Papierloses Büro - Voraussetzungen, Workflow, Empfehlungen?

[Eugen S]

Hallo Leute.

Ich bin der Eugen ?

Bin neu hier und habe voller Staunen hier gelesen. Echt interesant das Thema und eure Ideen.

Ich will bei uns auch alles auf Paperless umstellen und hab mich für eine DS920+, als Basis für das vorhaben entschiededen. Muss nur noch gekauft werden ?

Wollte mich erst gründlich informieren und dann für die Hardware entscheiden. Wobei die DS recht schnell feststand. Mit dem Scanner bin ich mir noch immer nicht sicher.


Den Workflow habe ich mir wie folgt gedacht.

Ich möchte gerne einen Scanner der ohne Rechneranbindung direkt auf die DS scannt.
Es soll alles ohne Cloudanbindung funktionieren und soweit es geht automatisiert ablaufen.
Die DS ist die Zentrale für alles. Die Daten sollen auch schnell wieder verfügbar sein. Über die PC´s die wir zu hause im Netzwerk haben und die Smartphones.
Es sind bei uns nur 2 Benutzer die auf alles zugriff haben sollen und von den beiden Personen alle Dokumente und Unterlagen aus der Vergangenheit und die in der Zukunft kommenden digitalisiert werden sollen.
Meine Frau ist so gar nicht IT und Tech affin, im gegensatz zu mir. Also soll alles so einfach wie möglich und so übersichtlich wie möglich funktionieren und ablaufen. Wenn die Einrichtung kompliziert ist, ist das nicht schlimm (ich habe spaß daran), wenn es eingerichtet ist soll es sehr Benutzer freundlich sein. Was als Anspruch ganz gut ist denn ich verrenne mich oft in was und merke garnicht das die Lösung für jemand anders als mich recht umständlich ist.
Wir wollen alles Digitalisieren. Auch Ausweise und Karten, wie ADAC Clubkarte oder Krankenkassenkarte. Fahrzeugpapiere. Versicherungspolicen usw. Um auf die Dokumente auch über Smartphone immer zugreifen zu können. Z.B Im Ausland, oder inland die Geldbörbe verloren, dann kann man sich noch mit dem Bild auf dem Smartpone (Dokument liegt auf der DS) ausweisen. Oder wir haben Fahrzeugpapiere über das Smartphone immer verfügbar. Idealerweise haben wir nur noch einen Ordner zu hause mit den Wichtigsten Dokumten. Die aber auch eingescannt auf der DS liegen. Diesen Ordner könnten wir dann eventuell in ein Bankschließfach legen, mir einer Externen Festplatte wo das Backup der DS drauf ist.
Wie macht ihr das?

Nachdem alles digitalisiert worden ist, und wir enen Brief bekommen oder sonst ein Schreiben haben, Gehaltsnachweise usw das auf die DS soll, sowie Rechnungen Kassenbons von Einkäufen usw, einfach in den Scanner und danach das Papierstück vernichten.
Wie macht ihr das mir den eingescannten Dokumenten? Sowas wie einen Fahrzeugbrief und eine Geburtsurkunde ist klar, die werden nicht vernichtet. Was sollte man noch lieber nicht vernichten?

Eine Automatische sortierung wäre da ganz nett. Dafür wäre ecoDMS gut, aber bin mir noch nicht zu 100% sicher. Ist eine menge Arbeit die Software einzurichten aber ist natürlich auch ein riesen Benefit wenn das ding so läuft wie man es sich vorstellt. Und die Frage ist ob die Daten dann auch von Unterwegs über die Smartpones verfügbar sind.
Alternativ hatte ich auch überlegt einfach eine Ordnerstruktur auf der DS anzulegen und über synOCR die PDF´s durchsuchbar zu machen und dann selbst einsortieren.
Kann man bei nutzung von ecoDMS von Unterwegs auch auf die Dokumente zugreifen? Über Smartpone? Oder nur auf die aus ecoDMS exportierten Daten?

