ecoDMS - Import von digitalen Dokumenten

[Medienspuernase]

Hallo Community. Seit knapp einem Monat habe ich meine DS923+ und bin super zufrieden damit. Beim Kopieren etlicher USB Sticks und Platteninhalte auf das NAS ist mir vor allem eines aufgefallen: Jede Menge Dokumente, die ich im Laufe der Jahrzehnte am Rechner irgendwo mal getippt, gedruckt, verarbeitet habe. Das ganze Spektrum von Facharbeiten, für Aus- und Weiterbildung, Bewerbungen, Verträge, Steuersachen, Bilder und alles was im Laufe der Zeit an PDFs, Worddateien, Excelsheets und anderer Kram so anfällt.

Also habe ich ich entschieden und mir eine Privatlizenz von ecoDMS gekauft. Ich habe es innerhalb kürzester Zeit via Docker installieren können und auch schon ein bisschen damit herumgespielt.

Allerdings habe ich eine Frage, weil ich nach Recherche und herumprobieren da bislang noch nicht fündig geworden bin. Im Laufe der Zeit kam ja wie schon beschrieben einiges an Kram zusammen und da hat sich natürlich schon eine gewisse Ordnerstruktur in der die Dokumente verteilt sind etabliert. Gibt es irgendwo in ecoDMS, die vorhandene Ordner auf der Diskstation durchsucht und die Dokumente da drinnen ins DMS importiert?

 

[Ronny1978]

Es gibt einen Ordner wo die Dokumente abgelegt werden, die ecoDMS dann importiert. Nennt sich Scaninput. Der Ordner wird kontrolliert und die Inhalte dort raus wieder gelöscht. Die Daten in ecoDMS liegen in einer Datenbank (postgreSQL) vor. In der Theorie brauchst du die Dokument später auf dem NAS nicht mehr. Ob man mehrere anlegen kann, bin ich mir jetzt nicht sicher, aber Sinn würde es keinen richtigen ergeben. Im Zweifelsfall muss man ja dann überlegen, in welchen der Ordner die Dokumente reingeschmissen werden soll. Auf dem Client am Desktop gibt es aber auch ein Seitenfenster, wo man Dokument "reinlegen" kann, damit ecoDMS die verarbeitet.

Bitte denke aber AUCH HIER an das regelmäßige Backup von ecoDMS!!!

Du kannst dir in ecoDMS auch "Ordner" anlegen, um dein gewohntes Arbeiten nicht gleich komplett über den Haufen zu werfen. Diese Ordnerstruktur aber bitte nicht "aufblähen". Das ist nicht im Sinne von ecoDMS. So habe ich beim Geschäft meiner Frau zum Beispiel aus der NAS Struktur:

Lieferanten

• Lieferschein -> Jahr / Name (Einzelordner)
• Rechnung -> Jahr / Name (Einzelordner)

Kunden

• Lieferscheine -> Jahr / Name (Einzelordner)
• Rechnung -> Jahr / Name (Einzelordner)

usw. nur noch

Lieferanten
-> Lieferscheine
-> Rechnung
-> AB's
Kunden
-> Lieferscheine
-> Rechnung
Schriftverkehr
Krankenkasse
Mitarbeiter

Wichtig ist dann evtl. noch Dokumentenklasse zu erstellen mit den jeweiligen Aufbewahrungsfristen (Rechnungen, Lieferscheine, Aufträge, ABs, Schriftverkehr und was DU halt so brauchst).

Wenn du viele Dokumente von gleichen Typ und ggf. Rechnungen vom gleichen Aussteller hast, dann lohnt sich eine intensive Einarbeitung in RegEX. Da gibst du dir bei den ersten 2-3 Dokumenten Mühe, dass das passt und dann werden die Felder selbst befühlt. Klappt bei mir bei 90% der Dokumente. Dort muss ich nix mehr eingeben.

 

[Medienspuernase]

Hallo Ronny, ich danke dir für deine Aufschlussreiche Antwort. Ich habe mir die Nacht mit ecoDMS um die Ohren geschlagen, viel zum Thema ecoDMS ausprobiert. Keine Frage, das ist eine tolle Software, wo auch ein ambitionierte Laie wie ich es bin eine steile Lernkurve hinlegen kann.

Allerdings bin ich für mich zu einem etwas für mich ernüchternden Fazit gekommen: Ich bin kein Geschäftsmann, besitze auch kein Unternehmen für das ich revisionssicher Rechnungen und Geschäftsbriefe aufbewahren muss. Ich bin nur ein Angestellter und dachte das ist etwas für mich wo ich meine Dokumente der letzten Jahre einpflegen, sortieren und verwalten könnte.

