Paperless-ngx Paperless-ngx: Ein kurzer Erfahrungsbericht sowie ein erstes Resümee

[deltapapa]

Moin,
schöner Thread
Kurze Frage, ich habe folgende Struktur:
Pfade in Jahresnamen, also z.B. 2025
Dokumenttypen 16 (Rechnung, Vertrag, Beleg etc)
Tags 17 (Fahrzeuge, Haus, Dirk, Dörte, Timo etc.
Korrespondenten 18 (Tibber, Provinzial, LBS, Onlineshops, Amazon etc.)

Nun habe ich das Problem, das ich immer fleißig einscanne, und dann ehrlich gesagt immer brauche, um durch meine eigene Struktur durchzublicken.
Kurzum, ich möchte das Kürzer machen, also bei den Korrespondenten zB statt Tibber -> Stromanbieter
Aber eigentlich habe ich das ja in den Tags schon.

Habt ihr irgendwie einen Tipp für mich, möglichst einfach und simple die Sortierung zu erstellen? Die Pfade in Jahreszahlen würde ich gerne behalten.

Und nochwas: Wenn ich einscanne, werden meine Dokumente immer mit einscanndatum und einer lfd Nr versehen. Ich muss die dann immer von Hand umbennnen, z.B. in Rechnung-Tibber-15.01.2025
Das muss doch auch irgendwie automatisch gehen oder? Und kann man das nachträglich machen lassen? Habe hier sowas gelesen: https://www.digitalisierung-mit-kop...zB2F-SKQH8dSSR2mwxhAoJ0grNvdbiZCkHKSOfzJgFffX
Habe PNGX mit Portainer aufgesetzt

Vielen Dank,
deltapapa

 

[Donjermas]

Nabend zusammen,

es muss doch nur einen möglichst hohen WAF haben.

Das erhoffe ich mir von paperless-ngx. Und dass ich nicht mehr manuell jedes Dokument durch die OCR Software jagen und ablegen muss. Mittlerweile ist die simple Verwaltung in Verzeichnissen nicht mehr zielführend. Auch, wenn man in digitalen Untnerlagen schneller etwas findet, als in Leitzordnern.

WAF FTW!

 

[Kachelkaiser]

möglichst hohen WAF haben

Hmm wobei da zu überlegen ist, ob nicht die klassischen Ordner eher den WAF erreichen, weil man sich da nicht umgewöhnen muss.

Deshalb gibt es für dieses Problem

manuell jedes Dokument durch die OCR Software jagen und ablegen muss

ja das hier
https://www.synology-forum.de/threads/synocr-gui-fuer-ocrmypdf.99647/

 

[FricklerAtHome]

Ich bin nun auch im familiären Produktivbereich auf paperless-ngx umgestiegen, bei mir mit Proxmox, Tika und Gotenberg. Scanner stinknormaler HP Officejet Pro. 4 Personen Haushalt, keinerlei definierten Strukturen (Ordner, Korrosponenten etc.). Aktuell etwas mehr als 500 Dokumente (PDF, üblicher Office Kram etc).
Damit die WAF's sich wohlfühlen waren für sie nur 3 Dinge neu zu lernen:
1 Papier in den automatischen Vorlageneinzug des Scanner einlegen und den Scan entweder mit "Digi-Leitz Privat" oder mit "Digi-Leitz Geschäft" auslösen. Danach "Altpapier" aus dem Scanner-Auswurf entsorgen.
2 Dokument für Paperless kommt per Mail-Anhang. Einfach die Mail an digi-leitz@<meine-domain>.de auf unseren lokalen Mailserver weiterleiten (also keinerlei Vorselection im Mail-Client). Alle Mails, auch die Anhänge, werden sowieso seit Jahren zusätzlich mit einem kommerziellen Programm archiviert.
3 jeder User hat einen hübsch benannten Desktop-Link mit dem er/sie direkt den Consume-Ordner füttern kann
Alle haben Zugang zum paperless-Webportal.

Und was passiert? Zu 98% bleibt das Ganze im idle-Zustand. Das bedeutet es kommen täglich neue Dokumente (99% Papiergebunden) hinzu, aber die Nachfrage nach diesen ist eher sporadisch. Z.B.: Rechnungen werden halt abgeheftet, man braucht sie aber in der Regel nur noch mal für Reklamationen oder die Steuer. Die Frequenz ist also gering und nimmt mit laufender Zeit auch noch ab. Bei uns funktioniert das FINDEN dieser Dokumente über die WebGui bisher zu 100% verläßlich und schweineschnell, auch bei meinen Mädels (da war die "Google-Suche" eine gute Lehrerin).
Seitdem ist die von meiner Frau geliebte "Ablage" spätestens nach einer Woche leer und der Papierkorb entsprechend voll. Der Stand der weiter bestehenden Papier-Ordner wächst nur noch gering und übersichtlich, denn egal was man unternimmt einiges muss auch bei uns im Original (und wenn auch nur für die Nachfahren) erhalten bleiben.
Zunehmende Digitalisierung bedeutet bei uns also im wesentlichen eine komplexe Erleichterung bei den Fragen "Aufräumen" und "Entrümpeln"

F@H

 

[Kachelkaiser]

Dokument für Paperless kommt per Mail-Anhang

Warum machst du das per Mail? Wegen der Archivierung? Müsste doch auch mit Scan an SMB gehen oder?

