Wechsel von ecoDMS zu Paperless-ngx, Erfahrungsberichte

[Monacum]

Eine saubere Ordnerstruktur ist aber einfach einfacher und man ist weniger abhängig.

Die legt dir Paperless aber gerne nach deinen Vorstellungen an, wenn’s nur das ist.

Schade ist nur, dass es noch keine Multi-User Möglichkeit gibt, mal schauen ob bzw. wann diese ggf. noch implementiert wird.

Geplant ist es, wann ist aber nicht klar. Und eine Unsicherheit bleibt natürlich.

 

[mindscout]

Ich habe mir auch beide Systeme angeschaut und fasse mal kurz meinen Eindruck zusammen.

ecoDMS (kostenpflichtig, Client nötig, einfachere Installation)

• Nachteil (ggf.)die Erkennung zu konfigurieren ist recht mühsam, da man teils nicht einfach nur mit Schlagwörtern arbeitet, sondern für jeden Dokumententyp Bereiche festlegt, in dem Inhalt steht. Das nervige daran sind nicht nur die händischen Vorlagen, sondern auch dass der Scan immer exakt erfolgen muss, damit die markierten Bereiche dann auch dort sind wo sie sein sollen
  • Man kann auch mit Schlagwörtern vorklassifizieren, ohne Bereiche zu nutzen, aber das dient eher der Auswahl, nach welcher Vorlage (mit welchen markierten Bereichen) klassifiziert werden soll.
• Der Vorteil dieser Eingabemasken ist jedoch, dass man auch gezielt Text extrahieren kann und damit eine Tabelle füllt, die der Dokumentenansicht entspricht. Beispiel: bei archivierten Stundenzetteln stehen dann direkt die Stunden in der Tabelle, ohne das man das Dokument öffnen muss.
• Diese Tabelle ist allerdings einheitlich für jedes Dokument und wenn man alle wichtigen Felder für jeden Dokumententyp einblendet, ist das extrem unübersichtlich.
• Insgesamt ergibt sich der Vorteil, viel umfangreicher und flexibler nach Daten klassifizieren zu können.
• Vorteil: man kann mehr Merkmale erfassen, z.B. den Status eines Dokuments ("erledigt" oder "zur Vorlage").
  • Frage: Gibt es bei Paperless die Möglichkeit, zusätzliche Klassifizierungen anzulegen? (Tags wären ein Workarround)
• Großer Vorteil von ecoDMS: es werden Versionen von Dokumenten unterstützt. z.B. wenn bei einem Dokument eine Unterschrift fehlt, so kann man es dennoch erfassen, Status auf "zur Vorlage" setzen und nach bearbeitung die unterschriebene Version hinzufügen und den Status anpassen.
  • Frage: Gibt es bei Paperless Versionierung von Dokumenten?
• Großer Nachteil: Die Dokumente verchwinden im ecoDMS und sind nur darüber erreichbar.
• Zusätzliche Module, wie E-Mail - Archivierung

paperless-ngx (kostenlos, etwas aufwändigere Installation und Sicherung)

• Vorteil: Sehr einfache und schnelle Einrichtung der Dokumentenerkennung und Zuordnung.
• Vorteil: Die Dokumente werden in vorgegebener Struktur auch im Dateisystem gespeichert und sind immer auch direkt erreichbar.
• Vorteil: Intuitive UI und Workflow.
• Nachteil: Keine Versionierung (?)
• Nachteil: Begrenzte Klassifizierungsmöglichkeiten (?) - Der Rest geht aber über Tags.
• Nachteil: Keine gezielte Extrahierung von Daten zu einer Tabelle. (?)

Generell würde ich sagen, ecoDMS bietet für den professionellen Einsatz in Büros/Firmen mit mehreren Mitarbeitern ein paar nützliche Zusatzfunktionen. Für den Privatgebrauch oder Kleingewerbe ist Paperless aber deutlich komfortabler und schneller in der Bedienung.

 

[oschmidt]

Ein Vorteil von eco bzw. Nachteil von NGX ist, dass es keine Multiuser Möglichkeit gibt bzw. die Möglichkeit getrennte Archive zu nutzen.

 

[EDvonSchleck]

Schau in die aktuelle Beta oder im Paperless-Thread von @Monacum
Das kommt bald offiziell.
Testen kannst du aber jetzt schon, wenn du magst.

 

[Monacum]

Vorteil: man kann mehr Merkmale erfassen, z.B. den Status eines Dokuments ("erledigt" oder "zur Vorlage").

