Ideensammlung zu papierlosen Haushalt

[Skyforge]

http://www.synology-forum.de/showthread.html?28498-Verschl%FCsselte-Ordner-%FCber-USB-Stick-steuern

Stick rein und es wird entschlüsselt und gemountet.
Das funktioniert sehr gut.

Diese Variante ist super für mich, wollte mit USB-Sticks arbeiten. Jedoch gefällt mir nicht das die PWs gespeichert werden, hätte lieber die Keys verwendet.

Ich möchte es aber bald auch so umsetzen wie hier:
http://www.synology-forum.de/showth...elten-Ordner-via-Keyfile-(-key)-entschlüsseln

D.h. Keyfile liegt auf einer entfernten Fritzbox oder DS und wird beim Start der DS entschlüsselt und gemountet.
Wenn ich den Stick an der entfernten DS rausziehe, wird nicht entschlüsselt und es gibt keinen USB Stick oder PW oder Key die in der Nähe der DS ist.

Eine zweite DS habe ich nicht und die Fritzbox liegt direkt daneben. Da ist es also egal, wo die Datei ist. Aber schön das mit dem Key gearbeitet wird, nur bin ich so ziemlich der Anfänger in Linux. Alleine würde ich die 2.te Variante nie hinbekommen.

 

[PsychoHH]

Diese Variante ist super für mich, wollte mit USB-Sticks arbeiten. Jedoch gefällt mir nicht das die PWs gespeichert werden, hätte lieber die Keys verwendet.

Soviel Ahnung habe ich auch nicht mit Linux.
Ich habe jetzt aber mal geguckt wie ich die einen Ausgabewert in eine variable übergeben kann. Das kriege ich wohl hin.

Da ich auch schon weiß wie ich die keyfile auslesen kann sollte das eigentlich kein Problem sein. Ich probiere das morgen mal aus und wenn es klappt schreibe ich dir eine Nachricht. Dann könntest du die keyfile auf den Stick lassen zum entschlüsseln und mounten.

 

[arphex]

Mal zurück zum Thema.

....

Ich habe mir meine NAS für genau diesen Hauptgrund geholt, um unseren Haushalt papierlos zu machen. Die Daten aber sicher auf meinem eigenen Speicher und nicht auf fremden Server zu lagern. Und Verschlüsselung einzusetzen, sowie die schnelle Suche um nicht die Aktenberge an Original Papieren rausholen zu müssen. Und von Unterwegs ist der Zugriff auch nicht verkehrt, falls man eine Information braucht.
....

Das ist ein toller Impuls von dir.
Hast du das auch schonmal ausprobiert? https://www.synology-forum.de/showthread.html?99647-synOCR-GUI-f%FCr-OCRmyPDF
Habs zwar installiert aber noch keinen Drucker, bzw. verstehe ich auch noch nicht so ganz wie es funktionieren soll.

Suche eigentlich etwas wie Hazel (Rosenblut) oder DevonThink, eben nur für Synology.
Aber bin hier noch nicht fündig geworden.
Fujitsu ix500 als Scanner ist schonmal gesetzt.

 

[servilianus]

4 Jahre alter Thread? Ich mache inzwischen alles papierlos mit einem Brother -Scanner, Syno und ecodms. Funktioniert für unser Büro wunderbar.

 

[TeXniXo]

Ich verwende synOCR (vom User gemist hier entwickelt - mehr Infos auf https://www.synology-forum.de/showthread.html?99647-synOCR-GUI-für-OCRmyPDF/page1). Ich scanne zu 90% via Handy (Scan-Apps gibts ja relativ viele) und lass sie auch via App automatisch hochladen. Dann wirds "OCR-rt" und schon habe ich durchsuchbare PDFs in meinem Besitz - sei es Zeitschriften, Briefe oder Rechnungen. Ich hab - gebe ich zu - lang mit dem Erwerb von Fuijtsu ix500 Scanner (oder mit dem Pedant von Brother - den Namen weiß ich nimmer) geliebäugelt.

 

[mördock]

Moin,

für den Privatmann reicht sicherlich eine Handyapp, SynOCR und eine schicke Ordnerstruktur. Ich habe einfach für jede z.B. Versicherung einen Ordner, und darin liegen die Dokumente immer nach demselben Prinzip benannt drin: Datum-Versicherungsnummer-Stichwort zum Dokument.pdf.
Mit SynOCR bekommt man nun auch wunderbar durchsuchbare Dokumente erzeugt, das erleichtert das Suchen enorm.

