Ideensammlung zu papierlosen Haushalt

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Furchensumpf

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Nabend zusammen,

direkt vorweg: Wenn mein unterfangen doch irgendwie in eines der DS-Foren passen würde, würde ich mich über ein Verschieben sehr freuen.

So, nun zu meinem Anliegen...^^

Seit geraumer Zeit häufen sich bei uns die Papierberge von Kontoauszügen, Behördenschreiben usw... Gerade seit der Nachwuchs seit ein paar Jahren da ist und noch das Jugendamt wegen Kita-Beiträge und die Arbeit im Elternbeirat dazu gekommen ist, ist der Berg noch weiter angesammelt. Alleine da schnell ein Schreiben zu finden wird zum Abenteuer. Da muss sich etwas ändern. So bin ich darauf gekommen, zwar alles weiterhin fein säuberlich einzuheften, aber auch für den schnellen Zugriff einzuscannen. Doch je mehr ich darüber nachdenke und mich versuche einzulesen, auf desto mehr Probleme stoße ich. Aber vielleicht gibt es ja hier jemanden, der schon auf papierlos umgestellt hat und vielleicht an der einen oder anderen Ecke helfen kann.

Das ganze beginnt ja damit, postale Schreiben auf den Rechner zu bekommen. Dafür habe ich mir bereits vor einiger Zeit eine Drucker-Scanner-Kombi von Samsung gekauft. Dann müsste ich die gescannten Dokumente ja irgendwo ablegen. Da dies dezentral sein sollte kommt die DS ins Spiel. Viele Lösungen, die ich bis jetzt gefunden habe, setzen auf Cloud-Dienste, wie Dropbix oder ähnliche, bei welchen die Server nicht selten im Ausland stehen - für mich ein NoGo. Zur Not komme ich ja auch bei der DS von außen ran - und das auch ber VPN.

Des Weiteren müssten die Daten zumindest in einen Ordner per Passwort geschützt werden, das ganze sollte aber so einfach sein, dass auch Frauchen damit klar kommen würde. Somit werden die geschützten Ordner der DS nicht in Frage kommen, zudem diese auch nicht einfach per Backup auf andere Laufwere gesichert werden können (am besten nach der 3-2-1-Methode). Besser wäre vielleicht ein Container, auf den man per PW zugreifen kann, welcher sich aber selbst ungeöffnet per Backupprog einfach sichern lässt. Wichtig ist auch, eine eigene Ordnerstruktur anlegen zu können.

Als weiteres würde dann ein Verwaltungsprogramm ins Spiel kommen, welches auf den Ordnerbaum zurgreift und die Dokumente einsortiert. Am besten mit OCR-Erkennung zur Metadaten-Erstellung, aber auch eigene Verknüpfungen sollten machbar sein. Wichtig wäre, dass das PRog wie gesagt auf bereits gespeicherte Dokumente zugreift und diese auch so belässt und neue Dokumente einfach aufnehmen kann. Wichtig ist mir das deswegen, weil ich nicht an ein Programm gebunden sein möchte, ich möchte also auch ohne das Prog an die Dokumente kommen. Es gibt sicherlich viele Lösungen, nur wenn man das Programm nicht mehr nutzen will oder es für die neue Windows-Version kein Update gibt, steht man da. Das möchte ich vermeiden.

Und jetzt kommt die alles umfassende Frage: Wie könnte ich so etwas umsetzen? Vielleicht hat ja jemand eine Idee für ein Programm oder einen Workflow, wie ich das ganze Umsetzen kann. Wichtig wäre z.B. generell ein Prog für die verschlüsselung on Containern, auf die ich ständig Zugriff hätte, dann könnte ich zumindest schon mal mit dem Scannen beginnen.

Ich wäre wirklich für jede Idee dankbar...

Besten dank

Frederic
 

Hafer

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Ich mache es privat seit einiger Zeit wie folgt:
Ordner Struktur physisch wie elektronisch weitgehend identisch, da gilt auch für Ausgänge - erzeugt also erstmal MEHR und nicht weniger Papier.
Hat den Vorteil, dass auch “Frauchen“ klarkommt.
Gescannt wird mitsamt OCR mit einem Dokumenten Scanner. Damit sind im Vergleich zum Flachbettgefrickel Scan Jobs schnell erledigt. Das ist wichtig, sonst macht man es im Alltag nicht.
Elektronische Ordner werden auf Gemeinsame Ordner der DS gesynct. Am besten auf lokale Festplatten und Installation eines Plugins für die Volltextindizierung von Windows, dann findet man mit Bordmitteln zb der Windows Suche.

