ecoDMS erfahrungsaustausch?

Chr!s

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Danke schonmal Vorab!😀 evtl. Schaffe ich es später noch schnell ein paar screenshots einzustellen. Ich habe meine Abrechnungen der letzten 20 Jahre eingescannt und DEVONthink genutzt allerdings ohne eindeutige Bezeichnung oder tags usw. Die würde ich gerne in ecodms importieren allerdings wäre es recht mühselig die alle erst noch nach layout zu sortieren und dann die layouts neue anzulegen. Aber ein datum per REGEX auszuschließen würde schon mega weiterhelfen. Ich habe folgenden Regex probiert erfolglos probiert: !REGEX:\b(01.09.2001)\b
Evtl darf kein Punkt verwendet werden? Bin mit regex noch nicht so bewandert. Kannst du mir vllt. Mitteilen wie dein Regex Befehl zum Ausschluss eines Datums aussieht? Habe zur kontrolle auch mal den Textbereich kopiert und im editor angeschaut wie der Text erkannt wurde.
 

Gulliver

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Hab's noch nicht selber gebraucht. Vor die Punkte musst du einen backslash setzen. Ob der Code so funktioniert, kann ich allerdings nicht sagen, ist ne Weile her und immer mit einem Manual aus dem Web zum Nachschlagen 😏
!REGEX:\b(01\.09\.2001)\b
 
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Gulliver

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Du könntest die Datumsfolge nach dem Wort "Datum" suchen, das trifft in Bsp 2 und 3 und auch im ersten, wenn du das Suchfeld gut platziert bekommst.
 
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Chr!s

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Danke für das Feedback, damit bin ich schonmal einen großen Schritt weiter. Werden morgen mal meine Lösungsansatz posten. Grundsätzlich scheint meine Vorlage zu funktionieren allerdings bin ich nun auf ein weiteres Problem gestossen: wenn ich in der Inbox die Vorlage über das „Schneckensymbol“ suchen lasse werden alle Felder richtig erkannt. Aktiviere ich dann den „Dunkelmodus“ werden die Dokumente erkannt und Archiviert nur das Feld Bemerkung bleibt dann leer. Müsste das Ergebnis nicht das gleiche sein egal ob die Erkennung in der inbox über diese schnecke ausgelöst wird oder automatisch über den Dunkelprozess sofern aktiviert? Sie richtige Vorlage wird ja erkannt, da ja auch archiviert wird. Habe beides mehrmals mit den gleichen Testdateien probiert. Könnte das evtl. Ein fehler von ecodms sein?
Vielleicht sitzt dieses mal das Problem ja nicht vorm PC🤔
 

DasMoritz

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Moin,

ist jemandem bekannt wie ich das Problem hier löse?
1640902784073.png

Ich habe eine Lizenz gekauft und keine weitere Verbindung via Client-Software zu ecoDMS, dennoch kommt auch nach Neustart des Dockers die obige Fehlermeldung.

Danke,
Moritz
 

oschmidt

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Eine weitere Lizenz kaufen 😛
Das Problem ist wenn du dich einmal über Desktop und Web Client angemeldet hast (parallel) dann wird deine Lizenz für 10min gesperrt (steht in den Docker Logs).

EDIT: Die 10min verlängern sich jedes mal wenn du dich "zu früh" anmelden möchtest. Ich finde das Prozedere ziemlich lästig und kundenunfreundlich. Selbst wenn man alleine mit ecoDMS arbeitet, kann es recht schnell passieren, dass man sich versehentlich am Handy/Web Browser anmeldet während man per Client noch verbunden es.
Eine Fehlermeldung, dass nicht genügend Lizenzen gebucht wurden ist mehr als ausreichend. Eine zusätzliche Sperre der gebuchten Lizenzen ist absolut unnötig.
 
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UncleC

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Abend zusammen,
Bin ich blind oder lassen sich die Ordner nicht verschieben? "Auto" sollte ein eigener Ordner werden und kein Unterordner :)
 

Chr!s

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Guten Abend zusammen, auf einmal war wieder Weihnachten so dass ich leider wenig Zeit hatte um wie angekündigt am nächsten Tag zu antworten, allerdings habe ich dennoch ausgiebig getestet und Erfahrungen gesammelt.
@UncleC Ich habe auch keine Möglichkeit gefunden Ordner zu verschieben und habe diese neu angelegt und bei den Dokumenten über Massenklassifizierung neu zugeordnet. Danach mussten allerdings auch die Vorlagen aktualisiert werden.

