Ideensammlung zu papierlosen Haushalt

[mördock]

@peterhoffmann: Du wusstest das ich an dem Syntax scheitern werde, oder???

Ausgangsdatei: Rechnung-Müller-24122010.pdf
Zieldatei: 2010-12-24-Rechnung-Müller.pdf

Das dumme ist das ich die Dateien natürlich am Eingangstag gescannt habe, so scheidet das Anwenden von[Jahr]-[Monat]-[Tag] aus.
Bin mal gespannt ob Du mir sagen kannst wie der Syntax aussehen muss damit Joe erkennt das am Ende des Dateinamens ein Datum steht, welches er nun auslesen und umstellen soll und dann auch noch an den Anfang des neuen Dateinamens verschieben soll.

#Mördock#

 

[peterhoffmann]

@peterhoffmann: Du wusstest das ich an dem Syntax scheitern werde, oder?

Reine Vorahnung...
Schau mal hier:
https://toolsandmore.de/Central/Produkte/Software/Datei-Tools/Joe/#_z10

Ausgangsdatei: Rechnung-Müller-24122010.pdf
Zieldatei: 2010-12-24-Rechnung-Müller.pdf

Wenn alle Dateien den gleichen Aufbau haben (Name-TTMMJJJJ), sollte das hier funktionieren:

[R1,4]-[R5,2]-[R7,2]-[R10-199].[typ]

Nimm erst mal ein paar Testdateien. Joe zeigt dir vor dem Rename auch an, was er daraus möchte.

Erklärung zum Syntax: Das "R" zeigt an, dass er von rechts im Dateinamen lesen soll, die erste Zahl dann die Position, die zweite Zahl die Anzahl an Zeichen. So konnte ich das Datum zerlegen und nach vorne setzen, sowie den Rest vom Dateinamen dahinter setzen.

[R1,4] = Jahr
[R5,2] = Monat
[R7,2] = Tag
[R10-199] = Rest vom Dateinamen ohne dem hinteren Bindestrich

 

[mördock]

Doppeldaumenhoch!
Zum Glück habe ich wirklich alle Dateien nach demselben Muster benannt (Name-TTMMJJJ). Mit den ersten Testdateien klappt es ganz wunderbar.
Vielen Dank.

 

[geimist]

Oder einfach so:

#!/bin/sh

SOURCEDIR="/volume3/Ordner/Dokumente" #Pfad anpassen!

#-----------------------------------------------------------------
IFS=$'\012'
for old in $(find "$SOURCEDIR" -maxdepth 1 -iname "*pdf" -type f )
    do
        filename=$(basename "$old")
        date=$(echo "${filename%.*}" | sed 's/.*\(.\{8\}\)$/\1/' )
        title=$(echo "${filename%.*}" | sed -e "s/-${date}//g")

        mv "$old"  "${SOURCEDIR%/}/$(echo "$date" | cut -c 5-8)-$(echo "$date" | cut -c 3-4)-$(echo "$date" | cut -c 1-2)_${title}.pdf"
    done

Bitte aber in einem Ordner als Kopie probieren.

 

[Catman69]

Ich nutze schon seit Jahren ecodms als DMS. Hat eine OCR und läuft als Docker Image direkt auf der Diskstation. Alle PDF lassen sich bei Bedarf auch wieder per Export aus der Datenbank speichern. Es gibt eine kostenlose Version mit leichten Einschränkungen. Ich nutze die Vollversion welche unter anderem auch Plugins für Office bietet. Bin mit dem System mehr als zufrieden.

 

[mördock]

Da ich nur meinen privaten Papierkram loswerden möchte kann ich auf ein DMS gut verzichten. Ich fahre sehr gut mit einer vernünftigen Ordnerstruktur in Verbindung mit aussagekräftigen Dateinamen (demnächst auch chronologisch sortiert). Die gescannten Dokumente laufen einmal durch syocr, dann sind sie schön durchsuchbar wenn ich über den Dateinamen mal nicht fündig werde. "Falsch" gescannte Dokumente werden mit nuance power pdf (kann ich im Büro nutzen) korrigiert. Würde auf meiner DS nicht synocr laufen würde ich ocr mit nuance erledigen.

