E-Mail-Archivierung (DSGVO)

[blurrrr]

Das mit den persönlichen Beziehungen ist sowieso immer so eine Sache - privat ist privat, Business ist Business ??

Das muss aber echt jeder für sicher selber ausmachen.

Genau so ist es

 

[NSFH]

Ich glaube hier sehen einige die gesetzlichen Vorgaben zu eng.
Wechsle ich zB das System egal aus welchem Grund und das geht nur über einen Export, der dann editierbar wäre dann ist das so.
Gleiches gilt für totalen Datenverlust. Raucht mein Archiv nachweislich durch einen Schaden komplett ab was soll ich machen? Ist bei der Papierablage auch so. Da gibt es kein Backup, weg ist weg. Sind meine 10 Jahre alten Festplatten nicht mehr lesbar, Dann hat das FA Pech gehabt.
Also mal die Kirche im Dorf lassen und Lösungen einsetzen die sowohl finanziell und auch vom Aufwand her zu vertreten sind und nicht Dinge hier rein interpretieren die weder irgendwo stehen noch haltbar sind. Diese ich nenne sie mal Hightech-Lösungen sind für den Klein- oder mittelständischen Betrieb nicht zuverlässig und finanziell vertretbar über so einen Zeitraum realisierbar.

 

[bob rooney]

Ich glaube hier sehen einige die gesetzlichen Vorgaben zu eng.
Wechsle ich zB das System egal aus welchem Grund und das geht nur über einen Export, der dann editierbar wäre dann ist das so.
Gleiches gilt für totalen Datenverlust. Raucht mein Archiv nachweislich durch einen Schaden komplett ab was soll ich machen? Ist bei der Papierablage auch so. Da gibt es kein Backup, weg ist weg. Sind meine 10 Jahre alten Festplatten nicht mehr lesbar, Dann hat das FA Pech gehabt.
Also mal die Kirche im Dorf lassen und Lösungen einsetzen die sowohl finanziell und auch vom Aufwand her zu vertreten sind und nicht Dinge hier rein interpretieren die weder irgendwo stehen noch haltbar sind. Diese ich nenne sie mal Hightech-Lösungen sind für den Klein- oder mittelständischen Betrieb nicht zuverlässig und finanziell vertretbar über so einen Zeitraum realisierbar.

Vollkommen korrekt wobei man das gesetzliche wissen muss um für sich zu entscheiden welchen Aufwand man betreibt und welches Risiko man ggf. hat.
Level Wissen und Anspruch hoch und dann, für sich, soweit man es riskieren möchte, nach untern gehen

 

[blurrrr]

Dann hat das FA Pech gehabt

Das dürfte dann aber eher genau anders herum sein, das FA hat niemals Pech und immer Recht. ?

nicht Dinge hier rein interpretieren die weder irgendwo stehen noch haltbar sind

Das mit dem "weder" würde ich so nicht stehen lassen, zudem ist das wohl eher Ansichtssache

Lösungen einsetzen die sowohl finanziell und auch vom Aufwand her zu vertreten sind

ACK, alles andere ist sowieso unsinnig ?

 

[bob rooney]

So,

DS920+ mit 2 neuen SSD gekauft und Docker mit ecomailz am laufen seit gestern.
Parallel die 2 "alten SSD" aus der DS418 raus und als Backup ins 920+ rein
Die 418 mit den verbliebenen HDDs für private Daten als Raid 1 angelegt
Umbau, Installation gewohnt logisch und einfach bei Synology. Schätze die Zeit ohne Warten auf Kopien auf ca. 4h
Da ich ich quasi einmal alles neu gemacht habe, war etwas Logistik beim kopieren notwendig.


Fazit: Läuft, bin zufrieden und ne NAS für Privat hatte ich schon länger im Auge, auch wenn die 418 etwas overkill ist. (haben ist besser als brauchen)

 

[steje43]

So,

DS920+ mit 2 neuen SSD gekauft und Docker mit ecomailz am laufen seit gestern.

So sieht es bei mir auch aus, aber mit einer DS918+.

 

[linuxdep]

wie genau ist ecoMailz eingebunden zwischen dem email Provider(IMAP) und deinem Client (was nutzt da?) ? Nutzt du auch mailServer Plus?

