ecoDMS erfahrungsaustausch?
- Ersteller oschmidt
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Ab sofort steht euch hier im Forum die neue Add-on Verwaltung zur Verfügung – eine zentrale Plattform für alles rund um Erweiterungen und Add-ons für den DSM.
Damit haben wir einen Ort, an dem Lösungen von Nutzern mit der Community geteilt werden können. Über die Team Funktion können Projekte auch gemeinsam gepflegt werden.
Was die Add-on Verwaltung kann und wie es funktioniert findet Ihr hier
Kann bitte jemand probieren mit der 21.12 ein Dokument mit Ecoworkz abzuspempeln? Würde gerne Wissen ob das Problem bei mir ist. Voraussetzung ist natürlich man hat Ecoworkz gebucht.
Hat sich erledigt, nach Aus- und Anschalten in Docker läuft das stempeln wieder. Strange aber ist so.
Ich klinke mich mal ein.. habe ecoDMS testweise seit zwei Tagen auf der NAS laufen und bin bisher eher mäßig überzeugt.
Ich habe nun mit fünf verschiedenen Dokumentenarten experimentiert und mit kenier wirklich befriedigende Ergebnisse erzielt.
Insgesamt finde ich es einfahc zu unzuverlässig, als das ich es eine Erleichterung oder Automatismus nennen würde.
Die Texterkennung ist mäßig, selbst bei ungescannten, direkt als PDF gespeicherten Dokumenten werden einfache Datumsangaben nicht immer erkannt (obwohl Format eingegeben). Beim Scannen entstehen teils geringe Verschiebungen, die genügen, damit etwas nicht erkennt wird. Und wehe um Text ist ein Rahmen gezogen...
Manchmal legt man in einer vorlage alle zu erkennenden Berecihe schön an die richtige Stelle, die Erkennung funktioniert im Test und dann in der Klassifizierungsansicht sind beim selben Dokument plötzlich alle Felder ganz woanders verschoben... leuter solche Dinge, die mich eher in den Wahnsinn treiben. Schade.
Ich habe nun mit fünf verschiedenen Dokumentenarten experimentiert und mit kenier wirklich befriedigende Ergebnisse erzielt.
Insgesamt finde ich es einfahc zu unzuverlässig, als das ich es eine Erleichterung oder Automatismus nennen würde.
Die Texterkennung ist mäßig, selbst bei ungescannten, direkt als PDF gespeicherten Dokumenten werden einfache Datumsangaben nicht immer erkannt (obwohl Format eingegeben). Beim Scannen entstehen teils geringe Verschiebungen, die genügen, damit etwas nicht erkennt wird. Und wehe um Text ist ein Rahmen gezogen...
Manchmal legt man in einer vorlage alle zu erkennenden Berecihe schön an die richtige Stelle, die Erkennung funktioniert im Test und dann in der Klassifizierungsansicht sind beim selben Dokument plötzlich alle Felder ganz woanders verschoben... leuter solche Dinge, die mich eher in den Wahnsinn treiben. Schade.
Genau deswegen empfehle ich - wenn man merkt, man kommt nicht weiter - ein Mini-Support-Ticket bei ecoDMS in Aachen zu buchen. Die können dann nämlich per Teamviewer draufschauen und sehen, ob eine Konfiguration noch verbesserungsfähig ist - was meistens der Fall ist. Das ist meiner Ansicht nach gut investiertes Geld - wenn man dies mal gegenrechnet mit den Stunden, die man selbst per Trial and Error mit dem System verbringen würde.
Wir betreiben ecoDMS im produktiven Umfeld mit mehr als hunderttausend gespeicherten Dokumenten. Bis auf wenige Ausnahmen läuft alles zufriedenstellend, gerade was die autotmatische Klassifizierung anbelangt sowie die Texterkennung. Allerdings muss man sich beim Scanner auch an die Vorgaben von ecoDMS halten.
Naja, ich habe bisher nur die Demo installiert. Bevor ich eine Lizenz, geschweige denn Support, kaufe, muss ich ja einen Nutzen erkennen.