Man arbeitet mit einem DMS auf jeden Fall anders, als wie man es selbst bisher gewohnt ist (vielleicht gewöhne ich mich noch daran). Der Ersteindruck fällt für mich daher ein bisschen gespalten aus. Tolle Software bestimmt, aber an einigen Ecken und Enden für jemanden für mich dann doch etwas übertrieben (beispielsweise der Löschprozess von Dateien). Stimmt, gesetzliche Vorgaben und so für Unternehmen. Daher weis ich noch nicht ob ich das für meinen Kram weiter verwenden werde. Bisher hats für mich die billigste Lizenz minus einem Rabattcode für keine 80 Euro getan.

 

[metalworker]

Hallo ,

also DMS Programme wie ecoDMS sind sehr praktisch und können viel.
Aber so wie in deinem Fall . Da würde es eine strukturiere ablage in einer Dateistruktur auch tun.
Das ganze Kostenfrei , einfach und ohne aufwand.

 

[Kachelkaiser]

und wenn die Dateien auch noch durchsuchbar sein sollen, schau dir dann noch SynOCR von @geimist an.

 

[Ronny1978]

Das ganze Kostenfrei , einfach und ohne aufwand

Kommt ein bisschen darauf an, wie viele Dokumente ablegt werden/sind und wie oft gesucht wird? Ich könnte mir vorstellen, dass das NAS ansicht, mit einer guten Ordnerstruktur, für @Medienspuernase vollkommen ausreichend ist.

 

[Medienspuernase]

@metalworker

Die Ordnerstrukturen sind seit Jahr(zehnt)en da und gewachsen und im Laufe der Zeit in neue Ablageformate (das wichtigste in PDF-A) konvertiert. Und seit LibreOffice vor rund 10 Jahren Hybrid-PDF (PDF+Quelldatei in einem Container) eingeführt hat nutze ich bevorzugt als Ablage dieses Format.

@Ronny1978

Es sind durchaus etliche Dokumente, wir sprechen da schon im hohen dreistelligen bzw im niedrigen Vierstelligen Bereich da ich für die gesamte Familie die Ablage an Schriftverkehr mache, Mietnebenkostenabrechnungen erstelle (die ich zu vergleichszwecken aufhebe), für die Pen and Paper Truppe etliche Spieleregelwerke und Abenteuer (etliche davon selbst geschrieben einige ausm Netz) da habe.

[Edit]

Ich habe mal meinen Dateimanager nachzählen lassen, komme derzeit auf ca 1300 PDFs, .doc(x), Excelsheets, ODTs und RTFs und das eben in verschiedensten Kategorien als Geschäftlich wie Miet- und Pachtverträge, die jährlichen Nebenkostenabrechnungen (für 2 Mietwohnungen und ca 10 Kleingärten), Briefverkehr mit Behörden (Steuererklärungen), Kontoauszüge aber eben auch Hobbyzeugs. Ich bin bisher gut mit der Ordnersutruktur gefahren.

Aber ich hab jetzt ecoDMS für 1 Jahr mit Updates, natürlich werde ich mich da mal ein bisschen reinfuxen, da ist eben der Ehrgeiz.

 

[metalworker]

na das sind ja nicht viele Dokumente.

Wir haben bei uns über 500k Dokumente in ner Dateistruktur .
Das geht wunderbar.
Hat natürlich auch nachteile ( gerade wenn nen Mitarbeiter dicke Finger hat und nen Ordner ausversehen verschiebt.)

Aber ich machs Privat auch so . Ich hab da mein System ,und finde immer alles sofort.

Wenn du aber oft ne Volltextsuche , oder nach Schlagworten , dann ist es im DMS besser

 

[Medienspuernase]

Ist halt ausschließlich rein private Nutzung. Ich pflege derzeit mal meine ordnerstruktur ein, die ist eh recht flach gestaffelt das tiefste sind maximal vielleicht 3 Ebenen. Ich habe die Lizenz und will mich testweise mal ins ecoDMS doch ein bisschen reintesten, vielleicht gewöhne ich mich auch an den geänderten Workflow.

 

[Medienspuernase]

@metalworker

Ich steck noch nicht so tief drinnen, kann ich aber aus ecoDMS Excelsheets importieren ohne daß mir das System vielleicht Layouts und Formeln schreddert? (selbst keine Erfahrungswerte)

 

[metalworker]

meinst ins ecoDMS ? JA das ist kein Problem . Die Excel datei bleibt ja intakt.

