Paperless-ngx Paperless-ngx: Ein kurzer Erfahrungsbericht sowie ein erstes Resümee

[Tommes]

Meine Frau ist auch so eine "Büro Tussi" ...O-ha, das gibt sicherlich wieder Mecker... mit langjähriger Windows-Ordner-Systemverwaltungserfahrung. Ich hatte mich erst gestern mit ihr ausgiebig über all das hier unterhalten und sie ist ebenfalls meiner Meinung. Auch durchsucht sie PDF-Dokumente mithilfe der Windows-Explorer Suche, wobei mir gar nicht bewusst war, dass das überhaupt funktioniert. Hab dann gleich mal den "Nemo" Dateimanager von Linux Mint aufgerufen und es damit ausprobiert. Klappte auf Anhieb.



Manchmal ist man halt einfach nur zu blöd und sieht die einfachsten Dinge nicht. Von daher...

 

[*kw*]

Ist dasselbe wie im E-Mail-Programm. Die c't hatte mal eine "Studie" gemacht: ein Posteingang mit allem, was reinkommt (quasi paperless-like) oder viele Unterordner, wo nach Gutdünken abgelegt wurde. Letzteres führte seinerzeit im Berufsleben schon mal zu Diskussionen mit dem Kollegen, mit dem ich mir das Postfach geteilt habe (Chef/Vertreter).

Kontraproduktiv, wenn jeder andere "gedankliche Tags" hatte.

Zurück zum Thema, wenn man die Datei selbst gescheit betitelt (bspw. 20240526_HUK_Kfz-Rechnung.pdf), dann klappt's auch mit der Suche im Finder/Eplorer/Nemo, usw.

Doof, wenn alle "Neuer Scan 001,...002...003..." heißen.

 

[dirk1305]

einen wunderschönen Guten Morgen zusammen.
Gerade sitze ich an dem Thema Paperless und zerbreche mir den Kopf und dann kommt mir dieser Threat entgegen ;-)

Und ja, ich bin auch ein Ordnerfreak. Schon immer. Und mir geht es wie einigen hier. In meiner Ordnerstruktur finde ich alles.
Und meine Frau ebenso. Sie weiß genau auf Drive findet sie alles was Sie benötigt in den jeweiligen Ordner.
Sortiert nach Bank, Versicherungen, Beruf, Gesundheit, Rechnungen. Dann gibt es noch einen geteilten Familienordner mit den Kategorien Wohnen, Urlaub, Kfz... und Eltern. der Elternordner ist ebenfalls noch mal mit Unterkategorien Gesundheit, Wohnen, Versicherungen usw.

Jetzt zerbreche ich mir den Kopf wie ich das in Paperless ablegen soll und freue mich über Ideen und Vorschläge.
Es soll der Mann seine Sachen sehen können, die Frau ihre Sachen und beide aber alles was die Familie betrifft.
Mein Ordnerdenken sagt mir: 3 Benutzer, Mann Frau Familie und schön ablegen mit Pfad {owner_username}/...

 

[Monacum]

@Tommes: Paperless-ngx erstellt schon sein eigenes Dateisystem, aber das dann auf dein eigenes zu übertragen ist aus meiner Sicht zu aufwändig. Du findest deine Dokumente ja über deine ausgeklügelte und erprobte Struktur, deswegen gibt’s vielleicht gar keinen Grund für dich, Paperless-ngx zu nutzen. Ich gehe nur dann ins Dateisystem, wenn ich mal mehrere Dateien auf einmal kopieren möchte und selbst das könnte ich über die Oberfläche machen.

@Dicken: das mache ich gerne die Tage, habe nur aktuell keinen Zugriff auf meine Disk Station.

@dirk1305: Die Verwendung von Paperless-ngx macht, wie gesagt, eigentlich nur Sinn, wenn man noch keine besonders filigran Ordnerstruktur angelegt hat oder bereit ist, darauf zu verzichten, weil die Dateien nicht in den Ordnern verwaltet werden, sondern über die Oberfläche, weil du sonst irgendwann Probleme mit der Datenbank bekommst. Wenn du also ohnehin schon ein ausgeklügeltes System für deine ganzen Dateien hast, macht es aus meiner Sicht keinen Sinn, davon jetzt abzuweichen.