Dazu habe ich mich in das Therma Kassenzettelmanagment verbissen. Finde den Gedanken ein eigescannten Kassenbon automatisch auswerten zu lassen echt klasse.
Also das eine Software den Inhalt (die Dinge die Ich haben möchte, wie Geschäft, Datum Betrag, eventuell die Enzelnen Posten auf dem Kassenbon, Kartenzahlung oder Bar) extrahiert und mir bereitstellt das ich es auswerten kann. Wann ich wo wieviel ausgegeben habe das letze Jahr. Am besten in eine Exceltabelle exportierbar, oder als visuelle Auswertung in des Software.
Stelle es mir so vor das wir immer nach dem Einkaufen den Kassenbon durch den Scanner jagen (danach vernichten) und es werden automatisch die Informationen extrahiert und gespeichert. Oder zur not Sortiere ich die Informationen selbst, nachdem die extrahiert worden sind.
Es gibt da wohl eine Software von Scansnap (ScanSnapReceipt) die das do macht, oder von Brother die BRReceipt. Sind auch offline soweit ich weiß.
Aber ich habe da, bis auf ein paar kostenpflichtige online Lösungen, nix zu dem Thema gefunden. Gibt ein paar Apps die das umsetzen aber in mochte es auf dem PC haben. App wäre ein Bonus. Hab aber 0 Erfahrung damit und gibt auch kaum was dazu im Netz zu finden. Scheint den Leuten wohl nicht so wichtig zu sein.
Kann ecoDMS das mit den Kassenbons auslesen und auswerten? Gibt es alternative Software die das kann?
Wie macht ihr das mit den Kassenbons?


Zur Hardare:
Die 4Bay DS mit 4 mal 4 TB WD Red Plus Platten im Raid 10 verbund sollten da eine gewisse Sicherheit bringen. Die DS wird natürlich regelmäßig geBackupt.
Scanner bin ich mir wie erwähnt noch nicht sicher.
Hatte erst einige von Epson auf dem Schirm, die dann aber rausgefallen sind weil mit den nicht auf die DS gescannt werden kann. Zumindest bei denen die ich in Betracht gezogen hatte.
Dann dachte ich mir das einige der Fujitsu ScanSnap Geräte eine Lösung wären aber die Scannen über eine Cloud in die DS und das will ich auch nicht. Will alles innerhalb meiner 4 Wände halten.
Bei den von Brother bin ich bisher auch hängen geblieben. Die nutzen einige von euch ja auch. Ich hatte den ADS 1700W ins Auge gefasst.
Spricht was gegen den? Oder ist der ADS-2400N viel besser?
Im Grunde muss es doch nur ein Scanner sein der zuverlässing funktioniert und direkt auf der DS speichert. Duplex und automatischer einzug wäre auch ganz gut, bei größeren Mengen an Dokumenten. Oder?

Kann leider bei keinem Thema aus erfahrung berichten. Mein Wissensstand ist nur durch lesen in Foren und Rezesionen der Hardware und Beiträge zu den Themen entstanden. Hoffe dadurch einen fehlkauf zu vermeiden und natürlich das Projekt von vorne rein so gut wie es geht zu durchdenken.
Die Sache ist, je mehr ich lese zu dem Thema deso mehr Ideen bekomme ich um das Projekt zu erweitern. Nachdem Motto wenn ich schon dabei bin dann könnte ich das ja auch noch machen. Kann leider auch ausufern. Wäre am besten wenn ich einfach schon mal etwas an Hardware besorge und loslege. Will noch auf den Black Friday warten, in der Hoffnung vieleicht noch den einen oder anderen € zu sparen.

Sorry für den riesen Text Leute. Hab versucht einigermaßen strukturiert meine Gedanken rüber zu bringen. Ich hoffe ihr versteht mich ein wenig.

Bin gespannt welche Meinung ihr zu meinen Ideen habt und bedanke mich schon mal im voraus für eure Tips und anregungen.

Gruß Eugen

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[servilianus]

Zäumen wir das Pferd mal von hinten auf.

