Mehrfachbearbeitung von Excel/Word-Dateien sperren

[FeZinger]

Hallo zusammen!

wir haben seit neuestem in unserem Betrieb die Synology Drive (Client) installiert. Dies soll uns ermöglichen, dass Mitarbeiter auch im Homeoffice auf alle Daten zugreifen können (Die Daten werden komplett gespiegelt/heruntergeladen). Im Betrieb selbst greifen wir an den Windowsrechnern direkt auf das Netzwerk zu. Im Home-Office dann eben über die Drive als Desktop-Version.

Das Problem ist nun:
Mehrfachbearbeitung einer Word oder Exceldatei muss unterbunden werden. Greifen zwei Personen direkt über das Netzwerk auf eine Datei zu so bekommt man die übliche Benachrichtigung, dass die Datei von Nutzer XY gesperrt ist. Ist die Datei aber durch einen Nutzer über das Netzwerk geöffnet erscheint über die Drive keine solche Benachrichtigung, sodass die Originaldatei 2x geöffnet und somit auch überschrieben werden kann, ohne dass man dies mitbekommt. Anders herum ist das genau so.

Mir ist aufgefallen, dass der Synology Drive Client die temporären Word/Excel Dateien (~$Dateiname) gar nicht syncronisiert. Über den Client habe ich bereits das Häkchen bei "Temporäre Dateien und Ordner synchronisieren" gesetzt. Das liefert aber keine Abhilfe.

Habt ihr eine Idee, wie dies behebbar ist, bzw. ob es überhaupt dafür eine Lösung gibt? Im Netz habe ich leider keine Lösung gefunden...

Besten Dank!

 

[ctrlaltdelete]

Soweit mir bekannt, kann das nur onedrive.
Edit: evtl. über VPN und normalem Netzlaufwerk, müsste man mal testen.

 

[w00dcu11er]

Via Drive nicht lösbar, da nur die letztgespeicherte Version beibehalten wird. Alle zuvor gespeicherten Versionen werden nicht behalten außer du stellst die Versionierung ein.

In dem Fall hilft dir nur eine SMB-Netzwerk-Einbindung. Das ist ohnehin auch sinnvoller meines Erachtens.

 

[Synchrotron]

Das Problem kann durch Versionierung nicht gelöst werden. Wenn 2 Benutzer parallel an der gleichen Datei Änderungen vornehmen, ergibt das keine aufeinander aufbauenden Versionen. Es ergibt logisch betrachtet einen Fork, also 2 neue Dateilinien, die von der jeweiligen Änderung ausgehen.

Das bekommt Drive nicht sortiert, weil es inhaltlich nicht stumpf passend gemacht werden kann.

Daher Zugriff auf Netzlaufwerke, und dann dort die Datei für alle anderen Benutzer verriegeln, sobald sie jemand geöffnet hat. Das führt dann auch dazu, dass man die Anwender dazu „erziehen“ muss, Dateien immer kurzfristig wieder frei zu geben, um sie nicht zu blockieren.

Es kommt Freude auf, wenn eine wichtige Datei auf einem Rechner geöffnet blieb, dessen Benutzer wahlweise auf Fernreise oder in einer mehrwöchigen Reha-Maßnahme steckt.

Abhilfe schaffen nur die Angebote der großen Cloud-Anbieter, bei denen die Dokumente selbst so aufgebaut sind, dass mehrere Benutzer parallel Änderungen vornehmen können, und das über die Cloud sofort synchronisiert wird. Das funktioniert aber immer nur innerhalb der jeweiligen Ökosysteme, nicht übergreifend. Bei einem Google DOC, das auf einem OneDrive gespeichert wurde, klappt es beispielsweise nicht. Oder beim Speicherort Synology ….

 

[FeZinger]

Vielen Dank für Eure Hilfe und Ratschläge! Dann versuchen wir das mal mit der VPN Lösung.

 

[erik7312]

Via Drive funktioniert das leider nicht, da bestimmte Zeichen nicht synchronisiert werden. So auch die Tilde am Beginn des Dateinamens der temporären Datei.

Wir haben uns dann auch eine Krücke bauen müssen: Da wir nur wenige gemeinsame Ordner haben, wo die Gefahr des Überschreibens besteht, gibt es in diesen Ordnern den Unterordner "wird gerade bearbeitet". Dort kommt die Datei hinein, wird bearbeitet und dann wieder rausgeschoben. Wirklich nur eine Krücke, aber für die speziellen Fälle eine Lösung.

Wenn es wirklich um die große Lösung geht, dann scheint mir ein VPN angebracht.