Ab einem gewissen Alter sollte man wissen, dass man nicht unsterblich ist, deshalb das Passwort auffindbar für “Frauchen“ hinterlegen, sonst hat man alle Dokumente für die Mülltonne gescannt.

Zusammenfassung: Es muss einfach sein, es muss schnell gehen, es muss für Dritte (“Frauchen“) erreichbar sein.

Gruss Hafer
 

WHS2

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ich werf' mal ein
ScanSnap ix500, schau mal bei Caschy und Rosenblut, Evernote
 

Furchensumpf

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Hardware ist ja bereits vorhanden. Muss mal schauen ob bei meinem Samsung ein OCR-Programm dabei ist...muss mich da erst mal reinarbeiten, mich würde nicht wundern wenn das Ding nicht sogar automatisch eine Pizza bestellen kann.

ich hab mich aber mal bei rosenblut umgeschaut. Sowas wie "Hazel" für Windows wäre interessant auszuprobieren.

Ach ja, beim Container denke ich werde ich auf VeraCrypt setzen...
 

PsychoHH

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Für Windows könntest du dropit nutzen statt hazel. Älteres Programm aber auch zufällig war belveder oder so ähnlich.

Aber dropit klappte früher bei mir auf Windows auch.
 

Vollmond

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Und die Originale entsorgt ihr dann?
 

PsychoHH

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Naja ihm geht es wahrscheinlich weniger um den Platz.

Er schrieb ja: Alleine da schnell ein Schreiben zu finden wird zum Abenteuer.


Und ganz ehrlich ich finde z.B. am Mac mit Spotlight/Alfred Dokumente innerhalb von Sekunden.
Da brauch ich nicht erst 2-3 Ordner zu durchsuchen.


Sinnvoll ist sowas schon.
 

Furchensumpf

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@PsychoHH

Genau darum geht es. Die Akten selbst können dann ins Büro in den Schrank. Wenn ich es aber richtig anstelle kann z.B. auch Frauchen an ihrem Rechner auf die Sachen zugreifen.

Leider hab ich bis jetzt noch keine DSM-Software für Windows gefunden - zumindest keine, die ich einfach mal so ausprobieren kann und die nicht gerade Unsummen kostet. Wenn ich was vernünftiges finde kann es auch ein paar Euros kosten, aber so ein riesiges Büro-Teil brauche ich dann auch wieder nicht.

Mir ist da aber eine weitere Frage gekommen: Bei meinem Scanner kann ich die Dokumente auch als PDFs abspeichern. Da ist dann auch auf Wunsch eine Texterkennung dabei. Ich nehme mal an dass es sich dabei um die "Two-Layer-PDFs" handelt. Ich frage mich dabei dann nur, ob die PDFs dabei selbst unverändert bleiben. Ich werde sicherlich das eine oder andere auch fürs Finanzamt oder so ausdrucken müssen...hat jemand eine Ahnung wie es sich damit verhält? Ich blicke bei den ganzen Sachen mit PDF/A und so noch nicht so ganz durch...ich weiß nur dass dieses Format für die Archivierung empfohlen wird...

Besten dank
 

PsychoHH

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Ich habe mich selbst noch nicht viel mit dem "Papierlosen Büro" versucht.

Ich scanne die Dokumente nämlich nur als PDF und benenne sie. So finde ich sie einfach und schnell z.B. Rechnung Syn und er zeigt mir die Rechnung vom NAS an.
Natürlich muss jeder selbst wissen wie er das macht und ob er eine weitere Software nutzt und was sie kosten darf.


Für Windows gibt es aber z.B. Paperless oder aber was viele nutzen DEVONthing Pro Office kostet aber auch etwas, soll aber mit zu den Top Programmen gehören.

Wenn man aber auch den Text innerhalb eines Dokuments durchsuchen möchte, sollte man vor Kauf darauf achten, da es aber auch Testversionen gibt, gilt hier probieren über studieren :)

Wünsche dir aber viel Erfolg bei deiner Umsetzung.
 

