateien klappt nur nicht mit den Kontoauszügen würde ich das Problem/den fehler nicht am Programm suchen ;)

EDIT: ein andere user hat das gleiche problem mit der Deutschen Bank:
Mir ist ein Problem aufgefallen mit Kontoauszügen der Deutschen Bank. Hier wird der Text nicht vernünftig erkannt. Es handelt sich um heruntergeladene PDF die selbst schon kopierbaren Text enthalten.
Nachdem ecoDMS drüber gelaufen ist, wurde aus 30. Septermber 2016 -> PMK peptemÄer 2MNS

Das Problem hatte wohl schon mal jemand anderes und hat sich an den EcoDMS Support gewand - aber ohne Erfolg.

edit Steffi: Link entfernt
 

servilianus

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Ja, bei mir klappt das Durchsuchen von Deutschen Bank Auszügen (und nur diesen) auch nicht. Ich bin dahinter gekommen, dass ecoDMS bei den Kontoauszügen statt „Deutsche Bank“ z.B. sowas ausliest: D%e,¥E B(7anF … ich nehme stark an, dass das an der verwendeten Schrift von der DB liegt. Denn selbst wenn ich die Auszüge vorher nochmals neu in eine pdf konvertiere und dann archiviere bleibt das Problem. Lösung für mich: Eine Vorlage im Vorlagengenerator zu bilden für Kontoauszüge, dann eben mit dem Suchfeld: „D%e,…“ (also mit den falschen Zeichen).
 

bob rooney

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Hoffentlich der richtiger tread
Greift wer von extern auf sein ecodms zu ?
 

servilianus

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Ja, entweder per VPN / Client, oder auch per Web/Browser-Zugriff im Smartphone

Was genau ist jetzt Deine Frage?
 
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bob rooney

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Vielen Dank für die Rückmeldung.

Wichtig war mir das es überhaupt jemand macht (es also theoretisch funktioniert) und wie.
Also geht es mit einer VPN Verbindung (was auch mein Favorit ist)
Dann hole ich mir mal die SW und werde mich in die Konfiguration einarbeiten.
 

roads

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Docke mich auch an, endlich ein EcoDMS Forum. Hier einige Fragen die ich nicht lösen kann

- scan mit Leerzeichen wie kann ich diese schlachte erkanten scans trotzdem nutzen während gut erkannte trotzdem funktionieren?
- einige Dokumente will er partout nicht selber erkennen in der Inbox
- Wie funktioniert automatisch einordnen, wenn er alle Muss Felder erkannt hat oder wie? Automatisch wegsortieren tut er bei mir gar nichts.
- wie löst ihr es wenn der Scanblock in die Falche Rechnung geht also nicht Rechnungsbetrag vor der Rechnungsumme steht sondern der Vetrag darüber? Ich finde hier hat PDF-A echt ein fieses Limit.
- welche Regex benutzt ihr die besonders gut funktionieren? Ich hätte da REGEX:(?<=Rechnungsnummer:)([\s]*)[A-Z][A-Z][A-Z]\d{1,8} bei ABC764576 und REGEX:(?<=Rechnungsbetrag €)\s*(\d{0,3}\.{0,1}\d{1,3},\d{2})
 

servilianus

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@bob rooney: Zwei Möglichkeiten:

a) Einstellungen - Web/Api - Web: Webzugriff anhaken: Port: 17004, (So auch im Container gemountet), Dann VPN-Zugriff http:// ip-adresse-synology:17004 . Oder den Port 17004 im Router-NAT weiterleiten, dann aber https- Zertifikat installieren. Bessere Lösung aus Sicherheitsgründen stattdessen (wenn kein VPN):

b) wie oben, aber anhaken: Fernzugriff aktivieren und im Reiter TLS https-Verbindung bejahen: Nun erhältst Du eine Art ecoDMS-Quickconnect, also eine persönliche https-Adresse Deines ecodms via des ecoDMS-Servers des Unternehmens. Dann wäre VPN nicht nötig.
 
