Paperless-ngx Paperless-ngx – DMS via Docker auf dem NAS

[MWa]

Hallo,
ich habe PP mit SQLite laufen (ca.4000 Dokumente) und keinerlei Schwierigkeiten. Läuft schnell und sicher.
Backup und Updates sind super einfach.
Kann ich nur empfehlen.

Gruß

 

[Phil Lynott]

Ich bin jetzt auch auf SQLite umgestiegen. Vorher MariaDB und ganz zu Beginn Postgres. Muss sagen es macht in einer Umgebung mit 2 - 3 Benutzern keinen Unterschied.

 

[Dog6574]

Bei SQLite sehr ich den Vorteil gegenüber Postgres, dass das Problem mit den Updates weg ist... oder?

 

[alsk1]

So ganz glücklich werde ich mit dem paperless (noch) nicht. Fakt ist - zumindest bei mir - das Dokumente nicht zwangsläufig der chronologischen Reihenfolge nach eingescannt werden. So kann es mal vorkommen, das ich am 10.05. eine Rechnung vom 10.05. einscanne und am 11.05 dann eine Rechnung vom 05.05....
Dann stimmt jedoch die chronologische Reihenfolge bei der Darstellung nicht mehr, siehe Screenshot. Man beachte unten das Datum des letzten Eintrages. Alle Dokumente und Rechnungen auf dem Screenshot sind ein und demselben Korrespondenten zugeordnet.
Natürlich kann man nun nach Datum sortieren, finde ich aber müßig, da ich im Prinzip erst nach Korrespondent filtern muss und dann auch noch zwangsweise nach Datum sortieren muss (eigentlich würde ich davon ausgehen, das immer fix z.B. nach dem Datum sortiert wird (auch wenn man z.B. einen Filter auf den Korrespondenten setzt.
Das sehe ich schon zu Anbeginn als recht umständlich oder aber man muss exakt darauf achten, Dokumente in der richtigen chronologischen Reihenfolge einzuscannen, also zuerst die älteren Dokumente und dann nach und nach die neueren Dokumente und hierbei bloß keines auslassen...

 

[DirkKn]

So ganz glücklich werde ich mit dem paperless (noch) nicht.

Mit welchem DMS hast du denn bis jetzt gearbeitet?

 

[alsk1]

Mit welchem DMS hast du denn bis jetzt gearbeitet?

Mit gar keinem... Nur finde ich es suboptimal wenn ein DMS als Darstellung nach dem Datum des Erstellens sortiert, wobei ich mir dieses Datum ja nicht mal anzeigen lasse und es auch vollkommen uninteressant ist. Wenn ich einen Papier-Aktenordner befülle, dann sortiere ich die Dokumente ja auch so ein, das sie zeitlich chronologisch abgeheftet werden und ich beim Durchblättern ebenso eine saubere zeitliche chronologische Reihenfolge vorfinde. Nur das scheint paperless irgendwie anders zu sehen, gefällt mir nicht wirklich.

 

[DirkKn]

Mit gar keinem...

Ahh, das habe ich vermutet

Wenn ich einen Papier-Aktenordner befülle,

Von der Denke solltest du dich verabschieden, da du bei einem DMS sehr viel mehr Möglichkeiten der Kategorisierung, Sortierung und Filterung hast, als bei einem Aktenordner.

Warum hast du als Dokumenttyp "Dokument" und als Speicherpfad "Dokument", dasselbe mit Rechnung?! Das sind doch absolut redundante Informationen, die es nur unübersichtlich machen, Platz verschwenden und dich nicht weiterbringen. Ähnlich mit dem Datum. Natürlich gibt es ein Ausstellungsdatum und "Hinzugefügt"-Datum. Vielleicht gibt es sogar noch weitere Datums-Felder, die sinnvoll, oder notwendig wären. Ich habe in meinem DMS z.B. noch ein Datum "Aktualität" mit der Jahreszahl, die das Dokument betrifft. z.B. kommt ein aktualisierter Steuerbescheid am 30.12.24, den ich erst am 5.1.25 scanne, der aber das Steuerjahr 2023 betrifft, also hat weder das Ausstellungsdatum, noch das Scandatum was mit dem Steuerjahr zu tun. usw. usw. Ich bin habe zwar erst letze Woche paperless aufgesetzt, weil ich evtl. darauf umsteigen will, arbeite aber schon fast 10 Jahre mit einem anderen DMS-System.
Anbei mal ein Screenshot, wie ich aktuell die Felder verwende bzw. befülle.
Und natürlich kann man sich in einem DMS auch individuelle Ansichten, wo dann nach Ausstellungsdatum z.B. sortiert wird machen oder mit verschiedenen Filterkriterien und und und.
Ein DMS ist jedenfalls kein Aktenordner, den man einfach so "durchblättert". Wenn du das nicht verinnerlichst wirst du mit paperless (oder vermutlich auch jedem anderen DMS) nicht froh.
Tipp: lies dich ein in "document management system best practices" und versuche das auf deine Bedürfnisse dann zu übertragen.

