Private Dokumente verwalten

[ebusynsyn]

Hallo Stephan

Immer wenn der Profi sagt: "Einfach mal dies oder das..." ist mit zusätzlichen Schritten, besonderen Eingaben oder "das ist doch klar, dass das auch noch gemacht werden muss" zu rechnen um ein Ziel zu erreichen Aber ich nehmen Deinen Rat an und werde mal eben das SPK herunterladen und schauen was sich ergibt. Gegebenenfalls melde ich mich dann wieder und nehme Deine Angebot zur Hilfe an.

Beste Grüsse, Erich

 

[geimist]

Es gibt in der Tat noch einen weiteren Schritt durchzuführen, aber der unterscheidet sich nicht davon, wenn synOCR über cphub geladen würde. Man muss im Aufgabenplaner eine Aufgabe anlegen. Alle Schritte sind einzeln HIER aufgeführt. Ich habe es versucht so zu machen, dass es wirklich JEDER schaffen kann. Dafür ist das Paket da!

 

[ebusynsyn]

Aha... wusst ich's doch Danke für den Hinweis/Link.

Und ich möchte an dieser Stelle schon noch erwähnen, dass ich Deine/Eure Arbeit auf keinen Fall schmälern möchte. Im Gegenteil. Ich habe grossen Respekt vor all jenen, die für Kaisers-Bart so eine Arbeit vollbringen und über Jahre hegen und pflegen damit andere davon profitieren können. Auch scheue ich nicht davor zurück, gelegentlich und mit Augenmass Geld an Entwickler zu überweisen um deren Arbeit zu unterstützen.

Beste Grüsse, Erich

 

[Spacewalker93]

Hallo zusammen,
da ich mich auch gerade mit dem Thema beschäftige und es vielleicht für den ein oder anderen ebenfalls hilfreich sein könnte, wollte ich auf folgenden Blogartikel zum Thema Tags bzw. Schlagwörter verweisen. https://www.docutain.de/Blogartikel/Schlagwoerter

Den Ansatz von Docutain Dokumente mit Schlagwörtern zu organisieren, welche quasi als Ordner fungieren, aber beliebig kombiniert werden können, finde ich sehr interessant. Hat den Vorteil nichts doppelt ablegen zu müssen. Die Anwendung speichert zudem lokal auf dem Gerät oder optional in einer Cloud nach Wahl. Habe dies auch bereits getestet und bin bisher recht zufrieden.

Viele Grüße
Mika

Arbeite ebenfalls mit der Docutain Windows Version und kann es empfehlen. Ist übersichtlich aufgebaut und von den Funktionen auch nicht "over-engineered".

 

[Ulfhednir]

@Spacewalker93 was zahlt man hierfür? Kann nur etwas von kostenloser 14 tägiger Probezeit lesen.

 

[spatzimatzi]

Ein Hallo in die Runde,
habe mir in der Zwischenzeit ein Konzept für meine Dokumente ersonnen und auch umgesetzt.
Grundsächlich liegen meine Dokumente nicht in einem Dokumenten-Verwaltungssystem sondern in einem "Gemeinsamen Ordner" mit vielen Unterverzeichnissen. Der Vorteil: Die einzelnen Dokumente sind gruppiert und lassen sich schnell finden. Die Dateinamen beginnen immer mit einem Erstellungsdatum im Format JJJJ-MM-TT aus dem Dokument. Niemals das Scan-Datum oder das Anlagedatum. Zum Suchen werden gezielt wichtige Informationen im Dateinamen hinterlegt. Leider ist die Dateinamen-Länge begrenzt.
Der Clou bei der Verwaltung ist aber der Einsatz von bestimmten Kennungen, die mit Perl-Programmen ausgewertet werden.
Dadurch bekomme ich z.B. Meldungen auf mein Handy oder bestimmte Gruppen landen in bestimmten Verzeichnissen oder Dateien. Dort kann ich dann weitere Schritte einleiten. Es ist einfach alles möglich. Und über den Aufgabenplaner kann jeder Job automatisiert werden. So wie ich es brauche.
Einige Kennungen:
- Finanzamt #FA#2019,2020# Eine Rechnung für Gas soll anteilig für 2019 und 2020 dem Finanzamt vorgelegt werden
- Wiedervorlage: #WV#20220528,3# Das Dokument wird mir am 28. Mai 2022 vorgelegt und an den 3 Tagen vorher ebenso
- Verfallsdatum: #VD#A2022# Ende 2022 wird das Dokument automatisch auf fremde Datenträger archiviert werden. Danach erfolgt die Löschung
- Kein Original vorhanden: #KO# Das Original wurde gescannt und anschließend vernichtet.