Ich habe der Sache noch ine Chance gegeben und zumindest bin ich etwas weiter:
Man kann für "verschobene" scans eine Vorlage kopieren und mit leicht abgewandelter Form neu speichern. Hat zwar Nachteile (man braucht teils viele Varianten und automatisch klassifizieren geht nicht mehr, man muss immer wählen), es hilft zumidnest in dem Punkt weiter. Da vermisse ich allerdings die beworbene Intelligenz, die müsste doch skalierungsabweichungen bei Dokumenten <> Vorlagen recht einfach erkennen und korrigieren können.
Es bleiben aber Rätsel, z.B. warum ein Datum in der Vorlage nicht erkannt wird, aber wenn ich es manuell auswähle problemlos.
mein größtes Rätsel aber habe ich mit einem bestimmten Dokumenttyp. Egal ob als PDf gespeichert oder eingescannt (sowohl als vorlage als auch als klassifizierbares Dokument), ecoDMs skaliert die Masken völlig falsch. als würde es die Vorlage richtig als A4 erkennen, im Dokument dann aber die Masken in A5 drüberlegen. Leider ist das auch mein wichtigstes Dokument...
Ich habe der Sache noch ine Chance gegeben und zumindest bin ich etwas weiter:
Man kann für "verschobene" scans eine Vorlage kopieren und mit leicht abgewandelter Form neu speichern. Hat zwar Nachteile (man braucht teils viele Varianten und automatisch klassifizieren geht nicht mehr, man muss immer wählen), es hilft zumidnest in dem Punkt weiter. Da vermisse ich allerdings die beworbene Intelligenz, die müsste doch skalierungsabweichungen bei Dokumenten <> Vorlagen recht einfach erkennen und korrigieren können.
Es bleiben aber Rätsel, z.B. warum ein Datum in der Vorlage nicht erkannt wird, aber wenn ich es manuell auswähle problemlos.
mein größtes Rätsel aber habe ich mit einem bestimmten Dokumenttyp. Egal ob als PDf gespeichert oder eingescannt (sowohl als vorlage als auch als klassifizierbares Dokument), ecoDMs skaliert die Masken völlig falsch. als würde es die Vorlage richtig als A4 erkennen, im Dokument dann aber die Masken in A5 drüberlegen. Leider ist das auch mein wichtigstes Dokument...
Also wenn Du das, was Du als "Dokument" bezeichnet hast - das liegt genau so in der IN-Box. Und wenn Du dann im Vorlagen-Designer eine Vorlage erstellst - und hier dieses Dokument als Vorlage hinterlegst - und Du dann das Dokument nochmals neu in die Inbox ziehst oder per scaninput hochlädst: Dann stimmen die Felder nicht?
Mir scheint es eher so zu sein. dass Du mit einer Din-A4-Quer-Vorlage die Felder konzipiert hast, das Dokument aber hochkannt in der INbox liegt. Was ich damit sagen will: Das hochgeladene Dokument muss von der Größe und Ausrichtung dem hinterlegten Vorlagendokument entsprechen, damit es korrekt und automatisch klassifziert wird.
Mir scheint es eher so zu sein. dass Du mit einer Din-A4-Quer-Vorlage die Felder konzipiert hast, das Dokument aber hochkannt in der INbox liegt. Was ich damit sagen will: Das hochgeladene Dokument muss von der Größe und Ausrichtung dem hinterlegten Vorlagendokument entsprechen, damit es korrekt und automatisch klassifziert wird.
Hoch- und Querformat scheint sicherlich das Problem zu sein. Aber wo stelle ich es denn ein?
Eigtl. sollte es ecoDMS doch automatisch erkennen - tut es ja auch, denn wenn ich es als Vorlage lade, wird es korrekt dargestellt. Exakt das selbe Dokument dann in der Erkennung und...der Fehler passiert.
Eigtl. sollte es ecoDMS doch automatisch erkennen - tut es ja auch, denn wenn ich es als Vorlage lade, wird es korrekt dargestellt. Exakt das selbe Dokument dann in der Erkennung und...der Fehler passiert.