 

[dirk1305]

@Monacum Danke Dir für das Feedback. Ich wollte mir etwas Sortierarbeit ersparen. Also jetzt nicht alles alte neu sortieren, sonder nur die neuen Dokumente.
Vorher mit Scansnap und dann mit Hazel umbenannt und dann abgelegt. Jedoch muss ich auch hier sehr oft nacharbeiten. Da läuft das mit paperlessngx schon um einiges leichter.
Nur wie trennt ihr zwischen Mann, Frau und gemeinsamen Unterlagen?

 

[Monacum]

Das stelle ich über die Speicherorte ein sowie über die Berechtigungen; ich sehe nur Dateien von mir und die, die meine Frau und ich gleichermaßen zu sehen bekommen sollen und meine Frau nur ihre und die gemeinsamen. Gleichzeitig habe ich unterschiedliche Dateipfade für die Personen — sollte also Paperless-ngx beispielsweise irgendwann nicht mehr weiter entwickelt werden, dann habe ich eigenständige Ordner für jeden einzelnen Benutzer und kann ihm seine Dateien auf den entsprechenden Platz des NAS kopieren.

Das einzige, was hier noch fehlt, sind unterschiedliche Nummerierungen per ASN; die kann man nur global für die gesamte Installation festlegen, weil es wohl aus Sicht der Entwickler auch nicht so einfach ist, dass pro Benutzer anzupassen. In der Praxis nummeriere ich meine Dokumente, so wie ich sie haben möchte und meine Frau nummeriert ihre gar nicht. Einfach, weil es ein Riesen-Durcheinander geben würde, wenn man die Papiere unterschiedlicher Personen in einem Ordner abheften würde.

 

[*kw*]

@Monacum: grundsätzlich bin ich bei dir und in einem anderen „(Berufs)Leben“ hätte ich mir das noch angetan. Aber seitdem ich amtlich die Füße hochlegen darf, konnten viele analoge Altlasten bereits entsorgt werden. Das heißt aber NICHT, dass paperless keine Daseinsberechtigung hat.

Und was heute noch an Neuzugängen reinkommt (meist Arztrechnungen ), ist derart überschaubar, dass sich mein Scanner freut, überhaupt mal angeschaltet zu werden und was ablegen zu dürfen.

 

[Monacum]

Ich bin ja ein absoluter Freund von Paperless-ngx, aber ich sehe ja hier auch immer, für welche Leute das Sinn macht und für welche nicht und wenn man schon seine Struktur hat oder so wie du nur einzelne Dokumente einliest, dann muss man sich ja tatsächlich die Frage stellen, ob man sich das Ganze Administrieren antun muss. Weil ohne sich damit zu beschäftigen, geht’s halt nicht.

Ich nutze im übrigen auch nicht nur Paperless-ngx; ich überlege mir bei meinen Dokumenten, wie wichtig sie sind, und wenn sie mir nicht wichtig genug sind, lasse ich darüber die Texterkennung per synOCR von @geimist laufen und die wichtigen landen in Paperless-ngx. Aber auch das ist deine höchst individuelle Entscheidung, insbesondere auch die Frage, was man als wichtig erachtet und was nicht.

 

[Tommes]

Bei mir läuft das genau - so!
Dokumente, die ich mit meinem Dokumentenscanner (Brother ADS-1800W) einscanne, werden übers Netzwerk an meine DS224+ gesendet und dort von synOCR empfangen und verwurstet. Teilweise landen die fertigen Dokumente in einem Sammelordner und sortiere mir die Dinge manuell weg, oder Dokumente werden dank der synOCR-Regeldatei direkt in den passenden Ordner innerhalb meiner Ordnerstruktur verschoben. Das läuft ziemlich gut und auch zuverlässig. Von daher verfüge ich bereits über ein für mich sehr gut funktionierendes System.

Alternativ zu synORC wollte ich meine eingescannten Dokumente halt an Paperless-ngx übergeben, verarbeiten und wegsortieren lassen. Bis auf den letzten Punkt hat so weit auch alles ziemlich gut funktioniert, wobei es ja nicht so ist, das überhaupt keine Struktur erkennbar wäre, ganz im Gegenteil. Sie genügt halt nur nicht meinen Ansprüchen.

Aber wie gesagt... ich hätte durchaus Anwendungsfälle, wo ich mir sehr gut vorstellen könnte, das Paperless-ngx für mich machen zu lassen. Alle Bankgeschäfte z.B., wo ich bereits regelmäßige, im PDF-Format vorliegende Konto- und Depotauszüge und ähnliches erhalte. Diese Dinge würden sich mit Paperless-ngx perfekt verwalten und durchsuchen lassen. Dabei könnte ich auch auf logische Ordnerstrukturen verzichten. Ist halt immer die Frage, ob man Zweigleisig fahren möchte oder nicht.

