Drive + Metadaten für Dokumentenmanagement

[CharlyOli]

Guten Morgen zusammen,

ich möchte mit diesem Thema eure Meinung / Erfahrungen zu Drive in Bezug auf Dokumentenmanagement wissen.
Leider kann man in Drive nur Lables vergeben und keine eigenen Metadatenfelder um Dokumente wie Rechnungen usw. abzulegen.
Ja, ich weis, es gibt DMS Anwendungen wie (EcoDMS, usw.) aber ich möchte mit diesem Beitrag einfach mal eure Meinungen hören.

Wie legt ihr eure Dokumente auf der Synology ab? Einfach nur in Ordner + Label?

Freue mich auf eure Ideen.

Schon jetzt vielen Dank.

CharlyOli

 

[metalworker]

Normale Datein zubearbeiten einfach in passende Ordner .

Und Dokumente die nur Archiviert werden fliegen ins DMS

 

[CharlyOli]

Danke @metalworker
Welches DMS hast du im Einsatz?

 

[metalworker]

privat hab ich Paperless als Docker laufen.

 

[geimist]

Der Nachteil an den Drive-Labeln ist u.a. auch, dass sie User-gebunden sind. Ich wollte die damals auch mit synOCR setzen lassen, was sich so aber als unpraktikabel herausgestellt hat. Daher schreibt synOCR tags auch direkt ins PDF.
Ich lasse in der Regel nur in Jahresordner einsortieren und finde alles über die Volltextsuche.

 

[plang.pl]

Ich habe lange Zeit auch ohne DMS gearbeitet. Der Scanner schob aufs NAS, dann lief synOCR drüber. Mittlerweile setze ich aber auch auf paperless-NGX. Der Vorteil hier ist, dass die Dokumente weiterhin als "Klartext" im Dateisystem liegen

 

[geimist]

Der Vorteil hier ist, dass die Dokumente weiterhin als "Klartext" im Dateisystem liegen

Warum ist das ein Vorteil zu synOCR?

 

[ctrlaltdelete]

Paperless ngx

 

[plang.pl]

Warum ist das ein Vorteil zu synOCR?

Sorry war falsch ausgedrück. Ich meinte nicht, dass es ein Vorteil im Vergleich zu synOCR ist, sondern zu anderen DMS-Systemen.
Würd nie was gegen synOCR sagen
Verdammt geiles Tool und eine geile Arbeit von dir!
Hab ich tatsächlich parallel auch noch im Einsatz. Für Dokumente, die nicht ins DMS müssen

 

[geimist]

Nein, so war das auch nicht gemeint. Ich wollte es nur verstehen

 

[Monacum]

Hab ich tatsächlich parallel auch noch im Einsatz. Für Dokumente, die nicht ins DMS müssen

Same here Gibt genug Sachen, die man nicht Jahre braucht, die ich aber gerne digital und durchsuchbarhaben will. Ergo: Verarbeitung in synOCR. Deswegen werbe ich in der Signatur auch für synOCR und Paperless-ngx.

 

[CharlyOli]

Danke für die ganzen Tips! Paperless-ngx werde ich sofort mal ausprobieren! Das Einzige was ich noch nicht in paperless-ngx gefunden habe ist, wie man einem Dokument (z. B. Rechnung) einem Lieferanten zuweisen kann.
In der Regel suche ich nach "Rechnungen" vom "Lieferanten xy"

 

[ctrlaltdelete]

Den Lieferant als Korrespondent anlegen, aber er müsste ihn auch über den Namen des Lieferanten finden, aus der OCR Erkennung.

 

[Monacum]

Genau, oder aus der E-Mail-Adresse, wenn man PDF Dokumente aus E-Mails verarbeiten lässt.

 

[CharlyOli]

Stimmt, mach ich so. Eigene Felder kann man nicht anlegen, oder?

 

[Monacum]

Was meinst du mit eigenen Feldern? Du kannst die vorhandenen nutzen oder zusätzliche Informationen in die Notizen schreiben. Ist ein Lieferant für dich kein Korresponden?

 

[CharlyOli]

Ich meine benutzerdefinierte Felder je Dokumentart. Das kann z. B. bei Rechnungen die Rechnungsnummer und bei Bestellungen die Bestellnummer sein. Bin hauptberuflich Admin für ein DMS von d.velop zuständig und suche gerade eins für mich privat. Daher die Detailfragen. Lieferanten über Korrespondenten ist aber für mich völlig ausreichend!