ecoDMS: automatisch Daten auslesen und mit Festtext kombinieren

[drnicolas]

Bei ecoDMS kann man automatisiert Formulare erkennen lassen und aus bestimmten Positionen Inofrmationen übernehmen.
Es sollte wohl besser "immer gelich aussehende Dokumente" heissen.

Da kann man z.B. eine Region auf dem Dokument festlegen an der sich IMMER ein Datum befindet.
Das klappt an sich prima, ich suche aber eine Methode mit der ich das gelesene Datum mit einem Text kombinieren kann.
Also: Ich bekomme monatlich eine Gehaltsabrechnung. Darauf ist das Wort "Gehaltsabrechnung" und irgendwo ein Datum zu sehen.
Unter Bemerkkungen soll jetzt stehen "Gehaltsabrechnung 09/20". Ich schätze, dass ginge mit REGEEX, aber wie ?

 

[servilianus]

Wird so nicht funktionieren. Du kannst - im späteren Archiv-Tabellen-Feld "Bemerkungen" nur einen gefundenen Suchbegriff hinterlegen lassen. Also entweder Datum oder Gehaltsabrechnung oder.... Also pro Tabellefeld nur ein Begriff/Datum/Betrag ect.
Eine Kombination in einer Tabellenspalte ist nicht möglich.

Ist doch aber auch unnötig: Du konzipierst Dir halt eine Vorlage, z.B. "Gehaltsabrechnung". In der Vorlage selbst legst Du a) den Ort fest, wo das Datum Deiner Gehaltsabrechnungen steht -> wird später dann in der Tabelle übernommen
b) definierst Du Dir in ecoDMS vorher eine eigene Dokumentenart, z.B.: "Gehaltsabrechnungen"
c) und in der Vorlage legst Du dann im Feld "Schlagwörter" fest, dass alle zu archivierenden Dokumente danach durchsucht werden, ob das Wort "Gehalt" oder "Gehaltsabrechnung" auftaucht. Wird dies gefunden, wird das Dokument automatisch mit der Vorlage "Gehaltsabrechnungen" behandelt/kategorisiert, das Dokument erhält Deine Dokumentenart "Gehaltsabrechnungen" und wird mit dem ensprechendem Datum der Gehaltsabrechnung tabellarisch abgelegt.

Als Beispiel hier meine Vorlage: zu archivierende Dokumente werden nach dieser Vorlage durchsucht. Tauchen in einem Dokument die Worte "die einzelnen Posten" auf, wird das Dokument wie im Bild kategorisiert und entsprechend abgelegt. Also mit meiner eigenen Dokumentenart "Forderung" (bei Dir dann: "Gehaltsabrechnung"), Datum, Rechnungsersteller, Status, in welchen Ordner soll es abgelegt werden, etc.

Im Screeshot 2 dann das Ergebnis, wie es in ecoDMS tabellarisch archiviert worden ist.

Im Feld: Schlagwörter kannst Du natürlich alles noch per Regex-Befehle (siehe hierzu das entsprechende Kapitel im ecoDMS-Handbuch) verfeinern. Denkbar also - um in meinem Beispiel zu bleiben - dass alle Dokumente mit einer bestimmten Vorlage behandelt werden, die die Wortkombination "die einzelnen Posten" aufweisen, jedoch dann genau nicht, wenn zusätzlcih noch die Wortkombination "Micky Maus" auftaucht...
Da gibt es mit den Regex-Befehlen noch diverse Möglichkeiten, ist aber alles gut im Handbuch beschrieben.

 

[servilianus]

Ja gerne! Schön, dass ich Dir weiterhelfen konnte, mit meiner Zeit für Dich! Nein, sich zu bedanken wäre zwar ein Gebot der Höflichkeit, ist heutzutage aber anscheinend ausgestorben, weiss ich schon. Also weiterhin viel Erfolg!