 

[FricklerAtHome]

Die Datei kommt per Mail als Anhang von aussen, so muss ich das nicht erst downloaden oder öffnen und umkopieren, einfach weiterleiten an den digi-leitz knecht und gut ist. Kein wechsel der Anwendung für den benutzer nur ein Klick "weiterleiten" 2 Buchstaben für den adressaten (zumindest ist er dann schon vorgeschlagen) absenden und gut ist! Das geht auch sehr gut vom Handy!

 

[Kachelkaiser]

ah jetzt. Hatte das so verstanden, dass du vom OfficeJet ne Mail versendest. Aber du meinst, wenn eine Mail kommt, dann wird sie einfach weitergeleitet.

 

[FricklerAtHome]

Noch was zum Schmunzeln:

meine Frau hat jetzt herausgefunden das sie den "Workflow Papier-Digitalisierung" auch neu interpretieren kann! Sie hat mit dem Handy bei einer Freundin ein Kuchenrezept fotografiert und das Bild als Anhang per Mail an unseren Digi-Leitz gesendet. Wurde dort prompt verarbeitet (incl. OCR). Zuhause hat sie das Ding dann in der Paperless-WebGui ausgewählt, ausgedruckt und in ihren "Rezepte-Leitz" abgeheftet.
Auf die Frage warum, gab es die Antwort: Ist halt super praktisch!

F@H

 

[Kachelkaiser]

ausgedruckt und in ihren "Rezepte-Leitz" abgeheftet.

ist das dann umgedrehte Digitalisierung? Analogisierung? Hier ist wohl noch ein neues Projekt wie z.B. Mealie notwendig. Los gehts

 

[Fraggle]

Dokumente, die ich mit meinem Dokumentenscanner (Brother ADS-1800W) einscanne, werden übers Netzwerk an meine DS224+ gesendet und dort von synOCR empfangen und verwurstet.

Hallo Tommes (der Tommes, den manvon Linux News kennt? )
der Dokumentenscanner, den Du verwendest, kann man den standalone verwenden? Sprich, er legt die Dokumente ohne einen PC zu benötigen auf der Syno ab? Wie leicht war die Einrichtung? Genau so etwas suche ich nämlich.
Danke schon mal für eine Antwort.

 

[wegomyway]

Auch wenn ich nicht @Tommes bin und den ADS1700er (Vorgänger) nutze, beide können ohne PC, standalone, die Dokumente auf das NAS scannen. Einrichtung, je nachdem wie das Wissen vorhanden ist, ist zu packen. Ist kein Hexenwerk.

 

[plang.pl]

Ja, der kann das. Aber nein, auch ich bin nicht @Tommes
Ich hatte zu dem Vorgänger (den gleichen wie @wegomyway ) mal einen Erfahrungsbericht geschrieben: https://www.synology-forum.de/threads/dokumentenscanner-die-qual-der-wahl.117706/post-970911
Der 1800 kann quasi nur etwas schneller scannen und per USB-C statt 230 Volt betrieben werden, wenn ich das richtig im Kopf habe. Also gilt das, was ich dort geschrieben habe immer noch zu fast 100%

 

[Tommes]

Hi!

Hallo Tommes (der Tommes, den manvon Linux News kennt? )

Ähm ... nö. Ich bin wohl nicht DER Tommes von Linux News, auch wenn ich Windows seit längerem abgeschworen und auf Linux (Mint) umgesattelt habe.

Sowohl der ADS-1700W als auch der ADS-1800W, den ich derzeit nutze, können Scans unter anderem im Netzwerk per FTP bzw. SMB oder lokal auf einem angeschlossenen USB-Stick speichern. Du kannst den Scanner also auch stand-alone verwenden. Der ADS-1800W kann, wie @plang.pl bereits vermutete, sogar mit einer entsprechenden Powerbank betrieben werden, da er über einen USB-C-Anschluss als Stromversorgung verfügt. Damit bist du also absolut autark.

Die Einrichtung des Scanners ist prinzipiell einfach, auch wenn die WebUI vom Design und der Haptik her irgendwo in den frühen 2000ern steckengeblieben ist. Es ist aber wie mit allem. Du musst dich damit ein wenig auseinandersetzen und vielleicht auch ein wenig herumprobieren, bis alles so läuft, wie du es möchtest. Am Anfang ist alles immer schwer und kompliziert. Wenn man aber erst einmal verstanden hat, worum es geht, ist es einfach.

