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Liebe Gemeinde,
ich betreibe zusammen mit meine Partner eine Privatpraxis für Psychotherapie mit Standorten in mehreren Städten. Und bin gerade ganz am Anfang mit meinen Überlegungen, die Aufnahme von neuen Patienten zu vereinfachen / digitalisieren.
Wie ist es bislang:
- Ein neuer Patient kommt, und füllt auf Papier einen allgemeinen Aufnahmebogen aus (Name, Wohnort,Kontaktdaten, etc). Und auf einem zweiten Papier eine Datenschutzerklärung (dass wir ihn per Email oder Brief kontaktieren dürfen). Diese unterschreibt er auch.
- die Therapeutin stopft die beiden Seiten in einen Scanner, die Formulare werden per pdf/vpn auf die zentrale Synology in einen gemeinsamen Ordner gesendet.
- ich schaue mir am Abend die zugescannten Seiten an und übertrage die Daten händisch in unser Patienten-Verwaltungsprogramm (heisst Epikur).
Und das bedeutet immer mal wieder Fehler: Patienten schreiben ihren Namen unleserlich, von mir wird ein falscher Name eingetragen. Noch viel blöder: Die Email-Adresse ist nicht eindeutig, dann erhält im Zweifel ein völlig Unbeteiligter eine Rechnung, die ihn nichts angeht.
Also suche ich einen Weg, um die Fehlerquellen wie Unleserlichkeit oder das händische Abtippen (Tippfehler) zu umgehen.
Ich stelle mir das als Best-Practise so vor, dass die Patienten ein Tablet in die Hand gedrückt bekommen, ihre Angaben da Eintippen und am Ende per Stift oder mit dem Finger unterschreiben. Die Unterschrift muss als digitale Signatur (rechtskonform) geleistet werden. (evtl. mit einem Unterschriften-Pad a la : ( https://de.evolis.com/peripherieger...g100-lite-kostenguenstige-unterschriften-pads ) Nach klicken auf "Absenden" fliegt das Ganze dann auf die Synology. Natürlich muss ich dann die Daten doch noch manuell anpacken, da es keine Schnittstelle zu unserem Patientenverwaltungsprogramm gibt, aber ich minimiere hier schonmal die Fehlerquellen des falschen Lesens / falschen A btippens.
Es gibt schon Kauf-Möglichkeiten wie AnaBoard (https://anaboard.de), aber das ist für unsere Zwecke viel zu umfangreich. Alternativ-Anbieter sind eher auf Krankenhäuser ausgerichtet. Es geht wirklich nur um die Erstaufnahme mit den Kontaktdaten und Datenschutzerklärung.
Ich hatte mir auch überlegt, das Ausfüllen auf Papier zu lassen (erspare mir die Einrichtung von Unterschriften-Pads für die Rechtskonformität + sehr teure Lizenkosten für mehrere Arbeitsplätze + Tablets), die pdfs stattdessen zu ver-OCR-en, so dass das Programm dann die Schrift in Daten ausgeben kann. Aber: Selbst wenn ich die Patienten anhalte, ihre Angaben in Druckschrift zu machen - wie überfordert sind OCR--Programme bei Handschrift? Gerade bei der Angabe der Mail-Adresse macht es ja einen erheblichen Unterschied ob die EmailAdresse vorname-nachname@xyz.de oder vorname_nachname@xyz.de heisst - Bindestrich/Unterstrich würde ein OCR-Programm vermutlich nicht richtig unterscheiden können?
Vielleicht habt Ihr ja Ideen.
Danke Euch,
Andreas
ich betreibe zusammen mit meine Partner eine Privatpraxis für Psychotherapie mit Standorten in mehreren Städten. Und bin gerade ganz am Anfang mit meinen Überlegungen, die Aufnahme von neuen Patienten zu vereinfachen / digitalisieren.
Wie ist es bislang:
- Ein neuer Patient kommt, und füllt auf Papier einen allgemeinen Aufnahmebogen aus (Name, Wohnort,Kontaktdaten, etc). Und auf einem zweiten Papier eine Datenschutzerklärung (dass wir ihn per Email oder Brief kontaktieren dürfen). Diese unterschreibt er auch.
- die Therapeutin stopft die beiden Seiten in einen Scanner, die Formulare werden per pdf/vpn auf die zentrale Synology in einen gemeinsamen Ordner gesendet.
- ich schaue mir am Abend die zugescannten Seiten an und übertrage die Daten händisch in unser Patienten-Verwaltungsprogramm (heisst Epikur).
Und das bedeutet immer mal wieder Fehler: Patienten schreiben ihren Namen unleserlich, von mir wird ein falscher Name eingetragen. Noch viel blöder: Die Email-Adresse ist nicht eindeutig, dann erhält im Zweifel ein völlig Unbeteiligter eine Rechnung, die ihn nichts angeht.
Also suche ich einen Weg, um die Fehlerquellen wie Unleserlichkeit oder das händische Abtippen (Tippfehler) zu umgehen.
Ich stelle mir das als Best-Practise so vor, dass die Patienten ein Tablet in die Hand gedrückt bekommen, ihre Angaben da Eintippen und am Ende per Stift oder mit dem Finger unterschreiben. Die Unterschrift muss als digitale Signatur (rechtskonform) geleistet werden. (evtl. mit einem Unterschriften-Pad a la : ( https://de.evolis.com/peripherieger...g100-lite-kostenguenstige-unterschriften-pads ) Nach klicken auf "Absenden" fliegt das Ganze dann auf die Synology. Natürlich muss ich dann die Daten doch noch manuell anpacken, da es keine Schnittstelle zu unserem Patientenverwaltungsprogramm gibt, aber ich minimiere hier schonmal die Fehlerquellen des falschen Lesens / falschen A btippens.
Es gibt schon Kauf-Möglichkeiten wie AnaBoard (https://anaboard.de), aber das ist für unsere Zwecke viel zu umfangreich. Alternativ-Anbieter sind eher auf Krankenhäuser ausgerichtet. Es geht wirklich nur um die Erstaufnahme mit den Kontaktdaten und Datenschutzerklärung.
Ich hatte mir auch überlegt, das Ausfüllen auf Papier zu lassen (erspare mir die Einrichtung von Unterschriften-Pads für die Rechtskonformität + sehr teure Lizenkosten für mehrere Arbeitsplätze + Tablets), die pdfs stattdessen zu ver-OCR-en, so dass das Programm dann die Schrift in Daten ausgeben kann. Aber: Selbst wenn ich die Patienten anhalte, ihre Angaben in Druckschrift zu machen - wie überfordert sind OCR--Programme bei Handschrift? Gerade bei der Angabe der Mail-Adresse macht es ja einen erheblichen Unterschied ob die EmailAdresse vorname-nachname@xyz.de oder vorname_nachname@xyz.de heisst - Bindestrich/Unterstrich würde ein OCR-Programm vermutlich nicht richtig unterscheiden können?
Vielleicht habt Ihr ja Ideen.
Danke Euch,
Andreas
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