Dokumentenverwaltung

[bernd_]

Hallo zusammen.

Ich würde gerne auch Mal das Thema Dokumentenverwaltung angehen..
Ich habe bisher von ecodms und paperless ngx gelesen...Vorteile/ Nachteile / Erfahrungen jeweils?
Link zu Dokumentation jeweils zur Installation und Betrieb?
Welcher Drucker bzw Scanner bietet sich an bzw was sollte dieser noch speziell können?
Im Moment ist ein alter mfc7320 da...
Nas ist eine ds220+ und oder eine 923+.
Danke!

 

[ctrlaltdelete]

Ist die Suchfunktion vom Board abgestürzt?

 

[wegomyway]

@ctrlaltdelete ...

Neee... noch ne Möglichkeit
und
Doku-Scanner

 

[Stationary]

und
Doku-Sanner

Den Brother ADS1700W gibt es nicht mehr, oder nur noch zu Mondpreisen. Nachfolger ist der ADS1800W, wenn ich heute einen kaufen müßte zum Dokumentenscannen, würde ich den nehmen. Drucker würde ich auch einen Brother nehmen, einen Laser wie den HL-L2375DW, bzw. seinen Nachfolger. Vorteil der getrennten Geräte ist, daß wenn mal ein Teil ausfällt, nicht gleich die ganze Einheit hinüber ist. Eine Kopierfunktion von Scanner auf Drucker ohne Computer dazwischen ist trotzdem machbar, weil die Brother-Drucker einen FTP-Server beinhalten, auf den man vom Scanner direkt scannen kann. Zum Dokumentenscannen ist es meiner Ansicht nach grundsätzlich vorteilhaft, wenn der Scanner FTP beherrscht.

Was die Dokumentenverwaltung selbst angeht. Ich hatte lange Jahre ecoDMS und bin jetzt zu paperless-ngx gewechselt. Der Grund: ecoDMS ist mir einerseits zu teuer geworden für meine Zwecke und zum zweiten liegen die Dokumente dort in einem proprietären Format in einer Datenbank, so daß man ohne ecoDMS kaum noch an die Daten herankommt. Paperless-ngx taggt und sortiert die PDF-Dateien in eine Ordnerstruktur, im schlimmsten Fall kommt man auch paperless noch dran. Wenn Du ein rechtssicheres Archivierungssystem benötigst, dann ist paperless-ngx die falsche Wahl, dann benötigst Du in der Tat etwas wie ecoDMS, wenn Du nur für den Hausgebrauch archivieren willst, dann ist paperles-ngx mehr als ausreichend.
ecoDMS lief bei mir im Docker auf der DS720+, zusammen mit synOCR. Paperless-ngx hätte ich dort auch laufen lassen können, allerdings habe ich mich diesmal dafür entschieden, das auf einem RasPi5/8GB mit 500GB SSD laufen zu lassen und nur die nächtliche Sicherung der Daten auf die Diskstation zu schieben.

Für mehr Informationen hilft Dir die Suchfunktion des Forums in der Tat weiter, zu beiden Themen (ecoDMS, paperless-ngx) gibt es bereit ausführliche threads.

 

[Kachelkaiser]

Suchfunktion vom Board abgestürzt?

Vielleicht mag er es lieber so?



Blöd nur, dass hier alle bereits verbraucht sind....

 

[ebusynsyn]

Ich hab sie alle durch. Paperless_ngx, ecoDMS, Docomondo, Filee und wie sie alle heissen. Alles gute Werkzeuge um den privaten Papierkram zu organisieren (und Zeit zu vertrödeln.) Am längsten habe ich mit Paperless_ngx gearbeitet.

Mittlerweile bin ich zurück bei meinem 3 Ordner System basierend auf Volltextsuche mit Kennzeichnungen (TAGs). Ich manage alles mit Synology Drive. Ein Hauptordner in welchem nur die Jahre (2024, 2023, 2022 ...) abgelegt werden. Dann noch die 'Inbox'. Einfacher und schneller geht es nicht. Würde Synology von einem Tag auf den anderen verschwinden, könnte ich mit jedem anderen PC auf die Daten zugreifen - alles sind PDF.

