Wechsel von ecoDMS zu Paperless-ngx, Erfahrungsberichte

[ebusynsyn]

Hallo

Ich nutzen nun schon seit längerer Zeit ecoDMS (im Docker) für meine Dokumenten-Verwaltung (Privathaushalt) und bin grundsätzlich recht zufrieden. Alle Prozesse sind etabliert und funktionieren. Wenns läuft, dann läufts...

Wie ich kürzlich gelesen habe, ist mal wieder ein Update auf 21.xx und damit eine neue Lizenz fällig.

Aus einer Laune heraus habe ich mir Paperless-ngx im Docker installiert und bin daran dieses Tool mal näher anzuschauen.

Optisch gefällt es mir recht gut, in einigen Teilen sogar noch besser. Die aktuellen Prozesse wie erfassen, bearbeiten, verwalten, suchen, finden, ändern, sortieren etc. können auch recht gut abgebildet werden. Aber auch hier in Teilen gefühlt sogar noch besser. Oder einfach anders?

Wirklich besser ist die Möglichkeit das Tool via iPhone zu nutzen.

Nun meine Frage: Hat hier im Forum allenfalls jemand diesen Wechsel ecoDMS zu Paperless schon mal vollzogen und kann dazu etwas sagen?

Es geht mir nicht nicht darum, ecoDMS schlecht zu reden, sondern eher um Erfahrungsberichte ob der Wechsel eine gute Idee war oder eben nicht. Was wird vermisst, was spricht dafür und solche Dinge.

Der Wechsel hat nichts mit den Kosten zu tun. Wohl eher damit mal wieder ein neues Tool einzusetzen

Beste Grüsse

 

[Benie]

Ich nutze bisher keines von beidem aber das Thema interessiert mich auch sehr

 

[MWa]

Ich habe auch nach mehreren Jahren EcoDms zu Paperless ngx gewechselt.
Für mich war der ausschlaggebende Punkt die simple und übersichtliche Bedienung.
Die KI für die Erkennung klappt bei mir super, ohne das ich komplizierte Vorlagen wie in EcoDms erstellen muss.
Klar geht mit den Vorlagen mehr als über die KI, doch für den privaten Bereich ist mir EcoDms mittlerweile zu komplex.
Ich hoffe nur das Paperless ngx weiterhin gepflegt wird.

Viel Spass mit Paperless ngx

Gruß
Markus

 

[ebusynsyn]

Hallo @MWa

Vielen Dank für Deinen Input.

Da lese ich doch einiges heraus, was auch für mich zutrifft. KI arbeitet auch bei mir sehr gut. War zu Beginn echt überrascht und dachte, das sei Zufall. Aber in der Zwischenzeit habe ich über 300 Dokumente erfasst und es war kein Zufall.

Hast Du alle Dokumente aus ecoDMS nach Paperless migriert, oder einen Schnitt gemacht?

Ich habe über 5'000 Dokumente (alles PDF, alles OCR) in ecoDMS. Diese alle zu migrieren... ich weiss nicht. Ich denke da eher an eine Teilmigration. Zum Beispiel die letzten 2 Jahre oder so...

Und ja, die Pflege des Tools in der Zukunft ist auch bei mir ein Aspekt mit dem ich noch hadere. ecoDMS dürfte zukunftsreicher sein. Wobei, selbst wenn Paperless plötzlich nicht mehr gepflegt würde, haben wir ja eine lauffähige Version im Docker und müssten nicht zittern bzw. hätten Zeit eine Alternative zu finden.

Gruss, Erich

 

[EDvonSchleck]

Ich habe ecoDMS nie genutzt - zugegeben. Was mich daran stört ist das ganze mit der Client-Software. Ich bin grundsätzlich kein Freund für jedes eine Anwendung zu haben oder installieren zu müssen. Ich nutze gerne die Mittel welche bereits vorhanden sind. Da ist Paperless-ngx eine sehr gute alternative. Es funktioniert einfach und es bleibt für den Privatanwender sehr übersichtlich und handelbar - auch ohne Anleitung. Für mobile Geräte kann die App nutzen oder das Webif - jeder wie er es mag.

Aktuell wird noch viel an Paperless-ngx gearbeitet aber ich sehe das Projekt auf einen guten Weg den ich mit beschreiten werde.
Auch wurde ich auf das Projekt "Docspell" aufmerksam gemacht - hatte aber noch keine Zeit es ausprobieren. Die sind schon einen Schritt weiter. Besonders die Multiuserverwalltung interessiert mich, was für mich aktuell der einzige Kritikpunkt bei Paperless-ngx ist.