Die Archivierung meiner ganzen Abrechnungen habe ich wie folgt gelöst:
In der Formularvorlage habe ich die Rechtecke für die Attribute Datum, Bemerkung und Personalnummer (selbst angelgtes Attribut) alle über die ca. oberen 30-40% in der Vorlage gezogen. Die 3 Rechteke liegen übereinander. Die Rund 300 Abrechnungen habe ich dann über das Sidepanel auf die entsprechende Vorlage zum Archivieren gezogen und nicht über den Scaninput Ordner. Die Archivierung hat bei mindestens 95% aller Abrechnungen wie gewünscht funktioniert.
Meine Erkenntnis über die Funktionsweise ohne Garantie auf Richtigkeit:
Die Erkennung erfolgt 2-Stufig, also anhand der Schlagworte wird zuerst das Dokument analysiert und die im besten Fall die richtige Vorlage zugeordnet. Im Zweitenschritt werden die Attribute aus der Formularvorlage ausgelesen. Demnach müssen bereits die Schlagworte so gewählt werden dass damit eine Eindeutige Formularvorlage erkannt werden kann. Dies scheint mir jedoch teilweise gar nicht so einfach. In meinem Szenario hatte ich meine Abrechnungen, die Abrechnungen meiner Freundin, jeweils die el. Lohnsteuerbescheinigungen und die Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung archiviert. Also jeweils 3 Unterschiedliche Dokumentarten für mich und meine Freundin. Auf allen Unterlagen sind die gleichen Wörter die ich als Schlagwörter verwenden würde z.B. die Personalnummer. Ich konnte das letztendlich nur mit Hilfe von REGEX Lösung. Desweiteren scheint bei Schlagworten weniger mehr zu sein. Je mehr Schlagworte man hinterlegt umso größer ist die Wahrscheinlichkeit dass mehrere Klassifizierungsvorlagen erkannt werden da die Wahrscheinlichkeit natürlich steigt dass diese Schlagwörter in anderen Dokumenten vorkommen, eigentlich logisch.

Weitere Erfahrungen:
- die Texterkennung ist leider nicht die Beste was auch zu Problemen mit der Erkennung der Vorlagen führt, die OCR von ABBYY in Devonthink erkennt Wörter oder das Datum welchen die OCR von ecoDMS im gleichen PDF leider nicht erkennt trotz mehrmaliger Versuche auch mit unterschiedlichen Scaneinstellungen
- die Erkennung des Datums scheint generell schwierig zu sein, insbesondere wenn der Monat ausgeschrieben ist, hier könnte das Ergebnis mit REGEX vermutlich noch besser werden jedoch habe ich bisher noch zu wenig Ahnung davon...
- der Webclient ist bei der Nutzung auf dem Handy eher eine Notlösung allerdings war mein Ziel diesen zu Nutzen wenn man mal schnell ein Dokument auch von Unterwegs benötigt. Das geht zwar die Darstellung finde ich allerdings nicht sehr benutzerfreundlich.
- der Client am Mac stürzt häufig ab

Auch wenn das jetzt alles eher Negativpunkte sind, habe ich bereits die Lizenz gekauft, da das Ergebnis unterm Strich dennoch das Beste ist was ich bisher getestet habe.
Mein Wunsch von einem solchen System ist ja => Dokument einscannen=> Dokument wird automatisch richtig einsortiert=> Dokumente kann ich entweder nur über Schlagworte bzw. Volltexsuche oder über die Struktur und Dokumentarten finden. Meine Freundin hätte am Liebsten die Struktur analog zur Ablage in Leitzordnern. Dem Ziel kommt ecoDMS für mich bisher am nächsten. Revisionssicherheit steht für mich jetzt nicht an erster Stelle ist aber sicherlich nicht von Nachteil. Auch habe ich schon unzählige Apps getestet, z.B. Filee, Docutain, diverse Scannerapps und Ablage in einer Ordenrstruktur mit Hazel oder auch manuell aber am Ende bin ich wieder bei Devonthink gelandet. Selbst ecoDMS hatte ich getestet jedoch wollte ich keinen zusätzlichen PC/Server anschaffen welcher 24/7 am laufen ist. Jetzt wo ich mir eine neue Diskstation mit Dockerunterstützung gegönnt habe ist eben auch ecoDMS wieder im Rennen gewesen, zumal Ich davon ausgehe mit weiterer Nutzung die Ergebnisse der automatischen Archivierung noch deutlich verbessern zu können.
 

ZoXx

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Hallo zusammen,

ich habe ecoDMS noch einmal eine Chance gegeben und es läuft auf dem PC deutlich besser als auf der Synology (von der Klassifizierung her).
Allerdings habe ich dazu eine Frage, ich hänge seit Stunden fest!