Ordnerstruktur:
- Hauptordner 'DMS'
- Eingangsordner 'Inbox' ist immer derselbe auf einer höheren Ebene.
- Das aktuelle Jahr '2024'

Gescannt wird mit
- am iMac (Scansnap ix1600)
- am iPhone (QuickScan)

OCR / Volltextsuche macht synOCR

Und Synology Drive als zentrale Drehscheibe/Ablage. iPhone und iMac/MacBookPro

Alle Scans gehen automatisch in einen zentralen Ordner und erhalten den TAG 'Neuzugang'
Weitere TAGs sind
- Bezahlen
- Beobachten
- Erledigt (wäre eigentlich gar nicht mehr nötig)

Es gibt noch eine 3,4 Temporäre TAGs um zum Beispiel Dokumente die für die Steuern benötigt werden zusätzlich zu TAGen.

Filename eines laufenden Jahres sind:
- Jahr, Monat, Tag, Dokumentenart, Absender (2024-06-15 Lieferschein Apple)
Die zurückliegenden Jahre werde in einem Durchgang sortiert nach 'Filenamen' erhalten eine fortlaufende Nummer' (2024-00123).

Das funktioniert seit mehr oder weniger 2011, unvollständig sogar bis 2007 zurück mit wechselnder Hardware. Sogar lokal am iMac (Houdahspot) finde ich alles in Sekunden (meistens jedenfalls)

Wohlverstanden, ich bin ein Privathaushalt - mit etwa 300 bis 400 Dokumenten pro Jahr - der mittlerweile keine Lust mehr hat, Zeit mit Tools zu verwenden die zwar alles können aber so wie ich meinen Papierkram erledige zuviel des Guten sind.

 

[bernd_]

So.. nun meldet sich der Verfasser des Originären Posts auch nochmals zurück.
Ich bin - vielleicht fälschlicherweise - davon ausgegangen dass im Forum eher Probleme der einen oder anderen Software diskutiert wurden und eben nicht die Vorab - Auswahl.

Daher mal Danke an Stationary und ebusynsyn für eure Beiträge - Klasse.

Ebusynsyn .. welchen Drucker nutzt du denn und wie genauer erfolgt das Taggen denn?
Netzwerkdrucker oder an us?

Was ich schon gelernt habe ist jetzt dass man im Kopf auch einen Plan b haben sollte um später vt mal noch an seine Dokumente zu kommen.

Mein MFC 7320 ist älter und wohl nicht Netzwerkfähig..
Und vermutlich kann ich da auch nicht in ein festes Verzeichnis scannen.

 

[atzebonn]

Bis auf Hardwareunterschiede arbeite ich genauso wie ebusynsyn. Damit kommt auch der Rest der Familie klar. synOCR kann ich nur empfehlen. Und Netzwerk-Dokumentenscanner gibts einige empfehlenswerte. Hab mir auch einen gegönnt und bin begeistert. Spätestens beim jährlichen Gefecht mit dem Finanzamt lernt man es schätzen.

 

[ebusynsyn]

Ich erhalte zwar nach wie vor papierene Dokumente, in unserem Haushalt gibt es jedoch keinen Drucker.

Die TAGs vergebe ich manuell. Etwa ein, zweimal pro Woche vergebe ich den 'Neuzugang' TAG und lasse die Dokumente in der 'Inbox' bis ich weiter daran arbeiten werde. Wenn ich direkt weitere Aktionen mache, vergebe ich zum Beispiel den TAG 'Bezahlen' und schiebe das Dokument in den Ordner '2024'. Nun kann ich am iPhone/iMac/MacBookPro via DriveApp/Browser die Kennzeichnung 'Bezahlen' abrufen und mir werden alle noch offenen Rechnungen angezeigt. Wenn Sie terminiert/bezahlt sind, wird nur die Kennzeichnung gewechselt, das Dokument liegt ja schon im richtigen Ordner. Alle Dokumente - ausser 'Neuzugänge' liegen ge-taggt im Ordner 2024. Und da bleiben sie auch.