 

[dirk1305]

Haha. Genau @Monacum. Ich möchte auch falls es paperless nicht mehr gibt bereits eine einigermaßen verwendbare Ordnerstruktur haben.
Deswegen auch die Frage - wie ablegen? Über {owner_username}/Beruf/Lohn/... in den Speicherpfaden? Und die gemeinsamen Daten?
Irgendwie steh ich glaub auf dem Schlauch

 

[*kw*]

Ich habe mal paperless-*kw* ausprobiert, nachdem ich einen passenden Ordner mit "Futter" gefunden habe. Die Funktionsweise ist ähnlich der App:

1. von *kw* gescannt (gesichtet)
2. auf "Start" gedrückt
3. ausgeholt und in der großen Gesamtablage gesichert. Andere sagen auch Papierkorb dazu.

An Effizienz kaum zu überbieten...

PS: am Ende sind es netto 6 Dokumente geworden.

 

[Tommes]

Jetzt fällt mir auch wieder ein, was in an meinen Papierdokumenten immer so geliebt habe... das Geräusch, wenn man das Blatt Papier sorgfältig und aerodynamisch zusammenknüllt, bevor man damit einen Drei-Punkte-Wurf versucht!

Männer! How. How. How.

 

[plang.pl]

Da hilft dann nur ein Blick in die Ordnerstruktur

Darüber stolpere ich auch immer wieder. Bei der "Masse" an bei mir vorhandenen Tags und Korrespondenten usw. muss ich bei vielen Dokumenten vor der Einsortierung erstmal kucken, wo ich denn das vorige Dokument dieser Art hingepackt habe. Denn es muss ja alles 100%ig passen

stelle ich mir innerlich aktuell die Frage, ob Paperless-ngx und ich wirklich Freunde werden

Die Frage habe ich mir auch schon des Öfteren gestellt. Bin zwar innerlich zu dem Entschluss gekommen, dass wir keine Freunde werden. Doch ich hab das einfach weitergenutzt und diese Zweifel ignoriert. Nun bin ich froh, so ein System zu haben. Meine vorige Ordnerstruktur war zwar auch gut aufgebaut und ich kam damit zurecht. Doch ich stellte fest, dass ich da zu penibel bin und es gab viel zu viele Unterordner, sodass man irgendwann selbst nicht mehr durchblickt. Alles in Allem muss ich sagen, dass ich mit paperless bezüglich Übersichtlichkeit und "Auffindbarkeit" deutlich besser fahre als mit meinem alten OCR + Ordner System.

Jedenfalls danke für deinen Erfahrungsbericht, hatte ihn erst jetzt entdeckt.

 

[Tommes]

Einen Nutzen hat mir der Umgang mit Paperless-ngx sicherlich gebracht. Ich habe meine Ordnerstruktur, die ebenfalls gaaaaaaaanz viele Unterordner enthielt, auf max. 4 Ebenen reduziert. Das macht es in der Tat sehr viel übersichtlicher und damit auch wesentlich effizienter.

Ich habe vor ein paar Tagen auch einen sehr interessanten Artikel zum Thema "Automatisierte Ablage auf Speicherpfaden" im Netz gefunden. Gleich im zweiten Absatz stach mir dabei direkt meine, mir selbst auferlegte Devise in großen Lettern entgegen "Keep it simple!" Also las ich mir den Artikel bis zum Ende durch.

Man muss sich sicherlich erst mal frei von allem machen und somit alte Verhaltensmuster über Bord werfen. Aber die Art und Weise, wie die Dinge in diesem Artikel beschrieben wurden, fand ich sehr praktisch, funktional und auch einleuchtend. Nichtsdestotrotz ersetzt diese Herangehensweise für immer noch nicht den manuellen Abgleich zwischen UI und Ordnerstruktur. Allein die eindeutige und fortlaufenden Benennung von PDF-Dokumenten erfordert für mich diesen Umstand, auch wenn sich Dateinamen zum größten Teil auch über Paperless-ngx konstruieren lassen... aber dann wird es schnell wieder unübersichtlich. Aber gut...

Ich hatte ja bereits erwähnt, das ich Paperless-ngx auch weiterhin als Docker Container laufen lasse. Von daher bietet es sich auch an, den o.a. Artikel mal auszuprobieren. Mal schauen...