#Mördock#

 

[steje43]

Ich nutze schon seit Jahren ecodms als DMS. Hat eine OCR und läuft als Docker Image direkt auf der Diskstation. Alle PDF lassen sich bei Bedarf auch wieder per Export aus der Datenbank speichern. Es gibt eine kostenlose Version mit leichten Einschränkungen. Ich nutze die Vollversion welche unter anderem auch Plugins für Office bietet. Bin mit dem System mehr als zufrieden.

Nutze ich auch. Sogar auf einem Linuxsystem. Möchte ich nicht mehr missen. Richtig gut.

 

[ebusynsyn]

Hallo

Das papierlose Büro ist seit geraumer Zeit auch bei mir auch eingezogen. Meine elektronische Ablage führe seit 2011. Pro Jahr fallen etwa 200 bis 300 Dokumente an.

Parallel dazu habe ich auch meine IT-Infrastruktur konsolidiert. Heisst, dass ich meinen iMac vom Schreibtisch verbannt habe und über Jahre nur mit MacBookPro gearbeitet habe. In der Zwischenzeit ist auch das MacBookPro obsolet. Bei mir gibt es nur noch eine DS918+ als zentrale Datenablage sowie ein iPad Pro von 2018 und das iPhone.

Für das papierlose Büro nutze ich aktuell die folgenden Geräte und Apps:
- iPad Pro mit der App Dokuments6
- Brother Scanner ADS-1600W
- iPhone mit der App Scanner Pro
- eine A4-Holzbox, wo jeweils die Dokumente eines Jahre als Stapel abgelegt werden

Der Ablauf ist so:
Dokument kommt via Briefpost und wird gleichentags via Scanner auf das NAS in den Eingangsordner von SynOCR gescannt. Teilweise bekomme ich Rechnungen etc. auch elektronisch. Diese landen ebenfalls im Eingangsordner von SynoOCR.

Das Originaldokument Papier wird in die Holzbox abgelegt. Das ergibt im Jahr einen chronologischen Stapel. Neustes immer zuoberst.

SynOCR legt dann automatisiert das durchsuchbare PDF ins Archiv (Jahr). Bei mir gibt es seit langem keine komplizierte Ordnerstruktur mehr. Nur noch einen Ordner für das entsprechenden Jahr.

Benötige ich ein Dokument oder eine Information, kann ich mit dem iPad und der App Dokuments - wo das das Archiv synchronisiert vorhanden ist - sehr bequem und echt schnell auf die Dokumente mittels einem oder mehreren Stichwörtern zugreifen. Ich kann mich an keine Fall erinnern, wo ich ein Dokument nicht gefunden hätte.

Das Funktioniert auch mit dem iPhone. Kürzlich war ich mit meinem Hund beim Tierarzt und es kam die Frage auf, wann ich die letzte Entwurmung vorgenommen habe. Natürlich wusste ich es nicht, konnte aber mit dem iPhone und via VPN mit nur einem einzigen Stichwort das entsprechende PDF und die Information finden.

Ich lege keinen Wert mehr auf eine systematische Dateibezeichnung. Gesucht wird ausschliesslich im Dokument. Bei mir gibt es auch keine Ordnerstruktur mehr. Ich unterscheide nur die Jahre.

Die Holzbox ist mein Langzeitarchiv. Anfangs eines neuen Jahres werden die Dokumente des vergangenen Jahres gebündelt und im Keller versenkt. Platzsparend und im Notfall kann ein Dokument noch hervorgekramt werden. War bis anhin nie nötig. Momentan sind es 8 Bündel jeweils in der Grösse einer Schuhschachtel.

Für mich ist das der optimale Ablauf. Wenig Aufwand und passendes Ergebnis. Abhängig sein von irgend einer Software wie ecoDMS oder ähnlichem will ich auch vermeiden.

Mit meinen bald 60-Jahren habe ich so einiges ausprobiert. Seit 2011 ist es aber ziemlich stabil. Abgesehen von der Hardware. REDUCE TO THE MAX - war mal ein Slogan bei einer bekannten Automarke.

Beste Grüsse - Erich