Installiert habe ich Paperle-ngx manuell in einzellnen Container (DS-Docker-GUI) und nicht via Stack in Portainer.. Entgegen der Anleitung sind alle Container (Paperpell-ngx, Postgres & Redis) mit "latest" gelabelt und können somit automatisch via Watchtower aktualisiert werden. Auch habe ich Sqlite und Postgress verglichen - konnte aber keine großen nennenswerten Unterschied erkennen. Da ich Postgres noch für etwas andere nutze und es einfacher einen kompletten Dump der Datenbank zu machen als die einzelnen Files aus unterschiedlichen Ordnern zu kopieren bin ich bei Postgres geblieben. Wer Paperless nur ausprobieren will oder kein Postgres-Bb benötigt kann auch diese weg lassen und Sqlite nutzen.

 

[ebusynsyn]

@EDvonSchleck

Ja, die Einfachheit der Bedienung - ohne Anleitung - hat mich auch beeindruckt. Irgendwie arbeite Paperless so wie meine Synapsen es erwarten. Es funktioniert einfach.

Hinsichtlich der Installation habe ich mir noch nicht so viel Gedanken gemacht. Da bin ich etwas zuwenig der Profi. Die aktuelle Installation habe ich von hier übernommen.

Noch nicht gelöst habe ich den Umstand, dass es keinen Inbox-Ordner gibt, den ich sowohl via iPhone-App wie auch vom MacBookPro erreichen kann. Aktuell muss der Import immer über das GUI laufen. Das hat ecoDMS mit dem scaninput-Order besser gelöst. Denke, dass ich das aber noch in den Griff kriege.

Gruss und Danke für Deinen Input.

 

[Adama]

Mich haben da ähnliche Gründe getrieben wie EDvonSchleck. Die Multiuserverwaltung stört mich nicht ganz so sehr, aber ich bin auch der einzige Benutzer meiner Installation... Ich hab' inzwischen über 1000 Dokumente eingelesen und bisher läuft alles prima. Was die Zukunft von Paperless-ng(x) angeht, mach ich mir seit dem Fork keine Sorgen, da das ja jetzt auf mehreren Schultern liegt.

Ein Hinweis zu Watchtower: Nur weil der Container für Postgres z.B. mit 13 gelabelt ist, heißt das nicht, dass Watchtower ihn nicht updatet. Es heißt nur, dass er das nur im Version 13-Strang macht. Latest heißt, dass er die aktuellste Version nimmt, also auch von Version 14 auf Version 15 updaten würde, wenn's die mal gibt.

 

[MWa]

Hast Du alle Dokumente aus ecoDMS nach Paperless migriert, oder einen Schnitt gemacht?

Ich habe über 5'000 Dokumente (alles PDF, alles OCR) in ecoDMS. Diese alle zu migrieren... ich weiss nicht. Ich denke da eher an eine Teilmigration. Zum Beispiel die letzten 2 Jahre oder so...

Ich habe auch nur einen Teil aus EcoDMS exportiert. Habe mir im Vorfeld alle Dokumente in EcoDms auf "zu bearbeiten" gesetzt und nur die Exportierten Dokumente als "erledigt" gekennzeichnet. Damit weiß ich später noch was ich mal exportiert habe.
Umgekehrt habe ich in Paperless einen Tag "ECODMS" erstellt und allen importierten Dokumenten zugeordnet. Damit kann ich importierte und später einbrachte Dokumente unterscheiden.
Ich finde das OCR bei Paperless übrigens deutlich besser als das von EcoDms. Obwohl beide Tesseract benutzen.
Deshalb habe ich alle Dokumente aus EcoDMS neu erkennen lassen. (PAPERLESS_OCR_MODE: redo)

 

[ebusynsyn]

@MWa

Gute Hinweise in Deinen Zeilen. Danke. Wenn der Umzug fix ist, werde ich das sicherlich auch so oder ähnlich machen. Man will ja schliesslich die Übersicht behalten ;-)

 

[MWa]

Noch nicht gelöst habe ich den Umstand, dass es keinen Inbox-Ordner gibt, den ich sowohl via iPhone-App wie auch vom MacBookPro erreichen kann. Aktuell muss der Import immer über das GUI laufen. Das hat ecoDMS mit dem scaninput-Order besser gelöst. Denke, dass ich das aber noch in den Griff kriege.

Es gibt einen IMPORT Ordner !
Hier mein Mapping:
# Hier die richtigen Pfade eintragen
- /volume2/paperless/data:/usr/src/paperless/data ==> Index
- /volume2/paperless/media:/usr/src/paperless/media ==> Dokumente
- /volume2/paperless/export:/usr/src/paperless/export ==> Datensicherung
- /volume2/paperless/input:/usr/src/paperless/consume ==> Import Verzeichnis. Alles was hier liegt wird automatisch importiert.