Selbstverständlich können die Kennungen auch gemischt werden.
Befürchtungen, der Dateiname wird durch die Kennungen zu lang, sind bei meiner Vorgehensweise unbegründet.
Im Moment habe ich 12 Kennungen, die jedoch beliebig erweitert werden können.

Sicherlich mögen einige mein System negativ einschätzen. Aber für meine Einsatzzwecke ist es topp. Schön ist auch, dass ich Veränderungen am System sofort umsetzen kann.
Was mir noch fehlt:
- Die gescannten Dokumente sollten durchsuchbar sein
- Die Dokumente sollen im Batch ausgedruckt werden. Alle Dokumente fürs Finanzamt werden automatisch gefunden und auch direkt ausgedruckt
Je nach Drucker ist das Thema in wenigen Minuten erledigt

Viele Grüße
spatzimatzi

 

[geimist]

Und wie setzt du die Kennungen um? Rein manuell?

Auch wenn du dir das automatische Taggen / Umbenennen nicht zusagt, könntest du synOCR auch zum ausschließlichen OCRen konfigurieren.

 

[spatzimatzi]

Hallo geimist,
nach dem Scannen des Dokumentes wird der Dateiname bestimmt und am Dateinamen-Ende wird die Kennung gesetzt.
Seltener kommt es vor, dass mehrere Kennungen aufgenommen werden.
Selbstverständlich können auch Kennungen per Perl-Script herausgenommen oder verändert werden. Man ist topp-variabel.

Viele Grüße
spatzimatzi

 

[geimist]

Ja, aber machst du das alles händisch?

 

[spatzimatzi]

Hallo geimist,
dieses Verfahren setze ich ausschließlich im privaten Bereich ein.
In der Regel kommt ein Dokument rein. Eine Rechnung für Strom. Diese lege ich auf meinen Multifunktionsdrucker und scanne direkt auf die NAS.
Das Original hefte ich ab. Chronologisch. Oder ich werfe das Original weg. Natürlich keine Rechnung!
Einmal die Woche verarbeite ich die Scanns. Oder auch sofort. Wenn ich es sofort mache, dann ist das Problem halt vom Tisch. Gebe an Hand des Inhaltes dem Scan einen Namen, tagge so weit wie möglich und verpasse noch eine Kennung (sofern nötig). Mehr nicht. Natürlich Handarbeit. Im Privathaushalt kein Problem. In diesem Beispiel mit der Stromrechnung bekommt das Dokument 2 Kennungen
1. #FA#2022,2023# Steuerlich anrechnen lassen in 2022 und einen Teil in 2023
2. #WV#20220605# Am 5.6.2022 bekomme ich eine Meldung, dass noch die Rechnung bezahlt werden muss. Zahle ich sofort mit Termin 5.6.2022, dann kann man auf die Kennung verzichten. Hat man viele Rechnungen in der Woche und auch einen bestimmten Überweisungs-Tag, dann kann man alle Rechnungen auf dieses Datum setzen.

Nach dem 5.6.2022 wird die Kennung automatisch entfernt. Oder die Kennung bleibt stehen. Das macht ein Cron-Job Du bestimmst über die Jobs das Verhalten in den Dokumenten

Viele Grüße
spatzimatzi

 

[Spacewalker93]

@Spacewalker93 was zahlt man hierfür? Kann nur etwas von kostenloser 14 tägiger Probezeit lesen.

Ich zahle für das Jahresabo 24,99€. Gibt auch ein Monatsabo, was für mich aber Quatsch ist und auch teurer im Verhältnis zum Jahresabo.

 

[ebusynsyn]

Wie weiter oben beschrieben, verwalte ich meine Dokumente mit den Bordmitteln der Synology. Dazu gehören auch die Vergabe von Schlagwörtern. In der Zwischenzeit habe ich @geimist auch synOCR in Betrieb genommen und es läuft so wie ich es mir vorstelle.

Aktuell bewegt mir die Fragestellung, ob es irgendwie möglich ist, in der Finder-Suche meines MacBooksPro die in Drive vergebenen Schlagwörter/Tags zu nutzen. Dies brächte mir den Vorteil, dass ich für eine schnelle Suche nach einem Dokument mich nicht via Browser auf der Syno anmelden müsste. Die PDF Ablage auf der Synology wird mit meinem MBP synchronisiert.

In den weiten des Internets habe ich nichts dazu gefunden. Ich nehme mal an, dass das nicht möglich ist. Vermutlich weil es halt doch zwei unterschiedliche Betriebssysteme sind, die solche Feinheiten nicht untereinander austauschen.