Ja, A4. Ich habe ein gleiches Dokument nun testweise nochmal ausgedruckt, eingescannt, daraus eine neue Vorlage erstellt..und es klassifiziert. Selbes Ergebnis. Bin echt ratlos. Ich teste nun Mal ein anderes Querformat.
EDIT: Definitiv ein Problem mit Querformat. Finde ich aber ziemlich schwach. -.-
Hat jemand eine Idee wo man da was "einstellen" kann?
EDIT: Definitiv ein Problem mit Querformat. Finde ich aber ziemlich schwach. -.-
Hat jemand eine Idee wo man da was "einstellen" kann?
Zuletzt bearbeitet:
Ich habe das kurz nachgestellt:
Wenn ich mit meinem Scanner einen DIN-A5-Zettel QUER scanne - wird er mir freundlicherweise in der INBox direkt HOCHkannt angezeigt bzw. automatisch gedreht, damit ich den lesen kann - bzw. nicht den Kopf verdrehen muss.
Wenn ich jetzt diese Vorlage (also die Hochkant-Ansicht) als Vorlage im Vorlagen-Designer nehme und darauf die Felder bilde, dann - das ist meine Theorie - stimmen die Felder nicht, weil der Klassifizierungsprozess NICHT das gescannte Dokument userfreundlich dreht. Das geschieht wohl nur in der INbox. Die Drehung spielt bei der Klassifizierung keine Rolle, hier wird es so genommen, wie das Original-Dokument im Hintergrund gescannt wurde.
Lösung: In der Inbox das Dokument so drehen, wie es orginal gescannt wurde (also auf die Seite stellen). Dann Abspeichern. Dann dieses Dokument (jetzt liegt es Quer) im Vorlagendesigner einsetzen.
Wenn ich mit meinem Scanner einen DIN-A5-Zettel QUER scanne - wird er mir freundlicherweise in der INBox direkt HOCHkannt angezeigt bzw. automatisch gedreht, damit ich den lesen kann - bzw. nicht den Kopf verdrehen muss.
Wenn ich jetzt diese Vorlage (also die Hochkant-Ansicht) als Vorlage im Vorlagen-Designer nehme und darauf die Felder bilde, dann - das ist meine Theorie - stimmen die Felder nicht, weil der Klassifizierungsprozess NICHT das gescannte Dokument userfreundlich dreht. Das geschieht wohl nur in der INbox. Die Drehung spielt bei der Klassifizierung keine Rolle, hier wird es so genommen, wie das Original-Dokument im Hintergrund gescannt wurde.
Lösung: In der Inbox das Dokument so drehen, wie es orginal gescannt wurde (also auf die Seite stellen). Dann Abspeichern. Dann dieses Dokument (jetzt liegt es Quer) im Vorlagendesigner einsetzen.
Versteht jemand die Logik des Versionierens? Eigentlich sollte ja alles versioniert in einem ID Eintrag gestapelt werden was gleich ist und geändert wird. Nach meiner Logic sollte ich aus der selben Word Vorlage ein PDF genrierien können und EcoDMS sagen können hey das ist eine neue version von dem Eintrag. Das ist aber nicht so. Dann ist es auch nicht egal wie ein Dokument in EcoDMS rein kommt ob es versioniert wird oder nicht. Wird es in einen Ordner gezogen oder kommt es über den Lauschordner. Das ist auch nicht gut. Aussen editieren und speichern erzeugt auch keine neue Version wenn ich richtig sehe.
Für mich ist die Versionierung so wie sie in EcoDMS ist recht sinnlos. Oder missverstehe ich die Logik?
Das müsste viel klarer sein und mit egal welcher Dokumentart funktionieren.
Für mich ist die Versionierung so wie sie in EcoDMS ist recht sinnlos. Oder missverstehe ich die Logik?
Das müsste viel klarer sein und mit egal welcher Dokumentart funktionieren.