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servilianus

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@roads: Ich habe Deine Anliegen nicht genau verstanden. Es wäre gut, wenn Du diese mal klarer beschreiben würdest.

Scans mit Leerzeichen (?): Was genau meinst Du damit, was funktioniert nicht?

Nicht erkennen in Inbox: Du meinst, ecoDMS findet keine passende Vorlage für die automatische Klassifizierung eines bestimmten Dokumentes? Dann liegt es daran, dass Du eben keine Vorlage hast, die zu dem Dokument passt. (Ich kenne bei mir nur einen einzigen Fall, wo bestimmte Dokumente nicht richtig erkannt werden, nämlich Kontoauszüge von der Deutschen Bank, wobei es auch hier einen Workaround gibt, siehe unten).

Nehmen wir an, Du möchtest, dass Rechnungen, die von der Telekom kommen automatisch klassifziert und archiviert werden - dann musst Du im Vorlagendesigner eine Vorlage bilden mit dem Schlagwort: Telekom + Rechnung (dann wendet ecoDMS diese Vorlage auf alle Dokumente an, wo der Name Telekom sowie Rechnung vorkommt). Gleichzeitig möchtest Du aber nicht, dass diese Vorlage auf z.B. Kontoauszüge angewendet wird, wo ebenfalls der Name Telekom + Rechnung auftaucht. Also schließt Du diese Dokumente mit einer Regex-Regel aus: !REGEX:\b(Kontoauszug)\b

Und dann klickst Du oben auf Formular-Vorlage - die Telekom-Rechnung wird hinterlegt - dann auf NEU: Jetzt kannst Du entsprechende Felder ziehen, was ecoDMS auslesen soll (z.B.: Rechnungsbetrag) und beim Klassifizierungsattribut "Betrag" hinterlegen soll, bei der Archivierung.

Und dann klickst Du noch unten an: "Wenn erkannt automatisch in Archiv ablegen". Das bedeutet, dass die Dokumente, die Du in die Inbox hineinschiebst, dann automatisch von ecoDMS klassifiziert und archiviert werden. Es sei denn, ecoDMS findet keine passende Vorlage.

Zusätzlich würde ich in der Vorlage noch anklicken: "Klassifizierbar für alle", dann können auch andere ecoDMS-User mit dieser Vorlage arbeiten.

Es kann sein, dass Du die Vorlage nicht speichern kannst, das war unter der Version 18.09 ein Bug, weiss nicht, ob das inzwischen geändert wurde: Der Vorlagenname darf kein Leerzeichen enthalten.

Möchtest Du, dass Dokumente, die Du in den Ordner scaninput hineinschiebst, auch automatisch archiviert und klassifiziert werden, so musst Du in den Einstellungen - Scaninput noch anklicken: "Vorlagen erkennen". Dann brauchst Du ecoDMS gar nicht mehr aufzumachen, sondern legst Dir den Ordner Scaninput bsp. als NetzOrdner auf Deinen Desktop und ziehst da die Dokumente rein. Wenn das Dokument dann trotzdem in der Inbox auftaucht liegt es daran, dass ecoDMS keine passende Vorlage dafür gefunden hat. Dann kann es logischerweise nicht klassizifiert und archiviert werden und verbleibt in der InBox. Da musst Du ausprobieren.
Bitte hier auch überprüfen, ob unter "Benutzer" Du mit Deiner Rolle auch mit der zugeordneten Rolle "scanner" verknüpft bist.

Kurzum: Ich habe verschiedene Vorlagen für häufig wiederkehrende Dokumente, also Stromrechnungen, Telekom, EC-Bons, etc. Und für jeden Typ eben eine einzelne Vorlage angelegt. Damit funktioniert das Ganze gut, eben dann, wenn die Positionen der Daten in den Dokumenten (Datum, Rechnungsnummer, Betrag) stets gleich sind bzw. wiederkehrend. Du musst auf jeden Fall experimentieren, bis das alles so wie gewünscht funktioniert.