• Frage: Gibt es bei Paperless die Möglichkeit, zusätzliche Klassifizierungen anzulegen? (Tags wären ein Workarround)

Ja, so ist das bei Paperless vorgesehen. Du kannst beispielsweise einen Tag immer vergeben lassen, wenn ein Dokument eingelesen wird (INBOX-Tag). Dann habe ich beispielsweise einen Tag, der jedes Schreiben mit dem Wort „Rechnung“ noch automatisch mit dem Tag OFFEN versieht; ich schau ja eh einmal ins Dokument (um INBOX zu entfernen), dann überlege ich, ob die Rechnung noch bezahlt werden muss oder nicht und mit den Gespeicherten Ansichten kannst du dir dann beispielsweise noch offene Rechnungen direkt auf der Startseite anzeigen lassen.

Ist halt die Frage, wie das eigene Arbeiten organisiert ist, ich beispielsweise brauche Versionen von Dokumenten gar nicht, wäre für mich also auch kein Nachteil.

Großer Nachteil: Die Dokumente verchwinden im ecoDMS und sind nur darüber erreichbar.

Ich kann bei Paperless nur davor warnen, da irgendwas manuell zu verändern (außer, die Dokumente herauszukopieren). Wenn sich Änderungen an den Dokumenten nicht in der Datenbank widerspiegeln, ist das der erste Schritt zum Paperless-Desaster

 

[Bloodrush]

ich habe mir hier nun alle Kommentare durchgelesen aber konnte nichts zum thema, wie übertrage ich meine Dokumente lesen.
Gibts kein "Export/Import" Knöpfchen um die Dateien rüber zu schubsen? Möchte ungerne meine Tausenden Dateien neu Zuordnen etc :/ und auf gewisse dateien Verzichten, wenn meine Lizenz ausläuft bei ecodms möchte ich auch ungern die dateien ins Grab archivieren .

 

[EDvonSchleck]

Ich kenne mich nicht mit ecoDMS aus, aber habe das hier gefunden:

Ansonsten bist du eher im ecoDMS-Thread aufgehoben oder beim Support. Immerhin hast du dafür ja auch gezahlt.

 

[Bloodrush]

Hallo, und danke dir deiner Antwort.
Wir ich einen Reinen Export bei Ecodms mache ist mir geläufig, Mir ging es in meiner Frage eher um die Migration von EcoDMS zu Paperless ngx...
So wie hier der Thread auch heißt.
Wenn ich von Nem Android auf Iphone wechsel, wird einem ja auch möglich gemacht alle %Fotos Bilder, Kontakte etc "mitzunehmen" , Daher war hier die Frage was da nun geht , ausser alle Dateien zu Exportieren und komplett neu einzupflegen

Grüße

 

[EDvonSchleck]

Ich glaube nicht daran, weil der Aufbau komplett unterschiedlich ist.

 

[Monacum]

Daher war hier die Frage was da nun geht , ausser alle Dateien zu Exportieren und komplett neu einzupflegen

Gibt es keine (offizielle) Möglichkeit, sind beides unterschiedliche Ansätze für die gleiche Fragestellung. Ich würde das auch nicht mit Android und iOS vergleichen wollen, das betrifft einfach viel mehr Benutzer als Umsteiger zwischen ecoDMS und Paperless.

Lediglich eine automatische Vergabe von Tags wäre eine Möglichkeit, Paperless unterstützt die Vergabe von Tags nach Ordnername als Unterordner im consume-Folder. Also consume/haus vergibt dann mit der richtigen Einstellung als Environment -Variable den Tag #haus.

 

[DasMoritz]

Moin,

so, ich bin ecoDMS nun auch los. Ich war in Summe eigentlich fein mit der Lösung, was mich aber immer wieder gestört hat: Ich habe sehr oft die Fehlermeldung erhalten, dass die Anzahl der notwendigen Lizenzen überschritten ist und ich mich nicht anmelden konnte - dabei bin ich hier der einzige im Haus, der ecoDMS nutzt. Ich habe zwar mehrere Rechner mit denen ich zugreife, aber richtig erklären konnte ich mir das nie.

Zudem habe ich das Thema mit den Vorlagen nie verstanden und die gesamte Lösung wirkte auf mich extrem angestaubt.

Nun habe ich paperless ngx auf einer kleinen Docker-Maschine in Proxmox.
Meine Vorgehensweise:

1.) Nackte Installation von Paperless ngx
2.) Anlegen eines Speicherpfades und eines Tages in Paperless ngx
3.) Export aller Dokumente über den Windows Client
4.) Import aller Dokumente über Paperless ngx, Zuweisung des Speicherpfades und der Tags.