Lediglich für den Start ist ein ordentlicher Scanner wirklich sinnvoll. Ich habe zu Beginn Ordnerweise Dokumente, teilweise Duplex, eingescannt, das könnte mit einer Handyapp doch recht zeitintensiv und nervig sein. Je nachdem wieviel Dokumente Du so im Monat bekommst macht natürlich auch im weiteren Verlauf ein (Duplex)Scanner Sinn.
Ich mache das jetzt seit ca. 3 Jahren und bisher habe ich alle Dokumente wiedergefunden, habe noch nichts nach dem Scannen vernichtet was dann doch als Original angefordert wurde. Es ist einfach komfortabel wenn man ein angefordertes Dokument schnell und zuverlässig findet und gleich per Mail weiterleiten kann, keine vollen Schränke mehr, kein "Uiuiui, da muss ich heute Abend mal den Ordner durchblättern und dann eine Kopie erstellen, die schicke ich dann per Brieftaube rüber."

#Mördock#

 

[servilianus]

Ich mache das so: Auf jedes Papierdokument kommt ein Paginier-Stempel drauf, der bei jedem stempeln eine Nummer weiterzählt. Dann scanne ich mit meinem Brother ADS-2400N. Die gescannten Dokumente kommen dann alle in einen Ordner in den Keller. Sollte ich doch einmal das originale Papierdokument benötigen, finde ich es ganz leicht anhand der eingescannten Paginierstempelnummer (oder vice versa).

 

[TeXniXo]

Es ist richtig, dass auch ich zu Beginn für alle Scans jeglicher Art den großen fetten Stand-Scanner (mit automatischem Einzug und Duplex-Funktion) in meinem Büro in Anspruch genommen habe. Alles weitere bzw. danach nur mehr via Handy-App, da es sich um max. 5 Seiten handelt.

 

[Arni]

Von den "fetten" Duplex-Scanner/Drucker Kombis bin ich schon seit einigen Jahren weg. Aboluter Favorit ist z.Zt. der Canon imageFORMULA P-208II. Einfach am Notebook oder am PC angeschlossen und ruckzuck alle Dokumente automatisch doppelseitig eingescannt (inkl. OCR) und ebenso automatisch auf das NAS geschoben. Das Funktioniert einwandfrei, wenn man möchte sogar ohne(!) jegliche Installation von Treibern und Scansoftware.

 

[TeXniXo]

Ianhand der eingescannten Paginierstempelnummer (oder vice versa).

Kann OCR diese Nummer problemlos lesen?

Aboluter Favorit ist z.Zt. der Canon imageFORMULA P-208II. Einfach am Notebook oder am PC angeschlossen und ruckzuck alle Dokumente automatisch doppelseitig eingescannt (inkl. OCR) und ebenso automatisch auf das NAS geschoben. Das Funktioniert einwandfrei, wenn man möchte sogar ohne(!) jegliche Installation von Treibern und Scansoftware.

Klingt vielversprechend, aber wie kann man dies alles ohne Installation von Scansoftware geregelt werden (Dateien direkt auf NAS schieben usw.)?

 

[Arni]

Klingt vielversprechend, aber wie kann man dies alles ohne Installation von Scansoftware geregelt werden

In dem Gerät ist ein kleines Speichermedium verbaut, auf dem man lesenden Zugriff hat. Wenn der Scanner an den USB Port angeschlossen ist, wird er als Wechseldatenträger erkannt und man kann das dort installierte Programm starten. Dies erkennt den Scanner sofort (getestet auf Fremdrechnern wo ich garantiert selber nichts drauf installiert habe) und man kann dann z.B. den Ablage-Pfad oder die Auflösung usw. ändern. Wo Licht ist gibt es auch Schatten: Diese Einstellungen sind nach dem Abstöpseln wieder weg, da nur lesender Zugriff möglich. Aber um mal schnell auf dem Büro-PC ein 20-seitiges Dokument einzuscannen ist das geradzu genial (zumindest für mich).
Für meinen eigenen Workflow habe ich die Software natürlich komplett installiert. Nach dem Anstöpseln startet dann z.B. automatisch das von mir meistgenutzte Profil und per Knopfdruck am Gerät rennt der Scann sofort los.

 

[peterhoffmann]

Canon imageFORMULA P-208II

Preis und Eckdaten klingen auf den ersten Blick interessant.

Leider aber doch wieder nur eine Lösung mit angeschalteter PC-Krücke. Das Gerät, angebunden per WLAN, und direkt dem Abspeichern vom PDF auf dem NAS, das wärs.

 

[peterhoffmann]

Ich mache das so: Auf jedes Papierdokument kommt ein Paginier-Stempel drauf, der bei jedem stempeln eine Nummer weiterzählt. [...]Die gescannten Dokumente kommen dann alle in einen Ordner in den Keller.

