Paperless NGX soll bestehenden Share als Speicher nutzen

[mirages.sidle_0n]

Hallo,

sollte es bereits einen Beitrag zu dem Thema geben, gerne verlinken. Ich habe gesucht, aber leider nichts gefunden

Ich möchte auf meinem Synology Paperless NGX installieren, weil ich es als sehr nützlich erachte.
Bisher habe ich alle meine Dateien auf meinem Share, schön sortiert, in Unterordnern abgelegt. Dies soll auch bitte so bleiben.
Nun möchte ich jedoch Paperless sozusagen on top installieren, sodass es auf meinen Share zugreift und diese Daten indexiert etc., die Dateien sollen da aber auch unverändert so liegen bleiben.

Jetzt die Frage: Ist das möglich, wie mache ich das und hat jemand Erfahrungen damit?

Vielen Dank schon einmal und liebe Grüße

 

[Monacum]

Das geht nicht. Paperless-ngx ist keine Dateiverwaltung für bestehende Dokumentenstrukturen, sondern ein Webinterface zur Verwaltung von Dokumenten. Der Trick ist, Paperless die Verwaltung durchführen zu lassen. Siehe auch

• Paperless Unterordner, Ordnerstruktur
• Paperless-ngx: Ein kurzer Erfahrungsbericht sowie ein erstes Resümee

 

[plang.pl]

Ich hatte mich auch lange gestreubt, dass paperless meine ganze Ordnerstruktur über den Haufen werfen wird. Letztendlich bin ich aber froh, meine olle und in die Jahre gekommene Ordnerstruktur durch so ein gut aufgestelltes System wie paperless ersetzt zu haben und möchte nicht wieder zurück.
Wenn man sich Dokumententypen und Korrespondenten sinnvoll anlegt, findet man die Dokumente auch in der Ordnerstruktur wieder. Wie paperless die Dokumente im Ordner ablegt, lässt sich ja festlegen.

 

[mirages.sidle_0n]

Ja das kann ich verstehen. Ich habe jedoch auch andere Daten in meinen Ordnern und möchte daher die Daten sozusagen an einem Platz lassen.

Oder wie hast du so etwas gelöst @plang.pl?

 

[Monacum]

Das funktioniert nicht, weil das zu Durcheinander führt. Entweder verwaltet Paperless-ngx alle Daten oder gar keine. Bestehende Dokumente müssen eingelesen werden, weil die Daten in der Dateistruktur nochmal in der Datenbank von Paperless-ngx hinterlegt werden und beides muss zueinander passen, sonst zerschießt man sich auf lange Sicht das ganze System.

Paperless-ngx ist kein Verwaltungsprogramm für die Dateiablage

 

[Tommes]

Ich habe jedoch auch andere Daten in meinen Ordnern…

Das kommt mir ziemlich bekannt vor, zumal ich das bis vor kurzem genauso gehandhabt hatte. Ich bin nun aber dazu über gegangen, alle Daten, die nicht mit einem .pdf enden, an einem anderen Ort zu speichern. Hauptsächlich handelte es sich dabei um Office-Dokumente wie z.B. Finanzplaner, Baufinanzierung, Zählerstände, diverser Schriftverkehr oder auch Infos zu meiner Netzwerk-Topologie. All dies ist nun in den Ordner /Büroorganisation gewandert. Das ganze hat auch den Vorteil, das alles zentral an einem Ort liegt und somit leicht(er) auffindbar ist. Teilweise wusste ich nämlich garnicht mehr, wo genau ich welche Datei abgelegt hatte bzw. das ich diese überhaupt noch besitze … Ich bräuchte demnach wohl eher ein Datei-Management-System und kein Dokumenten-Management-System

 

[mjth.ffb]

Servus zusammen,

ich hab PGNX noch nicht installiert, aber einiges schon gelesen. Nur mal so ein Gedanke:
Wenn der TE seine bestehende Ordnerstruktur nicht verwerfen will, kann er doch mit der Speicherpfad-Funktion in PNGX eine Kopie von dieser nachbilden. PGNX speichert ja die Dokumente in /media/documents. Hier werden dann die Ordner/Dateinamen gemäß Speicherpfad-Funktion abgelegt.

Bei mir hätte ich das z.B. so gemacht:
Fahrzeug/Auto/{current_year}{current_month}{current_day}-{document_type}-{correspondent}-{title}

für Fahrrad dann so:
Fahrzeug/Fahhrad/{current_year}{current_month}{current_day}-{document_type}-{correspondent}-{title}

schaut dann so aus: Fahrzeug/Auto/20240312-Rechnung-Firmablabla-Inspektion.

Will heißen, man könnte seine bestehende Ordnerstruktur in paperless nachbilden. Allerdings muss natürlich alles vorhanden neu gescannt oder bereits enthaltene Dokumente mit dem entsprechenden Speicherpfad versehen werden.

Und kann man den Pfad für Media nicht auf das bestehende share mappen lassen?

Lieg ich da jetzt ganz falsch oder würd`s so auch gehen?

Grüße aus dem nassen Süden

Mikey

 

[Tommes]

Antworten auf deine Fragen erhältst du u.a. in meinem, bereits von @Monacum verlinkten Thread *klick*

Kurz zusammengefasst. Man kann mit Paperless-ngx durchaus eine Ordnerstruktur abbilden, jedoch liegt die Kernkompetenz eher in der Verwaltung durchsuchbarer Dokumente. Daher ist es dem System zunächst ziemlich egal, wo genau das zu suchende Dokument liegt. Für die Pflege und Nachhaltigkeit der Ordnerstruktur ist man also selbst verantwortlich und man muss das auch konsequent und regelmäßig nachhalten. Daher sollte man sich wohl oder über für eine Methode entscheiden. Beides zusammen funktioniert nur rudimentär und in meinen Augen eher suboptimal.

 

[Monacum]

@mjth.ffb Ja das ist absolut richtig. Du kannst die Struktur nachbilden, musst aber bereits vorhandenes erst einmal einlesen, weil es noch nicht in der Datenbank vorhanden ist.