ecoDMS - mehrere Dokumente trotz Trennseite zusammen

[SW81989]

Hallo zusammen,

ich nutze nun seit einer Woche ecoDMS.
Leider kommt es des Öfteren vor, dass Dokumente nicht ordentlich getrennt werden. Dadurch, dass ich Vorlagen erstellt habe wurden einige dieser Dokumente auch direkt klassifiziert und natürlich auch archiviert.

- weiß jmd. von euch wie man diese archivierten Dokumente nachträglich nochmal "ändern bzw trennen" und dann auch neu "klassifizieren" kann?

Bisher habe ich diese archivierten Einträge "gelöscht" und nochmals neu eingescannt.
Nun habe ich auch die Vorlagenerkennung komplett deaktiviert, eben weil es sehr mühselig ist aus einem ganzen Stapel an Dokumenten diese wieder heraus zu suchen und neu ein zu scannen. Und es muss einem ja auch erst einmal auffallen.


Zu meinem Setup:
- DS218+ 6GB RAM
- ich nutze MacOS
- Brother MFC-J5730DW (als Scanner - mit Freigabe & Shortcut zum ScanInputordner von ecoDMS)


Ich hoffe es weiß von euch jmd Rat.


#ersterPost - lese schon einige Zeit hier im Forum mit und habe eig auch zu allen Themen bisher etwas finden können. Danke im Vorraus!

 

[steje43]

Hallo zusammen,
- weiß jmd. von euch wie man diese archivierten Dokumente nachträglich nochmal "ändern bzw trennen" und dann auch neu "klassifizieren" kann?

Ich nutze auch eine längere Zeit schon ecoDMS.

Beruflich nutzt meine Firma auch ein DMS, hier kann man die PDF noch nachträglich wieder bearbeiten, Seiten hinzufügen, löschen, drehen etc.
Ich habe bei ecoDMS so eine Funktion nicht gefunden. Das ist etwas was ich mir wünschen würde. Ich habe den Support noch nicht gefragt.

Mein Weg, ich speichere die PDF und bearbeite diese dann mit einem PDF Programm die diese Funktionen unterstützt und importiere die Datei neu.

Nicht schön aber geht.

 

[SW81989]

Ich danke dir, für deine Antwort!

Meinst du, dass du die PDF's vor dem Import in ecoDMS speicherst? Oder ziehst du dir diese, nach der Klassifizierung nochmals heraus um diese dann zu bearbeiten und dann neu ab zu legen?

 

[steje43]

Wenn ich da noch Seiten hinzufügen oder löschen will, dann speichere ich erst die PDF auf meinem Rechner.

Dann mache ich die PDF so wie ich die haben will und importiere die dann in ecoDMS.

 

[DirkKn]

Seiten hinzufügen, löschen, drehen usw. kann man doch ganz komfortabel in der Inbox machen. Wenn man allerdings erst mal auf archivieren geklickt hat wirds schwieriger, dann eventuell mit einer neuen Version des Dokuments

 

[servilianus]

Ich nutze ecodms täglich und viel, und zwar auch mit MacOS und dem Scanner Brother ADS-2400N. Dabei ist es noch niemals vorgekommen, dass das Programm Dokumente nicht getrennt hat, wenn ich die ecodms-Trennblätter verwendet habe.

Folgende Fragen:

a) benutzt Du die Dokumententrennblätter von ecodms (Download)
b) hast Du die entsprechende Funktion in ecodms angeschaltet? Die Trennblatt-Funktion muss für jeden jeweiligen Scaninput-Ordner aktiviert sein. Siehe unter Einstellungen --> Scaninput
c) hast Du Dich bei der Einrichtung des Scanners tatsächlich an die Vorgaben (dpi etc.) von ecodms gehalten

Zur Erklärung: Eine nachträgliche Trennung eines einmal archivierten Dokuments - im weitesten Sinne also eine Manipulation - widerspricht ja zentral der revisionssicheren Archivierung/Ablage, die ecodms betreibt - und wofür ich das Programm (Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen) tatsächlich auch verwende.

Was Du jedoch machen könntest, wäre, das falsch abgelegte bzw. nicht getrennte Dokument einfach aus ecodms wieder herauszuexportieren, dann erhälst Du ja eine pdf, die sich mit jedem beliebigen pdf-Programm wieder auftrennen und anschließend neu ablegen lässt.
Wenn Du ecodms nicht im beruflichen Umfeld betreibst, kannst Du das falsch abgelegte Dokument dann natürlich in ecodms löschen. Oder du verschiebst es in den Papierkorb, wofür Du ja dann wiederum eine Löschfrist einstellen kannst.

 

[CoffeeJunk]

Hi, kurze Frage, da ich gerade auch mit ecodms auf einer DS218+ teste:

Die Sache mit den Trennblättern funktioniert zwar, aber.....
5 Seiten zum Testen, mit 4 Trennblättern dazwischen, das ganze wandert als TIFF direkt in den ScanInput Ordner.

Nachdem dies von ecoDMS automatisch bearbeitet wurde, sind die Dokumente sauber getrennt, jedoch habe ich dann noch die 4 Trennblätter als seperat erkannte Dokumente in der Inbox, ist das bei euch auch so?? Eigentlich dürften doch die Trennblätter nicht in der Inbox auftauchen....

 

[servilianus]

nein, das ist bei mir nicht so. Die Trennblätter werden nicht verwendet. Muss eine falsche Einstellung sein. Bitte meinen post #6 beachten.

 

[CoffeeJunk]

Problem gefunden, war mein Fehler....

Als ich die Dokumente direkt abgescannt habe, hat es wunderbar funktioniert.

Ich habe nun festgestellt, dass, wenn ich vom Scanner direkt versendet habe, am Scanner das Format "TIFF" benutzt. Nachdem ich das auf "Multi-Tiff" geändert habe, funktioniert es.

Ich wusste gar nicht, dass es da verschiedene Formate gibt, man lernt halt nie aus

Danke!

 

[Holli_NOM]

Ich habe das Problem, dass bei Verwendung von Trennblättern (von der ecoDMS-Seite, und mit 100% ausgedruckt) die Dokumente garnicht erst in der Inbox ankommen. Im ecoDMS-Protokoll stehen dann unzählige Fehlermeldungen, mit denen ich nichts anfangen kann. Die Dokumente scanne ich als mehrseitige PDF. Trennseiten sind natürlich aktiviert.