 

[EDvonSchleck]

Noch nicht gelöst habe ich den Umstand, dass es keinen Inbox-Ordner gibt, den ich sowohl via iPhone-App wie auch vom MacBookPro erreichen kann. Aktuell muss der Import immer über das GUI laufen. Das hat ecoDMS mit dem scaninput-Order besser gelöst.

Den Ort für den Inbox-Ordner kannst du selbst anpassen.In der Anleitung ist dieser aber im Ordner "docker" gemountet - worauf du normal kein einsehen hast (extern). Wenn du die Anleitung von Marius genutzt hast erkläre ich es dir auch daran:

 webserver:
    volumes:
      - /volume1/docker/paperlessngx/consume:/usr/src/paperless/consume

diesen Pfad passt du nun einfach an:

 webserver:
    volumes:
      - /volume1/ebusynsyn/inbox:/usr/src/paperless/consume

Du kannst jeden Ordner auf dein System nehmen, Wichtig ist nur das es incl. des Volume sein muss. Wenn du nicht sicher bist, schaust du einfach in der Filstation auf den Eigenschaften des Ordners, dort kannst du den kompletten Pfad sehen.


Ob der Ordner inbox oder xyz heist ist auch egal. wichtig ist nur das du in richtig mountest. Nachträglich kannst du es im Container von paperless-ngx ändern, dazu musst du nicht alles neu machen!

​

 

[EDvonSchleck]

Auch gibt es noch weitere environments, welche interessant für dich sein könnten. Darunter z.B. die Auflösung oder die Formatierung des exportierten *.pdf nach Typ,,Korrespondent, Datum etc.. Optimierung der CPU-Kerne um die Bearbeitung schneller zu machen usw.
Eine weitere Docker-Compose findest du hier. Erklärungen dazu gibt es im Wiki. Dort ist jedes environments noch einmal genau erklärt.

 

[ebusynsyn]

@MWa @EDvonSchleck

Vielen Dank für Eure Lösungsvorschläge hinsichtlich eines Inbox-Ordner. Da werde ich sicherlich einiges davon nutzen können.

Ich beschäftige mich noch keine 48 Stunden mit Paperless und davon gehören noch die Nächte, die Zeit mit der Frau, der Spaziergang mit dem Hund und ... ach ja der Arbeitgeber hat ja auch noch Ansprüche... abgezogen sodass Netto ein paar wenige Stunden übrig bleiben Ich habe in der Tat noch nicht alles im Griff. Aber ich arbeite daran... als nächstes am Inbox-Ordner...

 

[EDvonSchleck]

Viel Spaß beim probieren und testen. Für deinen Inbox-Ordner:

1. Docker Anwendung öffnen
2. Paperless Container stoppen
3. Container bearbeiten
4. Voume Einstellungen > Eintrag mit /volume1/docker/paperlessngx/consum löschen
5. neuen Ordner hinzufügen - Ordner deiner Wahl worauf du Zugriff hast auswählen oder ggf. neuen dort erstellen
6. in der rechten Zeile: /usr/src/paperless/consume eintragen
7. speichern
8. Paperless Container starten
9. testen

Das sieht viel aus dauert aber keine 2 Minuten.

 

[ebusynsyn]

Das sieht viel aus dauert aber keine 2 Minuten.

Das werde ich hinkriegen...

Vielen Dank!

 

[ebusynsyn]

@Adama

Vielen Dank für Deine Anmerkungen.
Ja, in der Tat, wenn die Last auf mehreren Schultern liegt, ist das sicherlich - mit Blick in die Zukunft - eine gute Entwicklung.

Beste Grüsse

 

[EDvonSchleck]

Ob das so sein wird, wird sich wohl noch heraus stellen. Vieles bzw. das meiste davon macht shamoon wie lange er das durch hält und wer es denn mach...
Auch eine Firma kann Konkurs gehen und den Support einstellen, Sicherheit hat man nie.

 

[ebusynsyn]

Auch eine Firma kann Konkurs gehen und den Support einstellen, Sicherheit hat man nie.

Wahre Worte, gelassen ausgesprochen (geschrieben)

 

[ebusynsyn]

@EDvonSchleck @MWa

Hat geklappt.
Es gibt jetzt einen Ordner, auf den direkt zugegriffen werden kann. Es dauerte zwar etwas länger als 2 Minuten, aber nicht mehr als 10
Und wieder einen Schritt weiter, der die Abnabelung von ecoDMS vorantreibt.

Beste Grüsse

 

[EDvonSchleck]

Was für eine DS hast du denn genau?