Das ist jetzt hier textlich alles schwer zu beschreiben. Ich empfehle, für diese Fragen einen Support bei ecoDMS zu buchen, die Dir das dann per Teamviewer direkt demonstrieren können.
Zunächst, da Du sagst, du könntest nichts speichern: Hast Du Dir denn die Berechtigungen für die Vorlagenerstellung eimgeräumt?
Falls ja: Überprüfe mal, wie Du die Vorlage benannt hast. Wenn ich mich richtig erinnere, mag ecoDMS keine Leerzeichen.
Noch ganz grob zu Deinen anderen Fragen:
- Du kannst unter Einstellungen verschiedene Dokumentenarten anlegen. ZB.: Rechnung / Vertrag / Gutschrift etc.
- Du kannst unter Einstellungen eigene Kategorien definieren. ZB: Rechnungsnummer / Datum / Bemerkungen / Betrag, etc. hier auch festlegen, ob das numerische Werte sein sollen, oder Datumswerte, oder nur Text o.ä.
- Nun nimmst Du Dir eine pdf, beispielsweise der Versicherung, die künftig automatisch kategorisiert und Verschlagwortet werden soll
- die ziehst Du in den Eingangsordner
- nun gehst Du unten auf: Neue Vorlage
- nun geht die Vorlagemaske auf
- hier kannst Du das pdf - Dokument (rechts oben) als Vorlagemuster anzeigen lassen
- nun kannst Du links im Textfeld einen Begriff (oder auch mehrere, oder auch sowas wie: “soll nicht enthalten„, siehe Handbuch: Regex) definieren, etwa: “Allianz“ und “Versicherungsschein-Nr xyz“ Das heisst, wann immer ecoDMS ein Dokument bekommt, welches die Begriffe Allianz und Versicherungsschein-Nr xyz“ enthält, kategorisiert ecoDMS dann das Dokument automatisch mit dieser Vorlage
- in der Mitte der Vorlage tauchen die vorher von Dir festgelegten Kategorien auf. Hier kannst Du entweder feste Werte eintragen, beispielsweise für die Kategorie: Dokumentenart: “Rechnung“ oder Bemerkung/Schlagwort: „PKW1“ (dann würde auch stets PKW1 später im Archiv unter Bemerkungen und Dokumentenart Rechnung bei Dokumenten stehen, die mit dieser Vorlage kategorisiert wurden),
- und/oder du ziehst mit der Maus Kästchen um die Positionen (bsp. Rechnungsbetrag), in der pdf, und definierst, dass künftig Werte, die an dieser Position stehen in die entsprechende Kategorie (bsp: Rechnungsbetrag oder Datum) automatisch übernommen werden.
- dann kannst Du noch links unten anklicken, dass der Dunkelprozess für den Ordner scaninput angestossen werden soll.
- diese Vorlage betiteln ( ohne Leerzeichen) und abspeichern.
Wenn Du das nächste Mal also jetzt eine Rechnung der Versicherung Allianz in den Ordner scaninput ablegst, wird der Kategorisierungsprozess angestossen und ecoDMS legt das Dokument automatisch ins Archiv ab. Wenn Du jetzt in der Suche PKW1 eingibst, werden alle Dokumente ausgespuckt, die PKW1 in der entsprechenden Kategorie ( hier also Bemerkung) stehen haben.
Bei Dokumenten, wo diese Vorlage oder andere nicht „passen“ taucht das Dokument im Eingangsordner auf, wo Du es dann manuell kategorisieren kannst und in das Archiv ablegen kannst.
Ich weiss aus eigener Erfahrung, dass man zu Beginn dazu neigt, möglichst viele Dokumentenarten, Kategorien, Archivordner und Unterordner zu bilden. Dies ist eigentlich unnötig, da ecoDMS ja eine tolle (Volltext)-Suchfunktion mitbringt, womit man schnell alles relevante wiederfindet. Ich habe mir also nur ein paar Archivordner gebildet (Verträge, Versicherungen, Haus, Einkommen, etc), ein paar Dokumentenarten definiert, sowas wie Eingangsdatum, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, Absender, Bemerkungen, und teile die Dokumente dann so auf die Archivordner auf. Man sollte also möglichst „flach“ bleiben in der Ordnerstruktur und den Kategorien.
Ich persönlich habe Schlagworte noch nicht gebraucht, suche ich bsp die PKW-Jahresrechnung, gebe ich in der Volltextsuche einfach Allianz und vielleicht noch das Kennzeichen ein, unten dann den Suchzeitraum ( diesen Monat/ letzten Monat usw) , ecoDMS durchsucht dann ja alle Dokumente dahingehend. Übrigens: Bei der Volltextsuche: ein Suchbegriff, der Leerzeichen enthält, in Anführungsstrichen einsetzen.
Viel Erfolg!