 

[Ronny1978]

1300 PDFs, .doc(x), Excelsheets, ODTs und RTFs

Evtl. kann ja Synology Universal Search durch auch im Volltext durchsuchen. Bei PDF/A sollte es definitiv gehen.

500k Dokumente in ner Dateistruktur

Ja, das ist natürlich eine "betriebliche Hausnummer". Ich bin bei meiner Frau erst bei 5K im ecoDMS

gerade wenn nen Mitarbeiter dicke Finger hat und nen Ordner ausversehen verschiebt

Ja, auch das kenne ich.

kann ich aber aus ecoDMS Excelsheets importieren ohne daß mir das System vielleicht Layouts und Formeln schreddert

Importieren ja, exportieren, glaube ich nicht. Bin mir aber nicht sicher. Einfach mal probieren.

 

[Medienspuernase]

Ich teste und probiere bisschen weiter herum und werde mein endgültiges Fazit dann irgendwann hier rein schreiben. Für Fragen zu ecoDMS werde ich googeln und spezielle sachen werde ich hier dann auch erfagen. Aber danke für eure Antworten.

 

[metalworker]

ja testen und probieren ist gut.
Wichtig halt , denk immer schön an die Datensicherung.

Ich für mich ( muss für dich nicht so sein ) hab das Thema DMS Privat abgewählt.
Hab das ja viele Jahre betrieben mit verschiedenen programmen.
Am ende wars nur Spielerei , und am ende hatte es keinen Mehrwert .


Und ja mit dem Universal Search kannst die PDF A sauber durchsuchen.

 

[Ronny1978]

Thema DMS Privat abgewählt

Da gebe ich dir durchaus recht. Ich nutze es für das Geschäft meiner Frau, um revisionssicher abzulegen und auch die Rechnungen per E-Mails verarbeiten zu können, ohne dass das FA meckert. Ein Zeitstempel ist ja drauf.

Was ich leider beim Export vermisse bzw. den nicht bezahlen will, ist ein CSV/XML Export. Das wäre richtig cool. Die Rechnungsdaten sind ja drin. Dann einfach auswählen, exportieren und ins Bankprogramm wieder importieren.

 

[Medienspuernase]

@metalworker

Jo. Die Originalordner fasse ich da schon gar nicht mal an. Ich habe mal einige sachen schon aus einigen Ordnern in mein ecoDMS importiert aber das ist ja im Prinzip nur eine Kopie die da gezogen wird beim Import. Und dann gehts beim Testen ja mit den importierten daten weiter, im zweifel habe ich ja das originale zeug noch. ihc wichtige sachen habe ich im moment auf mehreren Festplatten extern noch als backup gesichert.

 

[Medienspuernase]

Ich möchte noch einmal zum besseren Verständnis einmal hier noch etwas reinposten.

Ich habe mich heute, nachdem ich weiter das Handbuch studiert und einiges in ecoDMS ausprobiert habe, mich dazu entschieden Vorläufig der Software für mich auch eine Chance zu geben, neben meinem gewöhnlichen Workflow. Allerdings schwebt mir folgendes Vor: da ich da noch eher unerfahren bin in der Nutzung und für einige Anwendungsfälle immer noch auf Trial und Error plus Foren/Handbücher lesen angebiesen bin, habe ich vor mir ZWEI Docker Container zu erstellen. Einen der dauerhaft läuft mit ecoDMS als - ich nenne es jetzt mal so - Produktivumgebung und eine als Testumgebung wo ich probiere und experimentiere.

Nun habe ich da noch eine Verständnisfrage. Hier im Thread wurde beschrieben, daß ecoDMS den Inhalt der Dokumente in eine Postgre Datenbank abgelegt wird und nicht wie man das von Dateimanagern her kennt in Dateien mit den verschiedensten Endungen. Da jetzt die Ordner, die man im Installationsprozess von ecoDMS in Docker anlegen musste, leer sind würde ich mal daraus schließen, daß alles, was man dort ablegt (beispielsweise in Scaninput) autmatisch gescannt wird und in diese Datenbank geschafft wird, die wie es aussieht im Docker Container liegt. Oder liege ich da falsch mit meiner Vermutung, daß die Hauptarbeit im Container gesichert wird?

 

[Ronny1978]

Korrekt. Der Scaninput Ordner ist danach wieder leer.