Das ist auf jeden Fall eine gute Lösung um mittels PC-Suche das Originaldokument zu finden.
Aber ist das nicht genau das Gegenteil vom papierlosen Büro? So hat man ja sogar alles doppelt (digital + Papier) und nur den Luxus der einfachen Dokumentsuche dazugewonnen.

Sollte ich doch einmal das originale Papierdokument benötigen

Welche Dokumente benötigt man wirklich im Original?
Ich habe inzwischen nur noch einen Ordner mit Geburtsurkunde und so ein Gedöns. Der Rest wurde gescannt und flog danach in den Shredder. Die PDFs wiederum sind alle mehrfach gesichert (Backup auf mehreren Ebenen).

Dann scanne ich mit meinem Brother ADS-2400N.

Soweit ich weiß, kann man mit diesem Scanner OHNE PC scannen und der Scanner speichert das Dokument direkt auf dem NAS ab. Korrekt?

1. OCR ist dann abgeschaltet? Kein hinterlegter Text? Wäre optimal für SynOCR.
2. dpi und Modus (sw, grau, farbe) wählbar und auf eines der drei Knöpfe fest programmierbar? Sind auch verschiedene Ziele über die Knöpfe zu programmieren?
3. Hast du mal ein Beispieldokument (z.B. mit Blindtext), welches ohne PC (Scanner => NAS) gescannt wurde?

 

[mördock]

Tja, was muss noch im Original behalten werden??? (google gibt da viele Tipps zu Aufbewahrungszeiten.)
Da gibt es viele Meinungen, aber wohl noch immer nichts rechtsverbindliches.
Ich bewahre z.B. Steuerbescheide min 10 Jahre auf. Lohnabrechnungen, Rentenbescheide usw. min. bis ich in Rente gehe. Versicherungsverträge (nicht die Rechnungen), solange die Versicherung läuft, wobei neue Verträge sogar bereits direkt per Mail zugestellt werden. Zeugnisse habe ich auch noch im Original, die braucht man wirklich u.U. mal im Original und mit Siegel beglaubigt.
Grundsätzlich wird es wohl immer weniger was im Original vorgehalten werden muss. Bestes Beispiel ist das Finanzamt, die werden immer umgänglicher und begnügen sich inzwischen oftmals mit PDF Dateien.

#Mördock#

 

[christian:]

Abgesehen davon, das ich hier ein QNAP einsetze, sind in diesem Artikel sicherlich einige hilfreiche Tipps vorhanden

https://forum.qnapclub.de/blog/entr...mit-qnap-ecodms-und-fujitsu-scansnap-scanner/

Grüße
Christian

 

[TeXniXo]

Danke für die Information. Diese Konstellation lässt sich auch problemlos mit Synology - DS lösen.

@Arni: vielen Dank für interessante Infos!

 

[mördock]

Nabend,

Ich versuche schob recht lange papierlos durchs Leben zu kommen. Klappt auch wunderbar, allerdings habe ich in der Anfangszeit einen Fehlet beim Vergeben der Dateinamen gemacht. Die Dateien heißen z.B. Rechnung-müller-13042009. Inzwischen bin ich zum Format 2009-04-13- Rechnung- Müller übergegangen, so erhalte ich eine chronologische Sortierung.
Jetzt möchte ich gerne den Altbestand umbenennen, natürlich automatisiert mit Hilfe der DS.
Ich bin hier über Filebot gestolpert. Kann ich mit filebot mein Vorhaben umsetzen? Ich stelle mir vor das ich Ordner für Ordner die Dateien automatisch umbenennen lasse. Filebot node bietet wohl auch eine grafischer Oberfläche was mir sehr gelegen käme.
Wie sieht es mir den Kosten aus? Filebot ist ja wohl nicht umsonst? Bin ich mit filebot auf dem richtigen Weg oder gibt es eine andere Empfehlung?

#Mördock#

 

[peterhoffmann]

@mördock
Filebot ist dafür nicht geeignet.
Schau dir mal die letzte Freewareversion von Joe an:
https://www.chip.de/downloads/Joe-letzte-Freeware-Version_13004904.html

Um alles zu verstehen, muss man sich ein paar Minuten mit beschäftigen. Also nicht gleich verzagen, das Teil kann alles im Bereich "umbenennen", also auch hintere Teile im Dateinamen nach vorne setzen, etc.

 

[mördock]

Danke für den Tipp inklusive Link. Werde ich mir die Tage mal in Ruhe anschauen.
Wenn ich das mit dem umbenennen geschafft habe ist mein papierloses Büro glaube ich auf einem guten Weg.

#Mördock#

 

[peterhoffmann]

Falls du mit dem Syntax bei Joe nicht klarkommst, kannst du ja mal einen Beispieldateinamen posten.

Aber grundsätzlich gab es bei Joe eine gute Beschreibung dazu.