Hafer

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Es gibt ein kostenloses Plugin von Adobe, das sich in die Dateiindizierung der Windows Suche einklinkt. Wenn du also als PDF scannst mit OCR (wie bereits hier beschrieben), findest du ohne Zusatzsoftware Dokumente über die Windows Suche auch dann, wenn du Text innerhalb der Dokumente suchst.

Gruß Hafer
 

Furchensumpf

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@Hafer

Das hab ich gelesen. Leider hattest Du nicht dabei geschrieben, in welchem Format Du die Scanns abspeicherst...^^

Weist Du denn ob die Dokumente trotz OCR unangetastet bleiben? Das hört sich vielleicht blöd an, aber das ist mir schon wichtig. Nicht das ich nacher ein hochoffizielles Dokument einreichen will und da doch was andes ist und ich nacher Ärger bekommen (wegen Urkundenfälschung und so...^^)
 

Hafer

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Die Rechtslage kenne ich nicht, aber ein gescanntes Dokument ist ohnehin kein Ersatz für eine Urkunde :)
Im Grunde verhält sich ein PDF mit OCR wie ein Image mit dem (erkannten) Text als Metadaten. Insofern ist ein PDF mit OCR physisch natürlich eine anderes, als ein PDF ohne. Im Druck sieht man das nicht. Und manipulieren kann man beides. Sogar mit Leichtigkeit, deshalb sind für viele Vorgänge mit Behörden ja auch weiterhin die Originale notwendig.

Gruß Hafer

edit: Metadaten, nicht Metadateien
 
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Furchensumpf

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Das ist mir klar. Mir ging es nur darum, dass das PDF, wenn ich es ausdrucke, genauso ist wie eine 1:1 Kopie. Meine Befürchtung war halt, dass durch das OCR der Text auf dem sichtbaren Teil geändert wird. Wäre halt recht blöd, wenn z.B. Wörter, die nicht worden sind, plötzlich auch beim Ausdruck falsch wären. Aber wenn der Text in den Metadaten gespeichert wird und es sich sonst wie ein PDF ohne OCR verhält ist es genau das, was ich brauche.

Ich hoffe man versteht was ich meine...^^
 

Andi1

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Hallo ich weiß das es nicht das richtige forum ist aber ich habe ein paar fragen zur einer Foscam FI9805W.kann mir jemand sagen an welches forum ich mich wenden muß ?? Danke
 

Tuvok42

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Das ist mir klar. Mir ging es nur darum, dass das PDF, wenn ich es ausdrucke, genauso ist wie eine 1:1 Kopie.


Jein. Wird im PDF-Container nur ein Image der eingescannten Seite abgelegt, dann Ja. Wird die eingescannte Seite allerdings als Text-Objekt abgelegt, werden die Fontinformationen (Name, Größe, usw.) benötigt. In normalen PDF-Dateien werden aus Platzgründen nur Verweise gespeichert (z.B. Arial, 12 Pt, bold). Bei der Reproduktion (sprich Druck) werden dann die auf dem jeweiligen Gerät hinterlegten Angaben verwendet. Diese müssen aber nicht 1:1 dem des Scangerätes entsprechen. Bei den Standardfonts (Arial, Helvetia, Times New Roman) gibt es in der Regel keine großartigen Unterschiede, aber ob es die auch in Zukunft (> 5 Jahre) noch gibt? Problematisch sind in der Regel Sonderzeichen und Symbole (Logo, hoch-, tiefgestellte Zeichen, Formeln, usw.) und wenn die Scansoftware exotische Fonts verwendet. Im PDF/A-Format (A steht für Archiv) ist u.a. vorgeschrieben, jeden verwendeten Font komplett mit allen Definitionen in das PDF zu schreiben. Damit können diese Dokumente auch noch in weiter Zukunft original reproduziert werden.
 

fraubi

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Skyforge

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Sehr schöner Beitrag.

Ich habe mir meine NAS für genau diesen Hauptgrund geholt, um unseren Haushalt papierlos zu machen. Die Daten aber sicher auf meinem eigenen Speicher und nicht auf fremden Server zu lagern. Und Verschlüsselung einzusetzen, sowie die schnelle Suche um nicht die Aktenberge an Original Papieren rausholen zu müssen. Und von Unterwegs ist der Zugriff auch nicht verkehrt, falls man eine Information braucht.