 

[Kachelkaiser]

@ebusynsyn Ohne es jetzt spontan ausprobiert zu haben. Wie vergibst du die Tags? Innerhalb von Drive oder auf Fileebene? Wie ich das verstanden habe, sind die dann auch auf OS Ebene verfügbar und suchbar oder?

 

[Tommes]

Mittlerweile bin ich zurück bei meinem 3 Ordner System basierend auf Volltextsuche mit Kennzeichnungen (TAGs). Ich manage alles mit Synology Drive.

Wie soll ich das mit den TAGs verstehen, da ich diese nur im Zusammenhang mit Paperless-ngx kenne? Oder geht das mit Drive auch?

Edit: @Kachelkaiser … da hatten wir beide wohl die gleiche Frage zum gleichen Zeitpunkt

 

[bertoal]

Ggf so: https://www.youtube.com/watch?v=Hp8Ows0DPy8

Kannte ich auch noch nicht

 

[Kachelkaiser]

Hab jetzt doch mal schnell ins Drive geschaut. Da kann an durchaus Tags vergeben. Nach denen kann man dann auch Filtern etc. Nur auf Dateiebene war das Tag nicht verfügbar.

 

[Kachelkaiser]

Ggf so: https://www.youtube.com/watch?v=Hp8Ows0DPy8

jo genau so!

Allerdings gibt es Hinweise in den Kommentare, dass diese Tags nicht mit anderen Usern geteilt werden könne. Muss das wohl nochmal genau testen!

 

[ebusynsyn]

@Tommes @Kachelkaiser

Man möge mir meine allenfalls unklare Ausdrucksweise verzeihen. Ich nenne sie TAGs - offiziell sind es 'Kennzeichnungen' - und diese sind soweit ich das mal probiert habe, nur mit der Nutzung von Drive wirksam.

Sicher nicht via Mac OSX/Windows - falls eine Synchronisation stattfindet. Ob sie in der FileStation also unter DSM 7.2 nutzbar sind - ich glaube nicht. Hab es bis jetzt nicht ausprobiert. Sicher bin ich, dass sie via FileStation nicht angezeigt werden.

Werde es heute mal ausprobieren. Bin grade auf dem Sprung... Hund und Frau scharren schon mit den Hufen auf dem Wohnmobil-Boden

Hier noch ein PrintScreen

 

[alexhell]

Aber damit würde man sich ja extrem an Drive binden. Wechsel quasi unmöglich weil man alles neu machen müsste. Wenn Drive mal nicht mehr vorhanden ist, dann findet man nix mehr wieder

 

[ctrlaltdelete]

Genau, Kennzeichnungen aus Drive sind in der Filestation nicht sichtbar.
Edit: Ich würde auf paperless setzen.

 

[Tommes]

Naja, ist eigentlich egal ob man sich an Drive oder Paperless-ngx bindet. Diese TAGs werden ja nur in dem jeweiligen System und nirgendwo sonst angezeigt.

 

[alexhell]

Hmm nee seh ich anders. Wenn du von Paperless.-NGX zu einem anderen DMS wechseln willst, dann wird es wahrscheinlicher einen Importer geben als von Drive. Daher ist der Umstieg wahrscheinlich leichter als mit Drive. Vor allem Paperless ist Open Source und läuft auf allen Systemen. Drive ist closed Source und läuft nur auf Synology. Wenn sie es mal einstellen sollten, dann ist alles weg. Oder falls die Synology kaputt gehen, dann braucht man unbedingt eine neue und kann nicht was anderes nutzen. Daher setze ich lieber auf open Source und auf ein offenes System.

 

[ctrlaltdelete]

Ok, paperless als Container kann man halt fast überall mit Docker installieren und ist so nicht an Synology gebunden.