E-Mail-Archivierung (DSGVO)

[Runk]

Verstehe jedoch nicht ganz Deinen Sinn.

die NAS steht noch auf dem Wunschzettel und noch nicht im Büro ?

 

[Runk]

150€ bezogen sich auf Mailz und DMS

 

[Frieseba]

Hätte jemaand eine Anleitung für ecomailz? Deren Seite ist gerade down.
Edit.: gerade gefunden--> https://www.edv-3d-druck.de/media/pdf/6a/f4/fd/installation_ecomailz_de_1708.pdf

 

[Tuvok42]

Old fashion Druck sie aus und hefte sie ab!

Wenn man als Gewerbe/Firma unterwegs ist, reicht dies im Streitfall nicht aus (AO §147). Und eingehende betriebsrelevante Rechnungen müssen im Original archiviert werden (§§ 14, 14b UStG, BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 ).

 

[servilianus]

Nein, stimmt so allgemein nicht mehr, die GOBD wurde 2019 durch das BFinanzM. neu gefasst bzw. angepasst.
https://www.d-velop.de/blog/compliance/gobd-2019-neufassung-der-gobd-steht-in-den-startloechern/

 

[Tuvok42]

Was genau stimmt nicht? Zitat aus deinem Link: "Eine einfache Archivspeicherung auf der Festplatte oder USB-Stick genügt nicht, ebenso wenig ein Ausdruck auf Papier. Laut GoBD 2019 müssen alle Belege revisionssicher, im Ursprungsformat und maschinell auswertbar abgelegt werden."

 

[servilianus]

Dass Papierrechnungen im Original aufbewahrt werden müssen, wenn die Vorschriften zum ersetzenden Scannen beachtet werden und eine entsprechende Verfahrensdokumentation vorliegt.
Beim Einsatz eines entsprechenden revisionssicheren Archivsystems (bsp ecoDMS) und einer entsprechenden Verfahrensdokumentation, müssen bestimmte originale Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papier aufbewahrt werden.
https://www.kks-steuer.de/macroCMS-...7-Ersetzendes-Scannen-Abschied-vom-Papier.pdf

 

[Tuvok42]

Der Themenstarter sprach von eingehenden e-Mails und nicht von eingescannten Papierrechnungen. Und meine Antwort bezog sich auf die Aussage von NSFH ("Druck sie aus"). Du hast Recht, ist aber in diesem Kontext irrelevant.

 

[Runk]

Stimmt, ich sprach von E-Mails, bin aber durch das Stöbern auf der Seite von ecoMailz auf ecoDMS aufmerksam gefunden und finde diese Diskussion in Summe ziemlich wertvoll.

mich versuche generell von Papier weg zu kommen und deshalb wäre eine Ergänzung um die DMS Lösung klasse. Gibts hierzu gute Tutorials?

hierzu wäre es spannend, wie sich das dms Tool die Rechnungen Schnappt? Geht es, dass ich Scans in einen Ordner X legen, Fotoscans in einen Ordner Y undDateien in einen Ordner Z lege und sich das DMS Tool diese Rechnungen rauszieht, entsprechend kategorisiert und aus den entsprechenden Ordnern rauslöscht?

 

[servilianus]

du erstellst einen Ordner scaninput, dorthinein legst Du archivierenswertes ab, ecosms überwacht den Ordner, holt sich das Dokument, macht es durchsuchbar und kategorisiert es auf Wunsch, legt es dann innerhalb von ecosms im gewünschten Kategorienordner ab. Läuft bei mir seit Jahren stabil und zuverlässig und reduziert den ganzen Papierkram enorm. Wie gesagt, einfach mal die Testversion installieren und damit spielen.

 

[Runk]

Klingt geil! Vielen Dank... da Synology nun die neuen NAS rausgebracht hat, kann ich ja zugreifen. Die DS420+ sollte reichen, oder?

 

[servilianus]

Ja, mit Sicherheit.

 

[bob rooney]

Hallo zusammen,
kann mir bitte einer die korrekte Funktion mit ecoMailz auf der aktuellen NAS Gerneration bestätigen.
Ich würde auf eine 920+ umsteigen wenn das geht. Da ich aber erst letztes Jahr ein 918 gekauft habe, tut ich mir schwer die 550 in die Hand zu nehmen ohne eine Bestätigung das die SW sauber läuft und ich somit mein K**** Archivier Problem endgültig vom Tisch habe.

 

[servilianus]

wird problemlos laufen

 

[linuxdep]

aber warum neue, wenn die 918+ das doch auch macht? Die wird hoffentlich noch min. zwei Jahre mit Updates beglückt, dann kannst weiter sehen, selbst dann läuft die noch weiter.

Wie arbeitet ecoMailz? läßt sich das in den MailPlus Server einbinden? Im Moment nutze ich den Mailserver bei 1blu, zugriff per TB auf mehreren Rechnern mit einem Account. Reicht da dann eine Lizenz?

 

[bob rooney]

habe keine +...... Prozessor ist ARM-Technik und kann somit kein Docker und keine Möglichkeit zum installieren der SW.

Also das ist mein Ergebnis nach x Stunden google und Support Synology

Hast du ne Idee, Liebend gerne, weil mich das schon ärgert die Kiste "in den Ruhestand zu schicken"

 

[linuxdep]

ach so, die gab es auch als ohne Plus, dann geht das mit Docker natürlich nicht.

 

[bob rooney]

Sorry 418 nicht 918

 

[blurrrr]

Theoretisch reicht das garnicht, weil die Mails nicht aus einem Postfach abgegriffen werden sollten (denn da kann der User schon eingreifen/verändern/löschen), sondern schon davor (quasi als BCC ein- UND ausgehend - im besten Fall noch bevor sie das eigentliche Postfach erreichen). Daher wäre ein vorgeschaltetes Gateway vorzuziehen....

Client
|
Mailserver
|
Mailgateway -> BCC rein/raus-> Archivsystem
|
Internet

Alternativ wäre es direkt am Mailserver selbst zu konfigurieren (bei Archivierung via Exchange wäre es übrigens das Journalpostfach). Irgendwas aus einem Postfach zu "holen" ist halt eher nach dem Motto "Besser als nichts". Im Zweifel (und für mehr Sorgenfreiheit, weil auch ein Mailarchiv "muss" gesichert werden) lässt man sowas einfach direkt über den Hoster abwickeln, oder über einen externen Dienstleister (wie z.B. den Betreiber vom Forum hier: https://www.21byte.de/loesungen/, da gibt es auch Mailarchivierung *Werbekeule wieder einpack* (hoffe die Werbung ging grade noch so in Ordnung... )).

EDIT: Halt auch mal was anderes, als ständig nur die iDomiX-Links ?

 

[linuxdep]

muss ja auch bezahlbar sein, denn, wenn man nur für alle anderen arbeitet, kann man es auch lassen. Mag ein Mittelständler mit >50 Mitarbeitern machen können/müssen, aber der kleine Krauter hat schon zu viele Hände die gefüllt werden wollen.
Darum ist ja die Frage wie ecoMailz arbeitet und wie man es in mailPlus Server einbinden kann. Die Kosten sind für 4 Jahre gesehen noch bezahlbar. Klar gibt es Lösungen zu hauf, aber meist wollen die Monatlich was für haben.