 

[*kw*]

@Tommes: wie das o.g. Beispiel mit den E-Mails

Ich habe mal in einem bundesweiten behördlichen IT-Projekt gearbeitet und zu Beginn wurde mir quasi gebetsmühlenartig die einheitliche Dateibenennung eingebläut.

Bspw. für den ersten Entwurf: 20240528_Testergebisse_Repeater_00.00.01.pdf

Daran habe ich mich orientiert und habe tatsächlich in den meisten Fällen nur pro Thema einen großen Ordner. Aussagekräftiger/einprägsamer Titel, eindeutige Datierung...halbe Miete. Okay, Versionen gibt es nur zwei: Vorhanden oder Nicht.

 

[Tommes]

Auf eine einheitliche und vor allem aussagekräfitge Dateibenennung lege ich auch sehr viel Wert. Bei mir sieht das ähnlich aus, ebenfalls ohne Leer- und Sonderzeichen (wobei mich bei dir die Punkte innerhalb 00.00.01.pdf schon stören würden, aber okay)

2024-05-28_[Korrespondent]_[Kunden- Mitglieds- Versicherungs- oder Kontonummer]_[Kunden- Mitglieds- Versicherungs- oder Kontoart]_[Dokumenttyp]

Beispiel:
2024-05-28_Meine-Bank_987654321_Girokonto_Kontoauszug.pdf

Beispiel:
2024-05-28_Mein-Versicherer_123456789_Unfallversicherung_Beitragsrechnung.pdf

Dieses Prinzip lässt sich zwar nicht auf alle Dokumente anwenden, aber zum größten Teil. Der Rest wird halt an diese Schreibweise angepasst, so wie bei dir z.B.

Beispiel:
2024-05-28_Meine-PC-Zeitschrift_Testergebisse_Repeater_00-00-01.pdf

Das Problem bei Paperless-ngx bleibt aber bestehen. Je mehr Korrespondenten, Tags, Dokumenttypen und Speicherpfade du anlegst, um so unübersichtlicher wird es am Ende. Wenn man aber, wie in dem o.a. Artikel beschrieben, überhaupt keine Korrespondenten verwendet, sondern nur Dokumenttypen in Form von Oberbegriffen wie z.B. Finanzen, Finanzamt, Hausrat, Versicherung etc. und alles andere in Jahresarchiven ablegt, wird das Ganze schon viel übersichtlicher. Aber wie gesagt, sprechende Dateinamen über Paperless-ngx abzubilden und vor allem - im weiteren Verlauf richtig zuzuordnen - funktioniert meines Erachtens nicht, ohne an Übersichtlichkeit einzubüßen. Daher würden meine Jahresarchive (resultierend aus dem bereits erwähnten Artikel) in etwa so aussehen...

PAPERLESS_FILENAME_FORMAT: 'Jahresarchiv/{created_year}/{document_type}/{title}'

Ergänzend bzw. alternativ könnte man noch das Datum der Dokument Erstellung mit einbauen, also z.B. so...

PAPERLESS_FILENAME_FORMAT: 'Jahresarchiv/{created_year}/{document_type}/{created_year}-{created_month}-{created_day}_{title}'

... wobei meine Dokumente i.d.R. bereits über ein Erstelldatum verfügen.

Möchte ich dann ein Dokument aus dem Jahresarchiv herrausnehmen wollen, erstelle ich einfach einen Speicherpfad und gut ist.

Basisordner/{document_type}/{title}

... oder ...

Basisordner/{document_type}/{created_year}-{created_month}-{created_day}_{title}

So, oder so ähnlich könnte ich mir das vorstellen. Ich fürchte nur, das mir am Ende mein Perfektionismus wieder einen Strich durch die Rechnung macht ... von daher gehe ich das... wenn überhaupt ...erst mal ganz entspannt an.

Edit: Hab die PAPERLESS_FILENAME_FORMAT Angaben nochmal angepasst

 

[Heidi]

Ich bin nach all den Strapazen heute Morgen zu der Erkenntnis gelangt, das ich auch weiterhin an meiner, über lange Jahre gereiften und gepflegten Ordnerstruktur festhalten werde.

@Tommes: Danke für deinen Bericht und die angestoßene Diskussion. Ich als Privathaushalt halte auch weiterhin an meiner Ordnerstruktur fest.


Ich habe auch jüngst meine kompletten Leitzordner in die Tonne verbannt und alles digitalisiert (mit meinem neuen Epson WorkForce ES-580W ging das SOOO SCHÖN (schade dass die morgendlichen Scan Sessions vorbei sind), den kann ich also wärmstens empfehlen, der scannt sauber firekt auf das NAS). Mit deinm pdf24 sind die Files dann auch gleich OCRed.


