Patienten-Aufnahme per Tablet - Speicherung auf der Synology

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servilianus

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Liebe Gemeinde,

ich betreibe zusammen mit meine Partner eine Privatpraxis für Psychotherapie mit Standorten in mehreren Städten. Und bin gerade ganz am Anfang mit meinen Überlegungen, die Aufnahme von neuen Patienten zu vereinfachen / digitalisieren.

Wie ist es bislang:

- Ein neuer Patient kommt, und füllt auf Papier einen allgemeinen Aufnahmebogen aus (Name, Wohnort,Kontaktdaten, etc). Und auf einem zweiten Papier eine Datenschutzerklärung (dass wir ihn per Email oder Brief kontaktieren dürfen). Diese unterschreibt er auch.

- die Therapeutin stopft die beiden Seiten in einen Scanner, die Formulare werden per pdf/vpn auf die zentrale Synology in einen gemeinsamen Ordner gesendet.

- ich schaue mir am Abend die zugescannten Seiten an und übertrage die Daten händisch in unser Patienten-Verwaltungsprogramm (heisst Epikur).

Und das bedeutet immer mal wieder Fehler: Patienten schreiben ihren Namen unleserlich, von mir wird ein falscher Name eingetragen. Noch viel blöder: Die Email-Adresse ist nicht eindeutig, dann erhält im Zweifel ein völlig Unbeteiligter eine Rechnung, die ihn nichts angeht.

Also suche ich einen Weg, um die Fehlerquellen wie Unleserlichkeit oder das händische Abtippen (Tippfehler) zu umgehen.

Ich stelle mir das als Best-Practise so vor, dass die Patienten ein Tablet in die Hand gedrückt bekommen, ihre Angaben da Eintippen und am Ende per Stift oder mit dem Finger unterschreiben. Die Unterschrift muss als digitale Signatur (rechtskonform) geleistet werden. (evtl. mit einem Unterschriften-Pad a la : ( https://de.evolis.com/peripherieger...g100-lite-kostenguenstige-unterschriften-pads ) Nach klicken auf "Absenden" fliegt das Ganze dann auf die Synology. Natürlich muss ich dann die Daten doch noch manuell anpacken, da es keine Schnittstelle zu unserem Patientenverwaltungsprogramm gibt, aber ich minimiere hier schonmal die Fehlerquellen des falschen Lesens / falschen A btippens.

Es gibt schon Kauf-Möglichkeiten wie AnaBoard (https://anaboard.de), aber das ist für unsere Zwecke viel zu umfangreich. Alternativ-Anbieter sind eher auf Krankenhäuser ausgerichtet. Es geht wirklich nur um die Erstaufnahme mit den Kontaktdaten und Datenschutzerklärung.

Ich hatte mir auch überlegt, das Ausfüllen auf Papier zu lassen (erspare mir die Einrichtung von Unterschriften-Pads für die Rechtskonformität + sehr teure Lizenkosten für mehrere Arbeitsplätze + Tablets), die pdfs stattdessen zu ver-OCR-en, so dass das Programm dann die Schrift in Daten ausgeben kann. Aber: Selbst wenn ich die Patienten anhalte, ihre Angaben in Druckschrift zu machen - wie überfordert sind OCR--Programme bei Handschrift? Gerade bei der Angabe der Mail-Adresse macht es ja einen erheblichen Unterschied ob die EmailAdresse vorname-nachname@xyz.de oder vorname_nachname@xyz.de heisst - Bindestrich/Unterstrich würde ein OCR-Programm vermutlich nicht richtig unterscheiden können?

Vielleicht habt Ihr ja Ideen.

Danke Euch,

Andreas
 
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synfor

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Bitte keine fremden Domains und E-Mail-Adressen verwenden. Für Beispiele usw. wurden extra Domainnamen reserviert. Siehe RFC2606 und RFC6761
 

NSFH

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Du willst eine spezielle Anwendung haben, die es so nicht gibt.
Ergo: Entwickeln lassen oder anderen Workflow erfinden.

Es könnte zB so aussehen:
Der Neue Patient füllt den Bogen aus
Der Bogen wird sofort in das System eingegeben, ausgedruckt und der Patient unterschreibt darauf die Richtigkeit der Angaben.
Damit sind die Fehlerquellen entfernt und wenn hat die Verantwortung für Fehler der Patient.

Da ich in diesem Bereich auch Systeme laufen habe, von vorne herein alle Daten auf der Syno nur in verschlüsselten Verzeichnissen ablegen! Die DSGVO greift hier in vielen Bereichen.
Im übrigen entbindet dich der Patient nicht von der DSGVO mit der Unterschrift, dass du ihm Daten per Mail zuschicken darfst die schützenswert sind! Es ist ein Irrglaube dass es so erlaubt ist!
 

servilianus

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Ja, wir haben bzgl. DSGV daher auch für unsere derzeitigen Workflows einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Mich interessiert jedoch in diesem Post mehr die technische Seite.
Vielleicht ist Deine Idee tatsächlich ein Weg - die AufnahmeDaten von der Therapeutin ins System eingeben zu lassen, der Patient erhält dann den Ausdruck zur Kontrolle seiner Angaben. Bei uns läuft das ja derzeit genau umgekehrt. Patient schreibt in den Aufnahmebogen handschriftlich und gibt ihn dann zur Weiterverarbeitung ab.