Es geht um die Klassifizierung der Gesamtsumme.
Folgenden REGEX habe ich erstellt, er greift aber nicht!
REGEX: (?<=Gesamtsumme)*([\s]*|(EUR|€))*(((\d*(,|.))*\d{2}))([\s]|\t(€|EUR))*
Er soll den Betrag der Gesamtsumme nehmen.

Kann mir da wer helfen? :)(y)
 

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ZoXx

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Andere kurze Frage. Ist es möglich, ein eigenes Feld zu erstellen für die Klassifizierung, welches bei Anwahl eine fortlaufende Nummer generiert? Das man beispielsweise fest vorgibt Re-Nr.: "fortlaufende Zahl"?

Viele Grüße
 

servilianus

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Kann ich mir nicht vorstellen, da dahinter ja eine Rechenregel stecken müsste (x+1= neue Rechnungsnummer o.ä.)
Das kann ecoDMS nicht leisten, ist ja kein Excel-Programm oder Rechnungs-Erstellungsprogramm, sondern ein Archivierungsprogramm.
Aber wenn Du es ganz genau wissen willst - ich habe sehr gute Erfahrungen damit gemacht, mir mal für 25 Euro bei ecoDMS so ein Mini-Suport-Ticket zu kaufen, und dann meine Fragen dann gesammelt angebracht. Man hat da noch am selben Tag mit den sehr bemühten Leuten in Aachen Kontakt.
 
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oschmidt

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Aber wenn Du es ganz genau wissen willst - ich habe sehr gute Erfahrungen damit gemacht, mir mal für 25 Euro bei ecoDMS so ein Mini-Suport-Ticket zu kaufen, und dann meine Fragen dann gesammelt angebracht. Man hat da noch am selben Tag mit den sehr bemühten Leuten in Aachen Kontakt.

Kann ich bestätigen. Ich hab ja das Problem das an einem Windows PC ecoDMS beim aufrufen des Klassifizierung Vorlagen abstürzt.
Hatte deswegen ein Mini Support Paket gebucht.
Die Antwort war das es bei einigen OnBoard GPUs es zu Problemen kommen kann, dass ist auch bekannt und wird dran gearbeitet.
Diese Antwort hätte man mir auch in einer der vorherigen Emails geben können aber wenigstens wurde mir das Paket, aus Kulanz, nicht berechnet.
 
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servilianus

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Diese Antwort hätte man mir auch in einer der vorherigen Emails geben können aber wenigstens wurde mir das Paket, aus Kulanz, nicht berechnet.
Ja, das war bei mir auch so, ich hatte den Support selbst auf einen Fehler hingewiesen, auch mir wurde das Ticket nicht berechnet. Insgesamt muss man sagen, dass ecoDMS ja deswegen das Programm - im Vergleich zu anderen Anbietern / Lösungen - sehr günstig anbieten kann, weil sie dann mit Support und Schulungen ihr Geld verdienen. Daher habe ich gegen das kostenpflichtige Support-Modell der Aachener auch nichts.
 
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ZoXx

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Alles klar, dann werde ich da mal den kontakt suchen.
Kann mir denn jemand bzgl. der REGEX helfen? :)
 

MWa

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Kann ich bestätigen. Ich hab ja das Problem das an einem Windows PC ecoDMS beim aufrufen des Klassifizierung Vorlagen abstürzt.
Hatte deswegen ein Mini Support Paket gebucht.
Die Antwort war das es bei einigen OnBoard GPUs es zu Problemen kommen kann, dass ist auch bekannt und wird dran gearbeitet.
Diese Antwort hätte man mir auch in einer der vorherigen Emails geben können aber wenigstens wurde mir das Paket, aus Kulanz, nicht berechnet.
Das Problem mit den Abstürzen beim aufrufen der Klassifizierungs Vorlagen hatte ich auch. Bei mir war die Lösung die Namen der Vorlagen ohne Leerzeichen auszuführen. Nun klappt es wie es soll.
 

oschmidt

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Danke für den Tip. Ich probiere das mal aus. Würde mich nur wundern wenn der ecoDMS Support nichts davon wusste.
 
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hrasko

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Hallo, benutzt jemand das Addon Export-Funktion? Irgendwie bekomme ich die Daten nicht exportiert. Bei ca. 1000 Dokumenten beim Filter ID>0 ist tagelang immer noch der Status „Daten packen“. Setup: DS918+ mit Docker.
 

Stationary

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Kennt sich jemand mit ecoDMS soweit aus, als daß er mir sagen könnte, warum die Vorschau nicht so funktioniert, wie erwartet? Ich bekomme da immer nur dieses Symbol gezeigt und muss dann auf das PDF-Symbol des entsprechenden Eintrages klicken, um mir anzusehen, was sich dahinter wohl verbirgt. Was mache ich da falsch?
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