Perfekt wäre, wenn Synology noch ein Plugin für den mailServer Plus anbieten würde das diese Funktion übernimmt. Das wäre Top.

 

[steje43]

Ja, ich nutze den MailserverPlus und als Client Thunderbird. Nutze ein Debian Betriebsystem.

 

[bob rooney]

Ich nutze nicht den MailserverPlus und habe ein über IMAP eingebunden.
EcoMailz zieht sich einfach, wie ein Client, nach einem fixen Zeittakt die die Mails.

 

[steje43]

So mache ich das auch. Aber mit Thunderbird kann ich dann gleich die Emails die ich nicht haben will aussortieren.

 

[bob rooney]

Ok, das mache ich nicht. (Könnte man über die Zeitspanne bis zur endgültigen Archivierung regeln und das Plugin gibt es auch für Outlook.)
Hast du verstanden warum nicht alle Mails archiviert werden. War bis jetzt nichts wichtiges aber die Logik würde ich gerne verstehen.
(Anleitung sagt nichts zum Thema, also ich habe nichts gefunden.) Im Moment sieht es aus nach Mails mit gleiche Domain, also interne und auch nur dann wenn sonst kein weiter Empfänger gewählt ist.

 

[linuxdep]

mal testen, aber dazu brauche ich Zeit.. sonst ist das Testfenster rum.

 

[bob rooney]

Ich habe ein Ticket erworben und werde das mit dem Support direkt klären.
Bis jetzt hat die SW alles relevante archiviert und von sich aus "den Ausschuss" nicht ins Archiv geschoben.
Dennoch will ich die Logik wissen, nicht das die SW irgendwann mal was macht, was ich nicht will.

 

[servilianus]

Es werden alle Emails abgerufen/gespeichert, und zwar von den Email-Ordner/n, die Du im jeweiligen Adapter angegeben hast.
Und in der Benutzerkonfiguration legst Du fest, welche Emails von welcher Email-Adresse sofort sichtbar sind und jene, welche nach dem Ablauf der Speicherfrist sichtbar sind. Es kann ja sein, dass manche Emails für bestimmte ecoMailz Benutzer nicht sichtbar bzw. aufrufbar sein sollen.

 

[bob rooney]

Ja, nein.
Es werden eben nicht ALLE gespeichert, also nicht bei mir.

Aktuell nicht:

1. interne Kommunikation,
2. Mails mit Anhängen ab einer gewissen Größe
3. Meldung von echoMailz über erfolgreiches Backup (interne Kommunikation)
4. Mails der synology über Status ( interne Kommunikation)
5. Newsletter
6. Status Mails von Cookiebot
7. o365 update News
8. ...

Alles nix wildes, verstehe nur Grund und Logik nicht.
Habe das Plugin im Outlook wo ich direkt schauen kann und prüfe gegen die Weboberfläche.
Sichtbarkeiten habe ich keine definiert.

 

[linuxdep]

Wo und wie sichert er die gesicherten Mails? Wie kommt man in 9,9 jahren wieder dran? Oder sichert die online gegen Verlust?

 

[servilianus]

in einer Datenbank in einem beliebigen gemeinsamen Ordner. Diese Datenbank lässt sich mittels geeignetem Backup-Programm, z.B. Hyperbackup irgendwo hin sichern (externe Festplatte, andere NAS, Synology C2-Cloud). Oder man exportiert gesicherte Mails als .eml-Dateien oder pdfs direkt aus ecoMailz irgendwo hin.

 

[linuxdep]

oh, super schnelle Antwort.
Na ja, DB einfach so sichern, wenn die läuft ist nicht immer gut... exportieren der Mails bringt nix, denn dann bräuchte man ecoMailz nicht...
Also hat ecoMails da was incl. damit die DB definiert weggeschrieben wird auf ein Volume, dieses dann gesichrt werden kann entsprechend?

 

[servilianus]

Ja, es gibt eine Backup-Funktion, bsp. tägliches Backup (inkrementell oder jeweils neues Voll-Backup), wo die Datenbankinhalte in einen beliebigen Ordner auf dem Volume gesichert werden.

 

[bob rooney]

Feedback für die es interessiert.

ein * im USER-Setup bei persönliche E-Mail Adresse und Zugriff auch archivierte E-Mail-Adresse hat das Problem gelöst.
Post #75