Hallo,
wir als kleine Firma mit ein paar Arbeitsplätzen sind auf der Suche die Ablage der Dokumente etc. sauber zu digitalisieren und zu optimieren.
Unser Szenario:
wir bekommen immer wieder Rechnungen und Lieferscheine unserer Lieferanten mit den Sendungen. Die Menge geht jetzt sicherlich nicht in die Millionen Seiten im Monat, ein paar hundert Seiten im Monat kommen aber sicherlich zusammen.
Dazu würden dann sicherlich teils noch andere Dokumente kommen, die ich aktuell im ersten Schritt aber noch nicht als Usecase einbeziehe...
Das Optimum wäre, dass ich am Ende folgendes erziele:
Zum Thema "direkt mit OCR" versehen:
beim "schlau lesen" quer durchs Netz habe ich oft die Ansicht gelesen, dass z.B. ein Abbyy Finereader (welcher eben oftmals von Fujutsu & Co. in deren Software eingesetzt wird) doch nochmal qualitativ eine andere Hausnummer als z.B. OCRmyPDF ist, welches z.b. in synOCR verwendet wird.
Eventuell täusche ich mich da aber auch und für unsere Anforderungen reicht auch ein OCRmyPDF bereits komplett aus und Abbyy Finereader wäre mit Kanonen auf Spatzen geschoßen.
Im Thema Dokumentenscanner direkt an NAS anschließen habe nun schon gelesen, dass der interessante ScanSnap ix1600 nun auch auf Netzwerk speichern kann.
Ja, ich weiß, der ScanSnap ist leider nur per WLAN steuerbar, wäre aber evtl. zu verschmerzen, wenn er das kann, was ich möchte. Allerdings müsste dafür immer der PC laufen, was auch noch zu verschmerzen wäre, allerdings bin ich dann eher schon wieder der Meinung, dass dies nicht perfekt ist für mehrere Abteilungen.
Grundsätzlich darf das Gerät auch was kosten, wenn es am besten alles direkt geht "ohne zu basteln". Denn da bin ich mittlerweile der Meinung, dass ich mir sowas gerne spare, wenn möglich. Dann lieber etwas teurer und keine Abhängigkeiten von externen, kleinen Helferleinen, die dann im schlechtesten Falle in 3-4 Jahren nicht mehr aktuell gepflegt werden oder ähnliches.
Vielleicht habt ihr ja für mich ein paar Ideen und Gedankenanstöße!
Grüße
Voodoopupp
wir als kleine Firma mit ein paar Arbeitsplätzen sind auf der Suche die Ablage der Dokumente etc. sauber zu digitalisieren und zu optimieren.
Unser Szenario:
wir bekommen immer wieder Rechnungen und Lieferscheine unserer Lieferanten mit den Sendungen. Die Menge geht jetzt sicherlich nicht in die Millionen Seiten im Monat, ein paar hundert Seiten im Monat kommen aber sicherlich zusammen.
Dazu würden dann sicherlich teils noch andere Dokumente kommen, die ich aktuell im ersten Schritt aber noch nicht als Usecase einbeziehe...
Das Optimum wäre, dass ich am Ende folgendes erziele:
- Gerät bestenfalls direkt mit LAN Anschluss, damit dieser "dezentral" für alle Arbeitsplätze zusammen genutzt werden kann und einfach irgendwo am Netzwerk hängt
- automatisches Scannen auf bestimmte "Eingangsordner" direkt vom Gerät aus - ohne erst immer am PC den Scanauftrag manuell anstoßen und für jede Rechnung dann zum Scanner gehen zu müssen; also direkt am Gerät eine Rechnung/Lieferschein nach dem anderen scannen.
- am besten direkt schon beim Scannen mit OCR versehen
- bestenfalls bereits beim Scannen eine Optimierung der Scanqualität
- habe bereits in der Vergangenheit mit schlechten Scanergebnissen rumgeschlagen:
z.B. schwarze kleine Punkte/Flecken auf dem Scan, welche aussahen, als ob ich ein Fax von ner qualitativ schlechten Faxgerät erhalte....oder teilweises Durchscheinen der Rückseiteninhaltes, was dann immer erst nachträglich oder eben per Software-Scan vom PC aus, korrigiert werden konnte
- nach dem Scan in einen Eingangsorder dann am besten Umbenennung der Dateien und Verschieben der umbenannten Dateien
- z.B. durch Prüfung der OCR Inhalte (z.B. Lieferantennamen)
- danach in den Ordner "Eingang umbenannt"
- dort kann dann die Buchhaltung die neuen Dateien entsprechend abholen und entsprechend weiterverarbeiten.
- evtl. danach einfach manuelles Verschieben in den Order "Eingang gebucht"
- Dort dann erneut über Automatisierung eine erneute Verschiebung der Datieen in einzelne Unterordner der Hersteller.
Zum Thema "direkt mit OCR" versehen:
beim "schlau lesen" quer durchs Netz habe ich oft die Ansicht gelesen, dass z.B. ein Abbyy Finereader (welcher eben oftmals von Fujutsu & Co. in deren Software eingesetzt wird) doch nochmal qualitativ eine andere Hausnummer als z.B. OCRmyPDF ist, welches z.b. in synOCR verwendet wird.
Eventuell täusche ich mich da aber auch und für unsere Anforderungen reicht auch ein OCRmyPDF bereits komplett aus und Abbyy Finereader wäre mit Kanonen auf Spatzen geschoßen.
Im Thema Dokumentenscanner direkt an NAS anschließen habe nun schon gelesen, dass der interessante ScanSnap ix1600 nun auch auf Netzwerk speichern kann.
Ja, ich weiß, der ScanSnap ist leider nur per WLAN steuerbar, wäre aber evtl. zu verschmerzen, wenn er das kann, was ich möchte. Allerdings müsste dafür immer der PC laufen, was auch noch zu verschmerzen wäre, allerdings bin ich dann eher schon wieder der Meinung, dass dies nicht perfekt ist für mehrere Abteilungen.
Grundsätzlich darf das Gerät auch was kosten, wenn es am besten alles direkt geht "ohne zu basteln". Denn da bin ich mittlerweile der Meinung, dass ich mir sowas gerne spare, wenn möglich. Dann lieber etwas teurer und keine Abhängigkeiten von externen, kleinen Helferleinen, die dann im schlechtesten Falle in 3-4 Jahren nicht mehr aktuell gepflegt werden oder ähnliches.
Vielleicht habt ihr ja für mich ein paar Ideen und Gedankenanstöße!
Grüße
Voodoopupp