Mittlerweile laufen bei mir gescannte Dokumente zunächst per SMB in einem definierten Eingangsordner auf meinem NAS ein. Wenn ich mit dem Scan-Ergebnis zufrieden bin, werfe ich es Paperless-ngx zum Fraß vor und der Drops ist gelutscht. Und ja.... mittlerweile sind Paperless-ngx und ich (gezwungenermaßen) ganz gute Freunde geworden, um mein papierloses Büro zu verwalten. Gezwungenermaßen deshalb, weil Paperless-ngx bei mit auf einem UGREEN DXP2800 NAS läuft, wo mir leider kein synOCR zur Verfügung steht. Aber gut... es läuft!

Tommes

 

[plang.pl]

Das OCR von synOCR basiert ja auf einem Docker-Container von ocrmypdf. Man kann sich also relativ einfach ein Script basteln, was die Funktionen von synOCR weitestgehend nachbildet. Die Benennung mal ausgeschlossen
Aber ja, ich bin auch bei paperless. Und da scanne ich direkt hin zum Verarbeiten

 

[Tommes]

Ich konnte @geimist bisher noch nicht dazu überreden synOCR komplett nach Docker zu portieren. Und mittlerweile verliere ich ein wenig die Lust herumzuexperimentieren. Von daher blieb mir nichts anderes übrig, als mich mit Paperless-ngx anzufreunden.

Und da scanne ich direkt hin zum Verarbeiten

Habe ich anfangs auch so gemacht. Mich hat halt nur geärgert, das wenn z.B. ein Blatt schief eingezogen wurde, oder sich der Scanner statt einer Seite, gleich zwei oder drei schnappt (was durchaus mal vorkommen kann), ich die konsumierten Dokumente wieder aus Paperless-ngx rau schmeißen musste. Daher laufen bei mir alle Scans zunächst in einem separaten Ordner ein, checke dann kurz, ob ich mit dem Ergebnis zufieden bin und leite es erst dann an Paperless weiter. Aber natürlich... jeder so wie er mag.

 

[geimist]

Ich konnte @geimist bisher noch nicht dazu überreden synOCR komplett nach Docker zu portieren.

Neben der Zeit, das mal umzustellen, weiß ich noch nicht, wie ich folgendes galant umsetzen würde:

• Über die YAML-Regeln können beliebige Zielorte im Benutzerdateisystem angesprochen werden. Bei einem Dockercontainer müsste man bereits vorher wissen, welche Ordner in den Container gemappt werden sollen.
• Darüber hinaus nutzt synOCR das DSM Berechtigungssystem. Auch hierfür müsste man eine Alternative finden – ggf. über Synology SSO.

Über kurz oder lang wird der Weg schon dahin gehen. Wer weiß, welche Steine mit einem zukünftigen DSM8 wieder auf dem Weg liegen …

 

[Tommes]

OffTopic: Ich bin sicherlich kein Docker-Experte und maße mir daher auch nicht an, zu behaupten, dass es einfach ist – zumal ich selbst nur an der Oberfläche kratze. Aber ich habe meine App LogAnalysis aus einer Laune heraus mehr oder weniger erfolgreich nach Docker portiert. Das Potenzial wäre also da. Aber natürlich ist das nicht mal eben gemacht und erfordert mehr Hintergrundwissen, als ich vorweisen kann.

 

[Fraggle]

Danke an @Tommes @plang.pl @wegomyway
Interessanterweise sah ich den 1800 sogar günstiger als den 1700.

 

[plang.pl]

Dürfte normal sein. 1700er wird ja nicht mehr produziert

 

[SOVR]

Hallo zusammen,

ich habe Paperless-ngx erfolgreich auf meiner Synology installiert und erste Korrespondenten, Tags sowie Dokumente eingelesen.
Grundsätzlich läuft das System stabil und überzeugt durch die automatische Erkennung von Datum, Korrespondent und Tags inklusive Umbenennung der Dateien.

Aktuell beschäftige ich mich mit dem Thema Backup und Wiederherstellung.
Dabei sind für mich noch folgende Punkte unklar:
• korrektes Datenbank-Backup (Dump), idealerweise getrennt von den Dokumenten
• notwendige Berechtigungen und Konfigurationen für einen vollständigen Restore
• empfohlene Vorgehensweise bei einem Neuaufsetzen des Containers oder Systemwechsels

Da ich im Fehlerfall sicherstellen möchte, dass eine vollständige Wiederherstellung möglich ist, zögere ich derzeit noch mit dem produktiven Einsatz.

Frage:
Gibt es für macOS eine Anwendung, die den Workflow der Dokumentenanalyse und automatischen Umbenennung ähnlich abbildet (also Anzeige des Dokuments auf einer Seite und Darstellung der gefundenen aber anpassbaren Informationen auf der anderen Seite?

Alternatives Ziel wäre, meinen bisherigen Workflow mit Hazel und einer bestehenden Ordnerstruktur zu vereinfachen, ohne gleich auf eine vollständige Serverlösung setzen zu müssen.

VG