Versionierung meint bei ecoDMS etwas anderes:
Bei der Versionierung eines Dokumentes geht es sozusagen um ein fest verdrahtetes Protokoll, was mit einem gespeicherten Dokument alles angestellt wurde. Man kann sich das als Biographie eines Dokumentes vorstellen und kann in den Versionen eines Dokumentes im ecoDMS-Archiv zeitlich zurückgehen. Das ist die sogenannte und auch beworbene Revisionssicherheit von ecoDMS für das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung.
Die Grundsätze der ordungsgemäßen Buchführung in Deutschland (GoBD) besagen, dass bei jedem Dokument, welches einen Geschäftsvorfall darstellt (insbesondere Rechnungen) jede Veränderung des Originaldokumentes protokolliert bzw. sichtbar gemacht werden muss. Damit der Finanzbeamte erkennen kann, was eigentlich einstmals das Originaldokument gewesen ist. Und das Orginaldokument kann man dann nicht mehr verändern - und auch nicht mehr löschen - bzw. in ecoDMS nur in Form eines Löschprotokolls und mit einem 4-Augen-Prinzip.
Das ist insbesondere wichtig, weil man ecoDMS ja zum "ersetzenden Scannen" einsetzen kann und darf: Das heisst: Man scannt das Dokument, legt es revisionssicher im Archiv ab - und kann/darf dann das Original(Papier)dokument vernichten (und nicht mehr zehn Jahre in feuchten Kellern aufbewahren).
Beispiel: Ein Dokument wurde im Archiv gespeichert. Es ist (s.o.) nur schwierig zu löschen. Aber man kann es verändern: Beispielsweise digitale Stempel aufbringen, mit Anmerkungen versehen o.ä. Würde man das einfach so auf das Original-Dokument aufbringen, hätte man es verändert. Was nicht erlaubt ist. Also finden diese Veränderungen in Form von verschiedenen Versionen des Dokumentes statt - mit einer Historie, wann was verändert wurde. Gerade deswegen, weil man das Original(Papier)Dokument bsp. entsorgt hat.
Eine Versionierung ist aber nur möglich, wenn das Dokument in den Ordner scaninput gezogen wurde und unter Einstellungen --> Einstellungen -->Scaninput NICHT angehakt ist: "Dokument abschließen". Dann ist es im Archiv noch veränderbar oder besser: versionierbar. Dokumente, die manuell in die Inbox gezogen wurden, werden immer abgeschlossen und können im Archiv nicht mehr verändert / versioniert werden.
@roads: Dein Denkfehler, so vermute ich, ist: Wenn Du ein Dokument erstellst und in den scaninput-Ordner reinziehst, wird es gespeichert und lässt sich versionieren. Wenn Du dasselbe Dokument nochmal reinziehst wird es von ecoDMS (logischerweise) als neues Dokument behandelt, welches sich wieder versionieren lässt. ecoDMS weiss aber nicht, dass dieses Dokument sozusagen eine neue Version des ersten Dokumentes ist. Lösung: Die beiden Dokumente miteinander verknüpfen. Dokument im Archiv markieren -> oben im Client-Menü auf: "Datei" -> Dokument verknüpfen - die ID des zu verknüpfenden Dokumentes angeben.
Oder, wenn das neue Dokument das alte sozusagen ersetzen soll, das alte Dokument in den Papierkorb verschieben (dieser "Papierkorb" ist sozusagen ein Archiv für nicht mehr benötigte Dokumente. Die Dokumente hier können - eben wegen der GoBD - aber auch erst nach Ablauf der hinterlegten Löschfristen - bsp. Rechnungen: Ablauf von zehn Jahren - gelöscht werden).
Bei der Versionierung eines Dokumentes geht es sozusagen um ein fest verdrahtetes Protokoll, was mit einem gespeicherten Dokument alles angestellt wurde. Man kann sich das als Biographie eines Dokumentes vorstellen und kann in den Versionen eines Dokumentes im ecoDMS-Archiv zeitlich zurückgehen. Das ist die sogenannte und auch beworbene Revisionssicherheit von ecoDMS für das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung.