Regex: Kann man so pauschal glaube ich gar nicht sagen, weil das ganz individuell ist, was man mit Regex bezweckt. Auch hier muss man ausprobieren. Ich habe persönlich gar keine komplizierten Regex-Regeln, sondern eigentlich nur zwei, die mir reichen

a) z.B. für allgemeine Rechnungen: REGEX:\b(Rechnung|Rechnungsnummer|Invoice|Rechnungsadresse)\b
b) schließe in dieser Vorlage "Allgemeine Rechnungen" bestimmte Dokumente aus: !REGEX:\b(Kontoauszug|Telekom|Vodafone)\b

(denn für Kontoauszüge, Telekom und Vodafone habe ich wiederum jeweils eigene / individuelle Vorlagen, die zur Anwendung kommen sollen. Ohne b) würden die Dokumente sonst doppelt klassifiziert).

Kombiniert mit Schlagworten und Textfelder-Erkennung funktioniert das bei mir prima.

Sonderfall: Kontoauszüge der Deutschen Bank. Hier funktioniert die Erkennung nicht, wenn man z.B. in der Vorlage als Schlagworte "Deutsche Bank" und "Kontoauszug" hinterlegt. Obwohl die Vorlage funktionieren müsste, schließlich tauchen diese Worte ja im Kontoauszug auf. Das liegt daran, dass die Deutsche Bank offenbar eine Schriftart verwendet, die ecoDMS nicht auslesen bzw. ver-ocr-en kann. Lösung: Im Vorlagendesigner den Deutschen Bank Auszug aufmachen, dann Textfelder ziehen auf die Worte: Deutsche Bank / Kontoauszug - Testen: Nun wird bei den Klassizierungsattributen angezeigt, was ecoDMS hier liest, nämlich sowas wie: "D$e9le` "§abnk". Und das kann man sich dann herauskopieren und als Schlagwort verwenden. Dadurch kann ecoDMS dann eine Kontoauszugs-Vorlage auf die Deutsche Bank anwenden.

Zum Schluss: Wem das alles zu kompliziert ist, oder wer zu Beginn nur Bahnhof versteht bzw. nicht weiterkommt: ecoDMS bietet für kleines Geld Video-Schulungen zu bestimmten Themen an, habe ich auch schon genutzt. Bzw. man bucht sich für 25 Euro oder so einen Mini-Support, dann schalten sich die Kollegen von ecoDMS per Teamviewer drauf. Die sind sehr bemüht und sehr schnell.
 
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Nordlicht01

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Ich scheitere seit gestern, die Rechnung-Nr. in das Feld Bemerkung auslesen zu lassen. Bzw. ich möchte "Rechnung-Nr. #8090" auslesen und einfügen zu lassen. Ich habe verschiedene Varianten ausprobiert. Aktuell komme ich mit mit dem Regex-Code zumindestens dazu, dass "Rechnung-Nr." in das Feld Bemerkungen geschrieben wird. Kann es sein, dass das #-Zeichen das Problem ist?

Code:
REGEX:(?i)\b(Rechnungs)[\S*]\b([\s]*)\b([\S]*)\b
1635791596888.png
 

Crashandy

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Probier mal den folgenden Code aus:

Code:
REGEX:(?i)\b(Rechnungs-Nr.)\s[\S*]\b([\s]*)\b([\S]*)\b
REGEX:\b(Rechnungs-Nr.)\s[\S*]\b([\s]*)\b([\S]*)\b

ohne (?i)
 
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bob rooney

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Vielen Dank, ich habe mich mal eingefuchst und das ist exakt was ich gesucht habe.
DMS liegt auf meiner NAS
Ich komme von extern auf das DMS ohne Freigaben auf der NAS oder der Fritzbox zu erteilen.
(Muss eh den Webclient nutzen das ich extern mit IOS arbeite)
 
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