Papierlos / Dokumentenmanagementsystem auf der Synology

[novregen]

Hallo,

ich bin auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem für den Privatgebraucht.

In erster Linie möchte ich Emails mit Rechnungen / Bestellübersichten oder andere Wichtige Dokumente archivieren und dies auch, wenn ich nicht zuhause im Netz bin.
Hier wäre es praktisch, wenn ich diese Mails in einen Ordner meines Email Accounts schieben könnte und diese anhand von Schlagwörtern ins DMS, was auf einer DS116 laufen sollte,
geschoben würde.

Weitere Dokumente die per Post kommen würde ich geren per Iphone abfotografieren oder scannen (eher die Ausnahme, da PC nicht mehr wirklich oft läuft) wollen.
Auch hier sollte das ganze dann einfach ins DMS gelangen. Auch von unterwegs.

Hat jemand was ähnliches realisiert ?
Beim durchstöbern des Netz bin ich auf jbSoftware und Eco DMS gestoßen,
anscheinend gibt es aber ja auch Möglichkeiten mit Hazel, File Jugler etc.

Wäre für einen Austausch dankbar.

 

[wolfforwolf]

Hi novregen
ich war auch auf der Suchen nach einem einfachen durchblickbaren Programm um meine Rechnungen, Dokumente etc. zu archivieren.
Ich habe mir dann das Office-n-PDF von JBSoft lizensiert. Funktioniert perfekt kann ich nur empfehlen. Hab die Einzelplatzversion mit Ablageort auf der SYN.
Es werden die Dokumente in einer Datenbank gespeichert aber eine Funktion des Programms ist das man alle Dokumente als PDF separat exportieren kann.
Dann sind die DOKs auch mit PDF Reader zu lesen.
l.G. wolf

 

[TeXniXo]

Aber da muss der PC ja mitlaufen? OCR nicht inkludiert?

@TE: es gibt hier einige Optionen - am besten die Suchfunktion hier verwenden.

 

[wolfforwolf]

Ja sicher denn scannen mit OCR (ist enthalten) funktioniert ja nur mit PC. Eine Handyapp von JBSoft gibts meines wissens nach nicht. Möglich ist aber das Dokument mit dem Handy aufzunehmen, ob mit einem PDF Scanner oder per Foto, und das in einen Ordner auf die SYN hochzuladen. Wenn man den PC dann aufdreht kann man ohne Probleme diese Dokumente ins Programm ziehen und somit ablegen.

 

[novregen]

Hallo wolfforwolf,

vielen Dank für die Info. Wie gesagt jbsoft hatte ich mir auch schon auf der Webseite durchgelesen und auch gut gefallen, am besten mit der Kombination Watchdog, damit man nicht alles manuell irgendwo hinschieben muss. Was natürlich blöde ist, wenn das nicht auf der Syno oder ähnlichem Rasperry installiert werden kann. Ist das gesichert, das keine Installation auf der Syno oder rasp. funktioniert ?
Dann doch eher die Lösung Eco DMS oder FileJuggler mit selber angelegten Verzeichnissen hmmm?

 

[wolfforwolf]

Nachdem das Office-n-PDF eine Windowsanwendung ist wird es für die SYN nichts geben. Außerdem ist dann die Frage der Mehrplatzversion. Ich verwende die Einzelplatzversion mit dem Ablageort auf der SYN.
Aber Du kannst JBSoft mal ne Anfrage schicken, es gibt aber auch das Forum dort - mal reinschaun. Im Prinzip brauchst du ja einen Scanner und einen Monitor um im Office-n-PDF zu werkeln.
Hab auch ECO probiert ist mir aber zu unübersichtlich und zu überladen drum bin ich beim Office-n-PDF geblieben und sehr zufrieden.
Kannst ja mal die Testversion verwenden, die wandelt sich beim Lizensieren in eine echte Version um mit den bereits abgelegten Dokumenten

 

[steje43]

Nutze für die Verwaltung eines großen Vereins auch Office n PDF.

Läuft einfach sehr gut. Die Daten liegen auf dem NAS und wenn du die Datenbank in Office N PDF mit einem Kennwert nutzt sogar verschlüsselt.
Watchdog wäre auch sehr schön, ist aber unverschämt teuer. Verstehe ich auch nicht warum das nicht günstiger angeboten wird.

ABER, ich habe mal ecoDMS ausprobiert, als Container in Docker. Gefällt mir auch sehr gut.
Hier kannst du ein Verzeichnis angeben und die Dokumente reinlegen. EcoDMS findet sie.

EcoDMS gefällt mir besser als Office N PDF und kostet 69 Euro.

Ich habe beides im Einsatz Office n PDF für den Verein und ECODMS für mich privat.

Gruß
Jens

 

[novregen]

Hallo Jens,

danke für deine Info. OK, ja Watchdog nochmal +179 € zum Standard Programm....

Was gibt es denn für Möglichkeiten direkt eine Email (Zugriff über Weblogin also kein Outlook o.ä.) in das Archiv zu schieben ? Email oder Email mit RG Anhang ? z.B. bei EcoDMS oder Office n PDF ?

 

[steje43]

Beide Programme haben einen PDF Drucker an Board, damit kannst du aus jedem Programm die Dateien ablegen.

Gucke dir mal die Plugins bei Ecodms an, die haben mehr als Office N PDF.