Neuer Dokumenteneingang aus dem Briefkasten landet direkt im Scanner, dann im Müll. Das funktioniert solide. Alle Nase lang OCRe und sortiere ich die dann aus dem Scan-Ordner in meine gewachsene Ordnerstruktur um.

Damit kommt meine Frau gut zurecht, das Hyperbackup sichert das und behält dabei unabhängig von anderere Software die Struktur und vom Handy aus per DSFile sind auch alle Daten einfach auffindbar.

Was will man mehr.

Aber ich spreche hier aus Durchschnittshaushaltserfahrung.

 

[plang.pl]

Hyperbackup sichert das und behält dabei unabhängig von anderere Software die Struktur und vom Handy aus per DSFile sind auch alle Daten einfach auffindbar.

Geht aber mit paperless genauso. Nur mal so

 

[Monacum]

Zeig doch bitte mal deine Liste der Dokumententypen. Also nur wenn du möchtest. Mir scheint als hättest du es ganz gut im Griff und kommst mit deinen Sortierungen gut zu recht.

So, wie versprochen hier eine (zur Pseudonymisierung) leicht reduzierte Liste meiner Dokumententypen:

• Angebot
• Befunde
• Arztrechnung
• Autos
• Bank
• Behörden
• Einkommenssteuerbescheide
• Gehaltsabrechnung
• Handwerker
• Kündigungen
• Rechnungen
• Rentendokumente
• Versicherung

Das sind also eher „oberflächliche“ Gruppierungen. Warum? Weil es genauer nicht notwendig ist, wenn man zusätzlich Tags und Korrespondenten nutzt. Zwei Beispiele dazu:

• Autos: Um jetzt zu unterscheiden, welches Auto gemeint ist, wenn man mehrere haben sollte, kann man dann Tags verwenden und entsprechend filtern
• Versicherung: Läuft bei mir analog. Ein Dokumententyp, dass es die Rechnung der Haftpflichtversicherung ist, sehe ich dann am Tag und hier auch am Korrespondenten (wenn man nicht alle Versicherungen bei nur einem Konzern haben sollte )

 

[Tommes]

Kurzes Update meinerseits.
Ich bin nun endgültig wieder da angekommen, wo ich einst angefangen habe, nämlich bei meiner, über lange Jahre gereiften und gepflegten Ordnerstruktur. Das einzige, was mir Paperless-ngx am Ende gebracht hat, ist, dass ich hier mal so richtig ausgemistet, vieles umsortiert und einiges umbenannt habe. Meine Ordnerstruktur ist jetzt wesentlich flacher und die Dateinamen sind sowohl einheitlicher als auch aussagekräftiger als noch zuvor. Linux Mint hat da im übrigen ein nettes Programm mit dem trefflichen Namen "Dateiumbenennung" an Bord, womit das Umbenennen und Vereinheitlichen ziemlich fix über die Bühne geht.

Für diejenigen, die es interessiert, auch wenn es eigentlich ziemlich unspektakulär ist, hier mal meine aktuelle Ordnerstruktur...

• Katheogie
  • Dokumenttyp
    [Jahr-Monat-Tag]_[Titel - bestehend aus Anbieter, Kunden-Nr, Inhalt, etc].pdf

... oder aber ...

• Kathegorie
  • Dokumenttyp
    [Jahr-Monat-Tag]_[Titel - bestehend aus Anbieter, Kunden-Nr, Inhalt, etc].pdf
    • 2023
      [Jahr-Monat-Tag]_[Titel - bestehend aus Anbieter, Kunden-Nr, Inhalt, etc].pdf
    • 2024
      [Jahr-Monat-Tag]_[Titel - bestehend aus Anbieter, Kunden-Nr, Inhalt, etc].pdf
    • Dokumenttyp
      [Jahr-Monat-Tag]_[Titel - bestehend aus Anbieter, Kunden-Nr, Inhalt, etc].pdf

Beispiel:

• Hausrat
  • Stromversorger
    2024-06-01_Stromversorger_Tarif_Jahresabrechnung.pdf
• Finanzen
  • Name-der-Bank_1234567890_Girokonto
    • 2023
      2023-02-01_1234567890_Kontoauszug_001.pdf
    • 2024
      2024-02-01_1234567890_Kontoauszug_001.pdf
    • Vertragsdaten
      2010-01-01_1234567890_Antrag_auf_Kontoeroeffnung.pdf

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