 

[alsk1]

Nun, um Deine Frage zu beantworten. Eine Bedienungsanleitung (PDF) ist nach meiner Denkweise ein "Dokument". Natürlich könnte ich dieses auch "Bedienungsanleitung" nennen, aber das dürfte eigentlich egal sein wie man es benennt oder welche Denkweise man dort hat. Gespeichert werden soll es im Speicherpfad "Dokumente", weil es für mich wie gesagt ein Dokument ist. Klar könnte ich das auch im Pfad "Bedienungsanleitungen" speichern.
Ich speichere die Dokumente als <Korrespondent><Jahr>-<Monat>-<Tag>_<Korrespondent>_<dcument typ>_<title>, was mir rein Ordnerstrukturmäßig ganz gut gefällt.

 

[Phil Lynott]

Bei SQLite sehr ich den Vorteil gegenüber Postgres, dass das Problem mit den Updates weg ist... oder?

Ja, man ist halt wirklich ungebunden was das Thema Update betrifft. Selbst das schlimmste Majorupdate wird immer die Standartdatenbank unterstützen. Regelmäßiger Export via Cronjob und es kann nichts passieren.
MariaDB ist auch easy zu händeln. Ist halt aber ein Container (bzw. zwei mit phpmyadmin) mehr.

 

[harryhirsch76]

Regelmäßiger Export via Cronjob und es kann nichts passieren.

Wie und was genau exportierst Du denn genau wenn man fragen darf ?

 

[Phil Lynott]

Jede Nacht um 2 einmal ganz normal via export Befehl der als Cronjob läuft (document_exporter /usr/src/paperless/export -c -f). Allerdings inzwischen vom Raspberry auf dem paperless läuft auf die DS.

 

[alsk1]

Das dürfte aber nicht ausreichen, denn ein Dump der Datenbank wäre hier auch noch nötig

 

[Phil Lynott]

Nein. Habe selbst schon getestet als ich mit Paperless AI experimentiert habe. Leere paperless Instanz aufgesetzt. Aktueller Inhalt des export Ordners ins export Verzeichnis der neuen Instanz und dann den Importbefehl ausgeführt. Alle Dokumente, Einstellungen und Benutzer wie in der original Instanz vorhanden. Wichtig ist nur das man die neue Instanz gleich nach dem deployen so befüllt ohne was anderes darin zu machen.

 

[alsk1]

Was befand sich denn alles in Deinem Export-Ordner?
Bist Du Dir sicher, das auch die Verknüpfungen zwischen einzelnen Dokumenten (Zusammenführung) und auch evtl angefertigte Notizen zu den einzelnen Dokumenten wieder vorhanden war?

 

[Phil Lynott]

Notizen und Zusammenführungen gibt es bei mir nicht daher kann ich das nicht beurteilen.
Allerdings wird ja die export Funktion von den Entwicklern selbst als Mittel der Wahl aufgezeigt, daher bin ich mir sicher das dabei alles gesichert wird. "The document exporter exports all your documents, thumbnails, metadata, and database contents to a specific folder."

Ich denke eher das extra Sichern der Datenbank hat mit der Verwendung einer Extra Datenbank (MariaDB oder Postgres) zu tun. Da musste vorher zumindest der zugehörige Nutzer samt Passwort etc. angelegt werden.