Denn wie ich auch herausgefunden habe, werden Schlagwörter, die ich im Finder meinen PDFs vergebe in Drive nicht angezeigt, obwohl nach jeder Vergabe eine kurze Synchronisation stattfindet.

Hat allenfalls jemand andere Erfahrungen gemacht? Gibt es eine Möglichkeit die Schlagwörter/Tags Systemübergreifend (Drive <> Mac OS X) zu nutzen?

 

[geimist]

Aktuell bewegt mir die Fragestellung, ob es irgendwie möglich ist, in der Finder-Suche meines MacBooksPro die in Drive vergebenen Schlagwörter/Tags zu nutzen. Dies brächte mir den Vorteil, dass ich für eine schnelle Suche nach einem Dokument mich nicht via Browser auf der Syno anmelden müsste.

Wenn man im Finder in der Netzwerkfreigabe (SMB) der Diskstation sucht, wird auch der Index der Diskstation einbezogen. Sofern du die Ordner mit den PDF-Dateien auch in den Dokumentindex einbezogen hast, solltest du schonmal die Volltextsuche verwenden können. Ob Universal Search auch PDF-Tags findet, hab ich jetzt nicht getestet (bei Dokument Indizierung).

 

[ebusynsyn]

@geimist

Hallo Stephan.

Vielen Dank für den Tipp.

Ja, die Ordner auf der Syno sind in den Dokumentenindex einbezogen. Muss mal prüfen, ob dort noch zusätzliche Einstellungen möglich sind und zum Beispiel die Tags einzubeziehen.

Die Volltextsuche (Finder native und auch Houdahspot) funktioniert lokal im mit der Syno synchronisierten Ordnern einwandfrei und schnell.

Jedoch werden die Tags die in Drive vergeben wurden, im Finder weder bei den synchronisierten, noch den via SMB verbundenen Ordnern/PDFs angezeigt.

Der Plan wäre, dass ich zwei bestimmte Dokumentenarten mit entsprechendem Tags am Mac checken kann, ohne mich jedesmal an der Syno anzumelden. Alternativ zum Tag könnte ich zwei unterschiedliche Ordner verwenden, in welchen die betreffenden Dokumente drin sind um ab und an ein Auge drauf zu haben.

Eine weitere Alternative ist natürlich die Drive-App am iPhone. Dort werden ja dann die Drive-getaggten Dokumente angezeigt. Heisst, kurz ein Blick ins iPhone und weiter...

Primär verwalte ich meine Dokumente via Drive. Am Mac sollte eigentlich nur ein Spiegel davon sein, mit gewissen Annehmlichkeiten wie zum Beispiel eine kurze Übersicht über die oben erwähnten speziellen Dokumente ohne Anmeldung an der Syno.

Beste Grüsse
Erich

 

[w00dcu11er]

Jedoch werden die Tags die in Drive vergeben wurden, im Finder weder bei den synchronisierten, noch den via SMB verbundenen Ordnern/PDFs angezeigt.

Das ist leider nicht möglich, hatte damals auch die gleiche Idee ... Aber mit der Volltextsuche geht es eig. wunderbar und kann beinahe die Tags vergessen machen, aber "Steuerunterlagen 2022" - da wäre es sicher schon fein, so ein (plattformunabhängiges) System zu haben. Aus dem Grund bin ich bei paperless-ngx gelandet.
Das kann alles wunderbar, nur eben via WebGUI (da kann man auch gleich via drive.example.com lösen - stimmt!) und die Dateien werden "kopiert" und in eigene Ordner-Strukturen abgelegt.

 

[ebusynsyn]

@w00dcu11er

Plattformunabhängig - oder wie ich manchmal zu sagen pflege die "Eierlegendewollmilchsau" gibt es nunmal nicht.

Paperless_ngx hatte ich auch mehrere Wochen in Betrieb. Aber eben... eigene Ordnerstruktur, WebGUI. Mit Drive kann ich sowohl meine Dokumente verwalten und gleich noch Dokumente erstellen (Tabellen, Dokumente etc.) Das ist eben schon fein.

Und dazu kommt noch die Sicherheit. Drive nutzt die Synology-internen Sicherheitsmechanismen, wogegen die im Docker laufenden Apps nicht davon profitieren. Da ich mein NAS von extern erreichbar habe, habe ich gefühlt (oder effektiv) die *höhere/besser Sicherheit mit Drive als mit Paperless oder anderen im Docker laufenden Apps die von extern erreichbar sein sollen.

Beste Grüsse
Erich

*Hoffe, dass ich nun keinen Aufschrei bei den Experten verursache... oder wenn doch, dass ich es nicht höre