Die Grundsätze der ordungsgemäßen Buchführung in Deutschland (GoBD) besagen, dass bei jedem Dokument, welches einen Geschäftsvorfall darstellt (insbesondere Rechnungen) jede Veränderung des Originaldokumentes protokolliert bzw. sichtbar gemacht werden muss. Damit der Finanzbeamte erkennen kann, was eigentlich einstmals das Originaldokument gewesen ist. Und das Orginaldokument kann man dann nicht mehr verändern - und auch nicht mehr löschen - bzw. in ecoDMS nur in Form eines Löschprotokolls und mit einem 4-Augen-Prinzip.
Das ist insbesondere wichtig, weil man ecoDMS ja zum "ersetzenden Scannen" einsetzen kann und darf: Das heisst: Man scannt das Dokument, legt es revisionssicher im Archiv ab - und kann/darf dann das Original(Papier)dokument vernichten (und nicht mehr zehn Jahre in feuchten Kellern aufbewahren).
Beispiel: Ein Dokument wurde im Archiv gespeichert. Es ist (s.o.) nur schwierig zu löschen. Aber man kann es verändern: Beispielsweise digitale Stempel aufbringen, mit Anmerkungen versehen o.ä. Würde man das einfach so auf das Original-Dokument aufbringen, hätte man es verändert. Was nicht erlaubt ist. Also finden diese Veränderungen in Form von verschiedenen Versionen des Dokumentes statt - mit einer Historie, wann was verändert wurde. Gerade deswegen, weil man das Original(Papier)Dokument bsp. entsorgt hat.
Eine Versionierung ist aber nur möglich, wenn das Dokument in den Ordner scaninput gezogen wurde und unter Einstellungen --> Einstellungen -->Scaninput NICHT angehakt ist: "Dokument abschließen". Dann ist es im Archiv noch veränderbar oder besser: versionierbar. Dokumente, die manuell in die Inbox gezogen wurden, werden immer abgeschlossen und können im Archiv nicht mehr verändert / versioniert werden.
@roads: Dein Denkfehler, so vermute ich, ist: Wenn Du ein Dokument erstellst und in den scaninput-Ordner reinziehst, wird es gespeichert und lässt sich versionieren. Wenn Du dasselbe Dokument nochmal reinziehst wird es von ecoDMS (logischerweise) als neues Dokument behandelt, welches sich wieder versionieren lässt. ecoDMS weiss aber nicht, dass dieses Dokument sozusagen eine neue Version des ersten Dokumentes ist. Lösung: Die beiden Dokumente miteinander verknüpfen. Dokument im Archiv markieren -> oben im Client-Menü auf: "Datei" -> Dokument verknüpfen - die ID des zu verknüpfenden Dokumentes angeben.
Oder, wenn das neue Dokument das alte sozusagen ersetzen soll, das alte Dokument in den Papierkorb verschieben (dieser "Papierkorb" ist sozusagen ein Archiv für nicht mehr benötigte Dokumente. Die Dokumente hier können - eben wegen der GoBD - aber auch erst nach Ablauf der hinterlegten Löschfristen - bsp. Rechnungen: Ablauf von zehn Jahren - gelöscht werden).
Zuletzt bearbeitet:
Ich nutze die Funktion nicht, aber ich finde es sehr einfach und verständlich:
https://www.youtube.com/watch?v=dyDmOWCP48E
https://www.youtube.com/watch?v=dyDmOWCP48E
Danke Servilianus und myssv das Video schaue ich mir gleich an. Ja der Denkfehler ist, es geht nicht um den Inhalt des Dokumentes das wäre V2 als neue Ablage, es geht viel mehr um V1.1 V1.2 etc. und dessen Protokollierung.
Dokumente, die manuell in die Inbox gezogen wurden, werden immer abgeschlossen und können im Archiv nicht mehr verändert / versioniert werden.
Warum? Wäre doch schön auch diese versionieren zu können.
Dokumente, die manuell in die Inbox gezogen wurden, werden immer abgeschlossen und können im Archiv nicht mehr verändert / versioniert werden.
Warum? Wäre doch schön auch diese versionieren zu können.
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