 

[Sweeny]

Wenn ich es richtig verstanden habe, habe ich gerade seit einem NGX-Update über den Container Manager ein anderes Problem:
> rote Lampe unter Container
> failed to create task for container: failed to create shim task_ OCI runtime create failed: runc create failed: unable to start container process: exec "/sbin/docker-entrypoint.sh": state /sbin/docker-entrypoint.sh: no such file or directory: unknown
> unter Image werden zwei NGX-Image angezeigt

Ich bin ziemlicher Container-Anfänger und kenne mich zu wenig aus...

Hat jemand einen Tipp für mich? Besten Dank!


UPDATE: Den Thread habe ich nun doch gefunden; hat geholfen: https://www.synology-forum.de/threads/update-problem-2-14-7-auf-2-15-0.138338/

 

[dslonly]

Ich habe jetzt paperless ngx neuinstalliert nach einer Youtube Anleitung, ich musste den Port für den Webserver in der yaml Datei auf 9000:9000 ändern, damit läuft es im Docker ohne Fehlermeldung.
34343:8000 erzeugte eine Fehlermeldung und ging nicht.
Jetzt weiß ich nicht, wie ich paperless aufrufen kann, wenn ich in Webstation den Port 9000 freigeben will, kommt eine Fehlermeldung, dass dieser schon verwendet sei?
Hat einer einen Tipp, welchen freien Port ich da in der yaml Datei eintragen kann, welcher noch gar nicht verwendet ist?
Ich habe nur SMB und Webdav aktiv, beide im Port 5xxx Bereich.
An dieser Stelle weiß ich nicht, wie es weitergehen kann und was ich in Webstation einstellen muss, damit ich das Paperless Anmeldefenster aufrufen kann?

 

[alsk1]

Ich habe mal eine Frage betreffend der Archivierung. Also Rechnungsarchivierung ist mittlerweile kein Thema und das funktioniert auch sehr gut. Die klassische, chronologische Reihenfolge wie in einem Aktenordner gibt es ja nicht mehr, was aber auch nicht weiter schlimm ist.
Nun habe ich allerdings z.B. einen ganzen Aktenordner voll mit einem Rechtsstreit / Sorgerechtsstreit. Dieses würde ich ebenfalls gerne archivieren. Nun frage ich mich, wie ich dieses mit paperless sinnvoll anstellen kann bzw. ob das überhaupt funktioniert. Denn dort sind im Ordner natürlich die Schreiben zwischen den Anwälten oder aber auch Schreiben von anderen öffentlichen Institutionen chronologisch geordnet, was auch so sein muss. Wie bekomme ich das denn in paperless hin, damit man hier auch einen Überblick behält? Ich hoffe, ihr wisst was ich meine. Die Suchfunktion in paperless hilft hier ja nicht unedingt, es müsste schon eine Art chronologische Ordnung geschaffen werden.

 

[Dog6574]

Ich würde einfach einen Tag erstellen und dann nach Datum sortieren und die Dokumente mit Überschriften versehen

 

[alsk1]

Ich habe gestern noch schöne Funktionen herausgefunden, wie zB das Verknüpfen von verschiedenen Dokumenten über die benutzerdefinierten Felder (kennen viele von Euch sicherlich schon). Das macht einem das Leben natürlich leichter und man hat ruckzuck alle Dokumente zusammen wenn man mal etwas sucht oder wenn man nachweisen muss an welchem Tag man eine Rechnung per Überweisung beglichen hat.
Nun frage ich mich jedoch, da das ganze Konstrukt ja sehr komplex wird und mit der Zeit ja immer mehr wächst und wächst, was passiert wenn es paperless mal nicht mehr gibt? Oder aber kann man denn dann alles 1:1 auf ein anderes System übernehmen? Also ist diese Datenbank und auch alle Einstellungen irgendwie "standardisiert"? Das wäre natürlich der reinste Wahnsinn wenn nicht, denn ein solches Konstrukt ist ja nicht mehr neu aufzubauen. Gerade wenn tausende Dokumente da drin liegen und jede Menge Verknüpfungen und manuelle Bemerkungen eingefügt wurden. Muss man da Angst haben, das man am Ende vor einem Scherbenhaufen steht oder aber kann man hier wirklich ganz getrost und ohne Sorgen einen massiven Aufbau starten (ich habe nicht gerade wenig Dokumente, die ich gerne nach und nach abbauen möchte um Platz zu schaffen) ?