Scanner:
Ich persönlich verwende in meinem Unternehmen mit vier Standorten überall den ADS-2400N. Der ist per LAN mit dem Netzwerk verbunden. Damit werden sämtliche Belege per ftp direkt in den Ordner ecoDMS-Eingangsordner scaninput geschrieben, wo ecoDMS dann die weitere Verarbeitung übernimmt. Ich bin mit dem ADS-2400N extrem zufrieden, sehr zuverlässig, Vorder- und Rückseite, sehr gute Qualität.
Eine "Cloud"-Lösung ist überhaupt nicht nötig.
Mit WLAN-Scanner habe ich keine Erfahrung, würde aber aufgrund der Stabilität der Datenübertragung immer eine verkabelte LAN-Lösung bevorzugen.

Hardware:
Die reicht für Deine Zwecke vollkommen aus.

Kassenzettelmanagement:
Es ist mit ecoDMS kein Problem, entsprechende Vorlagen zu konzipieren, mit denen Kassenzettel automatisch ausgelesen, kategorisiert und dann archiviert werden. Dies auch ohne manuelle Verarbeitung. Also in den Scanner einlegen, Knopf drücken, alles weitere passiert dann automatisch und der Kassenzettel wird dann mit den entsprechenden Werten ausgelesen und archiviert. Aber: Der Weg, bis dies so vollautomatisch passiert, ist Trial-and-Error. Man muss viel ausprobieren, bis dies so wie gewünscht vollautomatisch verläuft (weil sich jeder Kassenzettel je nach Supermarkt ja auch unterscheidet).

ecoDMS ist ein Dokumenten-Management-Systeem (DMS), das heisst, die Hauptaufgabe ist die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Revisionssicher heisst, im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann der Finanzbeamte an jedem Dokument anhand seiner Historie feststellen, was mit dem Dokument passiert ist - und Manipulationen daran erkennen. Also in ecoDMS kannst Du bequem nach bestimmten Dokumenten suchen, oder nach Beträgen, oder nach Dokumentenarten, oder was auch immer.

ecoDMS ist jedoch keine Auswertungssoftware, womit man also Werte sich graphisch oder ähnliches zusammenstellen oder zusammenrechnen lassen kann oder Excel-Dateien sich ausspucken lassen kann. Dies geht nicht.

Möchtest Du soetwas haben, dann empfehle ich eher ein geeignetes Online-Banking-Programm, was dies kann, beispielsweise Banking4. Hier kann man Käufe / Einzüge / Überweisungen (halbautomatisiert) sich Kategorisieren lassen (bsp: EC-Einzüge, Telekom etc.) und sich nach Zeiträumen oder Art des Kaufs graphisch aufbereiten lassen.

Vernichtung: Selbstverständlich kannst Du Dokumente nach dem Scannen vernichten, es sei denn, dass dem Gesetze entgegenstehen. Also im Geschäftlichen Umfeld darfst Du Rechnungen bsp. erst nach zehn Jahren vernichten. Es sei denn wiederum, dass Du die Regeln für das "ersetzende Scannen" beachtest, dann darfst Du nach der Archivierung mit einem geeigneten Archivierungsprogramm (ecoDMS) solche Dokumente direkt nach dem Scannen vernichten. Das betrifft aber alles das Thema: GoBD, also Grundsätze der Ordnungsgemäßen Buchführung in Deutschland. Im privaten Umfeld kannst Du also mit Deinen Dokumenten tun, was Du willst.

Ich habe das so gelöst: Es wird alles und jedes gescannt. Und dann alles einfach in einen großen Ordner hintereinander abgeheftet. Der wandert dann in den Keller. Und den fasse ich gar nicht mehr an. Nach dem Ablauf von zehn Jahren wird dann alles geschreddert. (Urkunden natürlich ausgenommen). Seit ecoDMS fasse ich Papiere gar nicht mehr an.

Zugriff von unterwegs:
Du kannst von unterwegs auf eine Web-Oberfläche von ecoDMS zugreifen, und dort Dokumente suchen (und auch archivieren). Das ist so eine Art rudimentärer ecoDMS-Client auf dem Rechner. Nötig dafür ist eine Lizenz, dann wird Dir im Programm eine https://Adresse angezeigt, die Du im Browser eingibst.