Doch nochmal einen Schritt zurück: Wie gut sind denn eigentlich die gegenwärtigen OCR-Techniken/Applikationen bei der Erkennung von Handschriften? Gibt es da Unterschiede / Empfehlungen?
 

Thorfinn

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ocr von Handschriften ist nach wie vor beim ersten Mal bescheiden. Schau dir mal in einem Laden an wie gut an wie gut ein Apple oder Samsung Tablet deine Handschrift beim ersten Mal erkennt.
Bei Tablets lernt die ocr Maschine eine Handschrift und das sehr schnell, oft anhand von häufig vorkommenden Wörtern.
In deinem Fall hast du unterschiedliche Handschriften und viele der Eingaben sind Namen. Die ocr darf die Handschrift somit nicht erlernen und Grigor heisst Grigor und nicht Gregor.
 
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Tablet und Papier koppel?

Idee von mir wäre, der Patient füllt die Daten auf dem Tablet aus, kann Sie dort kontrollieren.
Sobald er fertig ist geht er zur Anmeldung und dort druckt man ihm dann den Bogen zur Unterschrift aus.
Am besten einen Bogen mit allen Unterschriften die du brauchst.
Und auf den Bogen druckst du dir einen Barcode. Patientennummer. oder irgendwas eindeutiges.
Barcodes sind per OCR völlig problemlos.

Damit kannst du hinterher den Unterschriftsbogen mit den Patientendaten aus eurer Praxissoftware wieder verheiraten.
 

blurrrr

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Ich hau jetzt mal was ganz konservatives raus und sage mal: Kästchen in die Formulare + Druckbuchstaben (1 Buchstabe pro Kästchen), kennt man sicherlich... Nicht umsonst wird es noch oft auf "Zetteln" so gefordert, welche danach automatisiert verarbeitet werden :) Da dann das Original + die PDF/OCR-Form vorliegen, müsste man da halt nochmal drüber schauen und ggf. korrigieren (z.B. beim Thema Binde-/Unterstrich).
 

NSFH

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Warum dann kein Tablet für den Klienten, wo er analog zum Smartphone, was ja heute nahezuu jeder hat, seine Daten selber eingibt?
Dann liegen sie schon in digitalisierter Form vor und können so nach Kontrolle des Desk-Personals ins System übertragen werden.
Damit entfällt OCR zusätzlicher Schritt.
 

blurrrr

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Das erklär mal meiner Oma... ;)

EDIT: Ich finde, es sollte beide Möglichkeiten geben... etwas für die "smarteren" Leute und etwas für die Generation "davor".
 

AndiHeitzer

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Warum dann kein Tablet für den Klienten, wo er analog zum Smartphone, was ja heute nahezuu jeder hat, seine Daten selber eingibt?

Weil dann im Grunde genommen eine nach DSGVO zugrundeliegende Datenverarbeitung stattfindet, die erst im Nachgang 'unterschrieben' wird.
Das ist sicherlich Erbsenzählerei, sollte aber nicht unerwähnt bleiben.

Es sei denn, vor dem 'Abschicken-Button' wäre noch die übliche Datenschutzerklärung mittels Haken als gelesen zu bestätigen.

Wobei ich nach meinem Bauchgefühl voll bei Dir wäre, wenn der Kunde seine Daten selber eingibt.
Ein Abschreibe-/Tipp- oder Interpretationsfehler wäre dann weniger.
 

NSFH

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Ich glaube du hast da einen falschen Denkansatz. Erst mal muss eine Erfassung stattfinden.
Das ist eine lokale Erfassung und die steht noch in keiner Verbindung mit einer Speicherung in einer zu verarbeitenden Datenbank.
Erst mit der Einverständniserklärung, dass diese Daten weiter verwendet und im System gespeichert werden greift die DSGVO. Dazu reicht auch eine Unterschrift in einem tablet unter den Eingaben.
So ist das durch den RA auch abgesegnet worden und absolut DSGVO konform.
Helfen wird das alles dem TE nicht, denn das muss in ein Verwaltungssystem rein programmiert werden. Das gibt's nicht out of the box.

@Blurrrr: Leute, die damit nicht umgehen können gibt's immer wieder, nur ist der Anteil inzwischen so weit gesunken, dass der Vorteil dieser Methode immer noch besser ist als die handschriftliche Erfassung mit ihren Übertragungsfehlern. Für dieses Klientel steht das Desk-Personal immer hilfsbereit zur Verfügung :)
 

blurrrr

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Okay... kann man machen :eek:
 
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