Bei mir zuhause ist das vorgehen folgendermaßen:

Briefe werden geöffnet und direkt sortiert. Werbung kommt in den Müll, Persönliche Angaben darauf werden geschredert.
Haben Briefe diesen Vorgang überlebt, überlege ich ob ich das Dokument nur scannen möchte oder auch das Original behalten muss. Falls ja, bekommt das Original Dokument eine fortlaufende Nr. aufgestempelt und wird zum scannen bereit gelegt. Nach dem Scannen wird das Dokument mit einer Nr. abgehäftet und die ohne Nr. geschredert.

Ich scanne mit dem Fujitsu ScanSnap ix100, das ist der kleine portable Bruder zu den größeren und reicht für mich vollkommen aus.
Je nach Brief / Kassenzettel, wird beidseitig, einseitig, schwarz, bunt, mit OCR, ohne OCR gescannt und als PDF erstmal in einem Eingangskorb abgelegt. Dieser liegt momentan noch auf meinem Computer.

Beim Scanner war ein "Organizer" Programm mit dabei, mit dem Tags definieren konnte oder auch die PDFs ordnen kann/umbenennen etc.
Doch was ist in 10 / 20 Jahren? Wer weiß ob das Programm noch da sein wird oder meine Tags.
Deswegen scanne ich immer OCR ein und vergebe dann noch sprechende Dateinamen Bsp. 2015-10-15-Finanzamt_Bescheid.pdf.
Diese Dateien lege ich in einer Ordnerstruktur im Filesystem ab. Nicht per Cloud Station, den nicht jeder Rechner bei mir braucht darauf Zugriff, gibt es ja im Netzwerk.

Die Daten liegen in einem verschlüsselten Gemeinsamen Ordner, den ich jedesmal einhänge, sobald die NAS morgens wieder hochfährt (Energiemodus). Das Passwort gebe ich manuell ein oder importiere den Schlüssel. Direktes einhängen ist mir zu unsicher, aber habe da noch nicht den richtigen Weg für mich gefunden, um es sonst nicht selbst täglich einhängen zu müssen.

Das ist das Vorgehen für Briefe.
Finde ich Bsp. interessante Artikel, die ich digitalisieren möchte werden diese nach dem selben Prinzip gescannt. Nur das diese später in der NoteStation landen. Dort habe ich einen Referenz Ordner, der für genau diese Dinge gemacht ist.
Am Anfang wollte ich auch meine gescannten wichtigen Dokumente (Arbeit, Bescheide etc.) dort ablegen, aber wie gesagt, man weiß nicht was die Zukunft bringt und diese Dateien wieder rauszubekommen möchte ich mich nicht mit beschäftigen, deshalb landen diese in der FileStation.
Aber alles andere was sonst auf Papier geschrieben wurde, mache ich nun mit der NoteStation.

Es gibt für den ScanScnap nun ein Programm für Kassenzettel, das die Texte darauf automatisch erkennen soll. Mal wird es gut erkannt, mal nicht. Teste da noch aus. Aber diese werden zentral auf der NAS abgelegt und dann in das Programm importiert, um diese später für Übersichten in Excel verschieben zu können.
 

PsychoHH

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Die Daten liegen in einem verschlüsselten Gemeinsamen Ordner, den ich jedesmal einhänge, sobald die NAS morgens wieder hochfährt (Energiemodus). Das Passwort gebe ich manuell ein oder importiere den Schlüssel. Direktes einhängen ist mir zu unsicher, aber habe da noch nicht den richtigen Weg für mich gefunden, um es sonst nicht selbst täglich einhängen zu müssen.

Eventuell ist das was für dich.

http://www.synology-forum.de/showthread.html?28498-Verschl%FCsselte-Ordner-%FCber-USB-Stick-steuern

Stick rein und es wird entschlüsselt und gemountet.
Das funktioniert sehr gut.


Ich möchte es aber bald auch so umsetzen wie hier:
http://www.synology-forum.de/showth...elten-Ordner-via-Keyfile-(-key)-entschlüsseln

D.h. Keyfile liegt auf einer entfernten Fritzbox oder DS und wird beim Start der DS entschlüsselt und gemountet.
Wenn ich den Stick an der entfernten DS rausziehe, wird nicht entschlüsselt und es gibt keinen USB Stick oder PW oder Key die in der Nähe der DS ist.
 
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