Ich habe das von unterwegs übrigens so gelöst, dass ich auch von unterwegs Dokumente scanne und archiviere, nämlich mit einer geeigneten Scan-APP auf dem Smartphone, die ist per WEBDAV mit der Synology zu Hause angebunden und schiebt dann per WEBDAV gescannte Dokumente in den Ordner scaninput von ecoDMS zur Archivierung.

Archivierung/Backup
ecoDMS hat einen Ordner Backup, dort findet jede Nach ein inkrementelles Backup statt, dieser Ordner wird von HyperBackup dann auf verschiedene Orte (außerhalb des Syno-Standortes) gesichert. Da bist Du ja völlig frei. Zusätzlich mache ich einmal im Monat auch noch ein Voll-Backup. Und jedes Jahr brenne ich alle Daten komplett auf Archiv-DVDs, die dann in den Keller kommen, im Falle einer Betriebsprüfung

Hierbei ist jetzt eine Sache wichtig: ecoDMS speichert die Dokumente in eine proprietäre Datenbank. Das heisst, Du bist natürlich darauf angewiesen, dass ecoDMS auch noch in ein paar Jahren existiert, damit Du Deine Daten wieder auslesen kannst. Die gescannten pdfs landen also nicht als "Original"-pdfs irgendwo in ecoDMS. Sonst wäre das Konzept von ecoDMS so nicht möglich. Eben deswegen exportiere ich alle Dokumente einmal im Jahr als pdf wieder aus ecoDMS heraus (hier gibt es eine Massen-Exportfunktion) und brenne diese auf DVDs.

Usability:
Die ganzen Prozesse funktionieren natürlich ohne laufenden PC. Es muss eben die Synology laufen, damit die Dokumente von ecoDMS verarbeitet und archiviert werden können. Kommt ecoDMS bei manchen Dokumenten nicht weiter, weil es z.B. keine passende Vorlage findet, bleibt das Dokument in der InBox und muss dann manuell nachbearbeitet werden.

Meine Empfehlung wäre:
Sich einmal die kostenlose Testversion herunterzuladen und damit herumzuspielen. Und sich dann bei ecoDMS für Einführungsveranstaltungen per Zoom anzumelden, also so eine Art Online-Seminare, wo alles vorgestellt und erklärt wird, und dies für kleines Geld.

Viel Erfolg

 

[Eugen S]

Vielen Dank @servilianus für die umfangreiche Anworten.

ecoDMS scheint ein echt tolles Programm zu sein. Bin aber noch nicht 100% überzeugt. Eine permanente und bequeme Möglichkeit auf die Dokumene zuzugreifen ist mir wichtig. Und da ich nicht von Unternehmerischer sicht handeln muss wie bei dir überlege ich eine einfache Ordnerstrucktur auf dem Synology Drive einzurichen. Soweit ich verstanden habe müsste ich über App auch auf die synology Drive (die ja auf meine DS) zugreifen können.

Aber auf der anderen Seite ist das Thema mit den Regeln für das erstzende Scannen und GoBD auch nicht unwichtig. Da wir auch eine Wohnung vermieten müssen wir auch Unterlagen min 5 Jahre aufbewahren. Und ich wollte schon den Papierkrahm verschwinden lassen und nicht in den Keller räumen.
Ich denke ich probiere es einfach mal aus wenn die DS eingerichtet ist und schau mal wie das funktioniert mit ecoDMS und im vergleich dazu eine einfache Ordnerstruktur.

Danke auch für den Tip mit Banking4, echt klasse das Programm. Eine gute Lösung für alles was mit KArte oder Überweisung gezahlt wurde.
Wenn ich jetz noch automatisch die Kassenzettel auswerten könnte die von den Käufen stammen die mitBAR bezahlt wurden würde ich mich dem nähern was ich mit vorgestellt hatte.

 

[servilianus]

Na ja, Du kannst auch die Dokumente per synOCR scannen und volltextdurchsuchbar machen lassen, in eine Ordnerstruktur ablegen (lassen) und dann mit dem Smartphone mit der (häufig unterschätzten) DS-Finder APP darauf zugreifen (z.B. per VPN).

zum Thema synOCR (ein Projekt von engagierten Anwendern) gibts hier im Forum einen umfangreichen Thread.