Richtig zufrieden und happy war ich mit ecoDMS nie, meine Versuche mit Paperless ngx waren da schon deutlich cooler: Es ist von der Logik so, wie ich es mir vorstelle.

Nun brauche ich nur noch einen tollen Scanner:
Hat jemand eine Empfehlung?

Idealerweise Duplexscan, mehrere Profile möglich und via Taste / Bildschirm auswählbar und gerne kabelgebunden per LAN.

Danke,
Moritz

 

[Monacum]

Nun brauche ich nur noch einen tollen Scanner:
Hat jemand eine Empfehlung?

Viele hier, inklusive mir, nutzen den Brother ADS-1700W, kleines kompaktes Gerät, was auch per SMB und FTP direkt auf den Server scannen kann.

 

[reiki]

Nun brauche ich nur noch einen tollen Scanner:
Hat jemand eine Empfehlung?

Idealerweise Duplexscan, mehrere Profile möglich und via Taste / Bildschirm auswählbar und gerne kabelgebunden per LAN.

Ich nutze zum Scannen den Fujitsu ScanSnap ix1500.

 

[Monacum]

Und dann über Dropbox/Google Drive und Cloud Sync in den consume-Folder?

 

[w00dcu11er]

Ich hab mal gelesen (Issue auf github), dass dieser Ordner nicht mit einem Synchronisierungsdienst belegt werden sollte, da sonst zu Komplikationen führen kann. Wurde das mittlerweile gelöst? Es gibt in einigen Anleitungen, dass man davon abrät, diesen Ordner in Synology Drive zu legen.

Edit: Finde diesen Issue grad nimmer ...

 

[Monacum]

Ja deswegen meine Anmerkung. Der iX1500 kann nicht direkt auf SMB und FTP scannen.

 

[DasMoritz]

Moin,

sprich beim iX1500 muss man immer irgendwie über einen Cloud Dienstleister gehen? Das ist ja nun wirklich leicht fragwürdig.

Mal eben ein paar Fragen zum Brother ADS-1700W:

1.) Ich würde einen Pfad auf dem NAS als Consume-Ordner hinterlegen, weiterhin möchte ich einen Pfad für "unwichtige Scans" haben die nicht in Paperless NGX gehen. Zudem möchte meine Partnerin auch einscannen auf ihr Home-Verzeichnis auf dem NAS.
Nun die Frage: Kann ich auf dem Brother ADS-1700W mehrere (drei) NAS-Ziele hinterlegen als Shortcut?

2.) Der Scanner erkennt automatisch ob die zugeführten Seiten einseitig oder zweiseitig bedruckt sind, oder? Leere "Rückseiten" verwirft er automatisch?

3.) Seit ihr mit der Scangeschwindigkeit zufrieden?

4.) Edit: Und: Kann man solche Trennblätter wie bei ecoDMS verwenden?

Meine Idealvorstellung: Eingangsdokumente analog durchgehen, die Trennblätter reinlegen und den ganzen Stapel einscannen.
Wenn Trennblatt trennt er. Wenn Rückseite bedruckt erfasst er diese mit. Wenn Rückseite nicht bedruckt verwirft er diese.

So machbar?

Danke,
Moritz

 

[EDvonSchleck]

Es gibt unzählige Threads zu diesem Scanner:
https://www.synology-forum.de/threads/dokumentenscanner-die-qual-der-wahl.117706/
https://www.synology-forum.de/threads/paperless-ngx-docker-mit-scanner-brother-ads-1700w.123383/
https://www.synology-forum.de/threa...-fuer-optimale-qualitaet-dateigroesse.124085/
https://www.synology-forum.de/threads/paperless-ngx-docker-mit-scanner-brother-ads-1700w.123383/
usw.

Paperless kann mit unterschiedlichen Trennblättern arbeiten, das ist keine Bedingung für den Scanner

 

[DasMoritz]

Moin,

Danke @EDvonSchleck, durchgelesen und für gut befunden. Wird bestellt.

 

[Monacum]

@DasMoritz Ich nutze für „unwichtige Dokumente“ synOCR von @geimist, also für Dokumente, die ich durchsuchbar haben will aber nicht in Paperless.

Was die Einstellungen betrifft: Ja er kann Leerseiten erkennen, nimm dir mal Zeit für die Einstellungen, dann hast du einmal ein funktionierendes Setting.